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Descubre las funcionalidades, beneficios y características de Microsoft Dynamics 365 Business Central

Actualmente, contar con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) eficiente es crucial para el éxito y la productividad de una organización. Microsoft Dynamics 365 Business Central (conocido anteriormente como Dynamics NAV/Navision) es una solución integral que se ha destacado en el mercado como una opción líder para las empresas de todos los tamaños.

En este artículo, exploraremos las funcionalidades, beneficios y características de Business Central, y lo compararemos con otros ERPs del mercado.

Funcionalidades de Microsoft Dynamics 365 Business Central

Gestión financiera: Business Central ofrece un conjunto completo de herramientas para administrar y controlar las finanzas de tu empresa. Puedes realizar seguimiento de cuentas, generar informes financieros, administrar presupuestos y controlar la liquidez en tiempo real.

Gestión de inventario: Con Business Central, puedes optimizar la gestión de inventario, controlar los niveles de stock, realizar seguimiento de pedidos y automatizar los procesos de reabastecimiento. Además, ofrece funciones avanzadas de almacén, como la gestión de ubicaciones y la planificación de rutas de picking.

Gestión de proyectos: Business Central te permite administrar proyectos de manera efectiva, desde la planificación y asignación de recursos hasta el seguimiento del progreso y la facturación. Con esta funcionalidad, podrás mejorar la colaboración entre equipos, optimizar los recursos y tomar decisiones informadas.

Beneficios de Microsoft Dynamics 365 Business Central

Integración total: Business Central se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft, como Office 365, Power BI y Power Apps. Esto proporciona una experiencia unificada y permite el intercambio de datos en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basada en información actualizada.

Flexibilidad y escalabilidad: Business Central es altamente personalizable y se adapta a las necesidades específicas de tu empresa. Además, ofrece una arquitectura escalable que permite crecer junto con tu organización, sin importar el tamaño o la complejidad.

Acceso desde cualquier lugar: Como parte de la suite de productos en la nube de Microsoft, Business Central ofrece acceso seguro a través de dispositivos móviles y web. Esto significa que puedes acceder a la información y trabajar en tus tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Comparación con otros ERPs del mercado

Cuando se trata de comparar Microsoft Dynamics 365 Business Central con otros ERPs del mercado, es importante considerar factores como la funcionalidad, la facilidad de uso, la flexibilidad y el costo. A continuación, destacamos algunas ventajas clave de Business Central:

Comparado con SAP Business One: Business Central es conocido por su interfaz de usuario intuitiva y familiar, lo que facilita la adopción y la capacitación del personal. Además, Business Central ofrece una integración más profunda con otros productos de Microsoft y una mayor flexibilidad para personalizar los procesos empresariales.

Comparado con Oracle NetSuite: Business Central se destaca por su fácil implementación y su capacidad de adaptación a las necesidades cambiantes de una organización. Además, ofrece una integración sólida con otras aplicaciones de Microsoft y una interfaz de usuario moderna y amigable.

Comparado con Sage X3: Business Central proporciona una solución completa de ERP y CRM, lo que elimina la necesidad de utilizar múltiples sistemas para diferentes funciones. Además, Business Central ofrece una mejor integración con otras herramientas de productividad de Microsoft y una mayor flexibilidad en términos de personalización y escalabilidad.

En conclusión

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución de ERP poderosa y completa que ofrece una amplia gama de funcionalidades y beneficios para las empresas. Su integración con otras aplicaciones de Microsoft, su flexibilidad y su facilidad de uso lo convierten en una opción atractiva en comparación con otros ERPs del mercado. Si estás buscando mejorar la eficiencia operativa, controlar tus finanzas y optimizar la gestión de proyectos, Business Central puede ser la solución perfecta para tu organización.

Desde Active, contamos con más de 30 años de experiencia implantando proyectos de Business Central (Dynamics NAV/Navision).

Si quieres conocer más detalles sobre Dynamics 365 Business Central, solicitar una demo o conocer más información acerca de plazos de implantación o precios de Business Central, puedes pedirnos más información aquí👇
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Plan de Recuperación ante Desastres: Asegura la continuidad de tu negocio

En el mundo empresarial actual, la interrupción de las operaciones debido a desastres naturales, ciberataques, caídas del sistema o cualquier otro evento imprevisto puede tener un impacto significativo en las operaciones comerciales. Es por eso que contar con un Plan de Recuperación ante Desastres (DRP, por sus siglas en inglés) se ha convertido en una necesidad crítica para las organizaciones.

¿Qué es un plan de recuperación ante desastres?

Un plan de recuperación ante desastres es un conjunto de procedimientos y medidas preventivas diseñadas para minimizar los efectos de la interrupción y facilitar la recuperación rápida de los sistemas y servicios.

¿Qué aporta un plan de recuperación ante desastres?

Permite a la organización disponer de un plan de continuidad de negocio ante cualquier tipo de desastre o interrupción en sus sistemas que ponga en riesgo su operativa diaria.

En el plan se establecen las medidas necesarias (procedimientos, protocolos y recursos necesarios) para minimizar el impacto y garantizar la continuidad de la actividad empresarial en estas situaciones.

¿Cómo funciona un plan de recuperación ante desastres?

Un sistema DRP sigue una serie de pasos estructurados que permiten a la organización responder de manera eficaz ante una interrupción grave.

El plan define los roles y responsabilidades de las personas involucradas, establece los procedimientos para la recuperación de datos y sistemas, y proporciona directrices claras sobre cómo mantener la continuidad del negocio durante y después de un desastre.

Estos pasos pueden incluir la evaluación de riesgos, la identificación de los recursos necesarios, la implementación de medidas preventivas, la realización de copias de seguridad y la recuperación de datos, entre otros.

¿Por qué es importante contar con un DRP?

Tener un plan de recuperación ante desastres es de vital importancia para las organizaciones por varias razones:

Permite minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras asociadas con una interrupción grave.
Ayuda a proteger la reputación de la empresa al garantizar la continuidad de los servicios para los clientes.
Cumplir con los requisitos legales y regulatorios, así como mantener la confianza de los empleados y accionistas.

¿Cómo preparar un DRP y cuáles son los pasos a seguir?

Preparar un plan de recuperación tras desastre implica seguir una serie de pasos clave. Estos incluyen:

Evaluación de riesgos: Identificar y evaluar los posibles desastres o eventos que pueden afectar al negocio.
Establecimiento de prioridades: Determinar qué sistemas, procesos o servicios son críticos y deben recuperarse primero.
Desarrollo de estrategias de recuperación: Definir los métodos y herramientas para la recuperación de datos y sistemas, incluyendo la realización de copias de seguridad y la implementación de medidas preventivas.
Planificación de la comunicación: Establecer los canales de comunicación interna y externa durante una crisis, asegurando una comunicación efectiva con los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
Capacitación y prueba: Capacitar al personal en la implementación del plan y realizar pruebas periódicas para evaluar su eficacia y hacer mejoras. Esto incluye simulacros de desastres y ejercicios de recuperación para identificar áreas de mejora y realizar ajustes necesarios.

Desde Active

Ayudamos con la preparación y desarrollo del plan (mediante análisis y consultoría).
Ofrecemos un entorno en nuestra plataforma Cloud que permite al cliente alojar sus sistemas replicados.
Montamos o desplegamos un entorno on-premise para el cliente en sus instalaciones.
Revisamos y gestionamos el entorno de DR para asegurar el correcto funcionamiento en caso de desastre.

¡Contáctanos para obtener más información!👇
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Microsoft Power Automate: la automatización de procesos para ganar productividad

¿Cuántas veces nos vemos haciendo tareas repetitivas que quitan tiempo que podríamos dedicar a temas más importantes?
Power Automate es la solución de Microsoft que permite crear procesos automatizados con herramientas de poco código, fáciles de usar por su sistema drag & drop.

Automatizar tareas repetitivas

A través de una plataforma sencilla, cualquier persona, sin importar sus conocimientos, puede crear flujos de trabajo y ahorrar tiempo.

Gracias a sus plantillas prediseñadas, se podrán crear flujos en pocos pasos.

Veamos un ejemplo de cómo utilizar una plantilla: Guardar datos adjuntos de correos electrónicos de Outlook.com en OneDrive

Esta plantilla permite recoger en una carpeta de OneDrive, todos los archivos adjuntos que entren a una cuenta determinada de Outlook, solo hay que conectar las cuentas e iniciar el flujo.

Además, Power Automate cuenta con conectores de miles de aplicaciones tanto de Microsoft (Teams, SharePoint, Excel, Word…) como de terceros: Youtube, Twitter, Mailchimp, Google Drive, entre muchos otros.

Power Automate en Microsoft Teams: esta funcionalidad permite crear flujos sin salir de Teams, aumentando así el trabajo en equipo.

La automatización permite la satisfacción del cliente 24/7

Pongamos un escenario habitual: es viernes por la tarde y recibimos un pedido importante que requiere una acción rápida, pero ya no se puede contactar a ninguno de los proveedores. Se pierden días que cuestan tiempo y dinero a la empresa.

Gracias a un flujo automatizado, creado en Power Automate, este escenario se podría agilizar:

La consulta de inventario automatizada se activa mediante un correo electrónico. Una vez que el usuario ha recibido la respuesta, se puede iniciar un nuevo flujo de trabajo en el que, por ejemplo, los productos se puedan volver a pedir directamente y el pedido se creará automáticamente. También se puede diseñar un flujo que mande una notificación automática al proveedor.

De esta manera, un proceso que antes consumía tiempo se ejecuta de forma automática en pasos simples. Como resultado, el cliente experimenta una atención rápida.

Este es solo un ejemplo de todo lo que Power Automate puede hacer por su empresa.

Cómo empezar a usar Power Automate

Lo difícil no es poner en marcha los flujos, sino determinar qué flujos requiere la empresa, por ello, desde Active realizamos una asesoría gratuita personalizada, donde revisamos vuestros procesos, hacemos un repaso de vuestra estructura empresarial y detectamos posibles mejoras de procesos usando Power Automate.

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La importancia de la analítica de datos en el sector Retail

Los datos se han convertido en un activo invaluable para las empresas de todos los sectores, y el sector Retail no es una excepción.

La capacidad de recopilar, analizar y utilizar datos de manera efectiva es una ventaja competitiva clave para las empresas.

Por lo tanto, la analítica de datos se ha convertido en una herramienta esencial para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Pero ¿Qué es exactamente la analítica de datos?

Se trata de un proceso de inspección, limpieza y de transformación de datos con el objetivo de resaltar información útil para el negocio, que servirán de apoyo a la hora de tomar decisiones.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la analítica de datos en el sector Retail?

Su uso permite aportar información útil para:

Aumentar la eficiencia en la cadena de suministro, ya que puede ser complejo de controlar por diferentes imprevistos. Es importante poder identificar los cuellos de botella logísticos y poder actuar en consecuencia.
Optimizar la gestión de inventario. Teniendo acceso a la información a tiempo real y conociendo en todo momento lo que esta sucediendo, y además de forma visual, permite reaccionar de forma inmediata y rápida ante cualquier problema, como puede ser rotura o exceso de stock.
Poder identificar los hábitos de consumo. Es de vital importancia conocer los hábitos de consumo de los clientes, ya que van cambiando independientemente del tipo de negocio y/o establecimiento. Por lo que tener la capacidad identificar qué productos están en tendencia y en la mente de los clientes es una ventaja clave, que permitirá estar por delante en un mundo cada vez más competitivo.
Crear experiencias de compra personalizadas. Es fundamental para los clientes vivir experiencias de compra, y la tecnología puede ser una gran ayuda para ofrecerla, pero para ello es importante saber con qué herramientas contar y cómo utilizar.
Crear campañas y promociones online / tienda más específicas, conociendo cuáles están funcionando mejor según diferentes filtros como edad, situación geográfica, tendencias estacionales, etc., podemos crear targets más directos y acciones donde sabemos que tendremos éxito y unos resultados positivos para el negocio.
Preparar al personal de tiendas para dar un mayor servicio al cliente y así aumentar las ventas de la empresa.
Poder reducir el coste de las operaciones y expandir el negocio de forma inteligente y acertada.
Controlar desde dirección la información del negocio en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Qué herramienta de análisis de datos utilizar para el sector Retail?

Microsoft Power BI es una de las mejores herramientas de análisis de datos, que permite preparar informes dinámicos con información en tiempo real y visualizarlos tanto en un navegador web como en el móvil o una Tablet.

Además, se puede compartir estos informes tanto con los miembros de la organización como con otros usuarios externos. También podemos controlar quienes pueden acceder a ellos.

Por otro lado, una característica importante de esta herramienta es su integración con toda la suite de Microsoft 365 como SharePoint, Microsoft Teams, Power Automate y Power Apps.

¿Para qué se puede utilizar Power BI?

Para poder evaluar el rendimiento global de su negocio, comparar ratios reales frente sus objetivos, además de poder filtrar la información de manera rápida y sencilla según la necesidad.

(Ejemplo: Informe Cuenta de Resultados)

Para automatizar la recopilación de datos en tiempo real.

(Ejemplo: Informe del Stock por producto, por mes y por tienda)

Realizar previsiones futuras en función de sus datos históricos, por ejemplo, poder visual la previsión de ventas de los próximos años.

¿Cómo poner en marcha Power BI?

Los pasos claves son:

Obtener y preparar los datos, se puede mezclar diferentes orígenes de datos, sistemas de gestión, Excel, CRM, informes de tendencias de mercado, etc.
Crear el modelo de análisis, es decir, crear relaciones entre los datos de los diferentes orígenes que hayamos recopilado en la primera fase. Aquí además se debe preparar las fórmulas y cálculos que necesitemos para luego poder presentar los informes.
Diseñar los informes, en función de cómo queremos representar la información, por ejemplo, en gráfico de barras, gráfico de pastel, mapa, etc.
Publicar para compartir con las personas que se les quiera dar acceso.

Controla tu negocio de Retail con un vistazo

A continuación, puedes visualizar este vídeo con diferentes ejemplos de informes para el sector Retail👇

Para más información👇
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Módulo CRM en Business Central: optimiza ventas y fortalece la relación con clientes potenciales

En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de las relaciones con los clientes es crucial para el éxito de cualquier organización, por lo que es importante tener claro cómo se realiza la gestión de las ventas y todo el proceso desde que se genera el cliente potencial hasta que se confirma la compra.

Para ello, muchas empresas recurren a sistemas de CRM que les permiten centralizar y tener organizada la información relacionada con los clientes. Pero, pocos saben que existen herramientas de ERP, como Microsoft Dynamics 365 Business Central, que dentro de sus funcionalidades tienen incorporado un módulo de CRM.

Antes de profundizar en la funcionalidad de CRM en Business Central, veamos cuales son las diferencias de estas dos herramientas.

¿Qué diferencias hay entre un CRM y un ERP?

Son dos tipos de sistemas de gestión empresarial que tienen diferentes funciones, pero complementarias.

El CRM se centra en la gestión de las relaciones con los clientes y las actividades relacionadas con las ventas, marketing y cliente.

Por otro lado, el ERP se centra en la gestión y planificación de los recursos empresariales incluyendo finanzas, compras, inventario, producción, recursos humanos, etc. con el objetivo de optimizar los procesos internos y mejorar la eficiencia operativa.

Se puede contar con ambas herramientas, por un lado, tener implantado CRM, como Dynamics 365 Sales, y un ERP como Dynamics 365 Business Central, además de poder integrarlas.

Pero, como ya hemos mencionado, en caso de ya tener implantado Business Central debes conocer que este ya incluye un módulo de CRM que te va a permitir lograr tus objetivos de consolidar la relación con los clientes potenciales y convertirlos en clientes reales.

Módulo de CRM en Business Central

Dentro de este módulo podemos encontrar diferentes apartados que son los siguientes:

Contactos
Tareas
Oportunidades
Campañas
Segmentos

A continuación, entremos en detalle en cada uno de ellos.

Contactos

Para gestionar los contactos debemos tener definido las entidades externas con las que tenemos relaciones comerciales, como clientes, posibles clientes, proveedores, etc. ya sea tipo Persona o Empresa. Para diferenciarlos, los contactos tipo empresa aparecen en negrita y los tipo persona no.

Todos estos contactos externos y su información deben quedar bien registrados en el sistema para que la comunicación sea más eficiente.

A partir de la lista “Contactos” se puede administrar los contactos, crear oportunidades y realizar otras interacciones, ver estadísticas o incluso acceder a informes.

Cuando se da de alta un contacto, si es de tipo empresa se le indica que es tipo “Compañía”. Y en contactos relacionados se pueden ver todos los contactos tipo personas que hay asociadas a la empresa en concreto.

Y si es tipo persona, se indica el tipo “Persona” y se le asigna la empresa a la que pertenece.

Interacciones y Tareas

Además, con el contacto se pueden hacer interacciones para tener un seguimiento de las ventas y acciones comerciales que se hagan con ellos. Pero para hacerlas hay que partir de unas plantillas en “Plantillas interacción”, que hay que configurarlas para luego poder crear y registrar las interacciones. Estas interacciones pueden ser mediante correo electrónico, llamada de teléfono, etc.

También se pueden crear tareas y llevar un registro de todas las que se vayan realizando para cumplir los objetivos de este contacto, y se puede hacer mediante la ficha del contacto.

Por otra parte, para poder clasificar los contactos, hay que utilizar cuestionarios de perfil que previamente hay que crearlos y configurarlos. Tienes la opción de configurar los cuestionarios de perfil que necesitas utilizar en el momento de especificar la información de los perfiles de los contactos. En cada cuestionario puedes definir una serie de preguntas específicas que deseas hacer a tus contactos, tanto de manera manual como automática. Las respuestas de cada pregunta del cuestionario se añadirán a la ficha del contacto.

Aquí podemos ver un ejemplo de un cuestionario acerca de la información sobre la compañía

Registro de oportunidades

Cuando tengas una oportunidad, hay que dejarla registrada en el sistema indicando en que consiste, el ciclo de venta, vendedor asociado y de esta forma poder realizar un seguimiento de las ventas potenciales. Esta información hay que ir actualizándola según se vaya desarrollando la oportunidad e ir indicando las diferentes etapas del ciclo de ventas.

Además, a la oportunidad también se puede asignar una oferta que deberá ser cerrada en función de si es aceptada, convirtiéndola en un pedido de venta, o rechazada si se pierde e indicando siempre el motivo.

Ejemplo de oportunidad donde se ve un registro de la etapa inicial y luego la etapa de cualificación de la oportunidad.

Campañas

Las campañas son clave para definir las acciones del departamento comercial y orientarlos hacia los objetivos.

Para crear una campaña, se accede a la ficha de “Campaña” y se daría de alta la nueva campaña. Por ejemplo, aquí se pueden ver 5 diferentes campañas creadas:

Dentro de la ficha de campaña, hay que completar con la información de dicha campaña, informando sobre la fecha inicio y fecha fin, el estado, asociar a un vendedor, etc. Además, también se puede configurar precios y descuentos asociados a esa campaña.

Segmentos

Para poder definir las acciones de ventas o campañas, es importante tener una buena segmentación (lista de contactos) y poder analizar el proceso que se lleva a cabo a la hora de generar los contactos y mediante que canales.

Se puede segmentar a los contactos en función de diferentes filtros como cargos, tipos de empresa, tamaño, ubicación, etc.

Además, creando segmentos se mejora el proceso de búsqueda de clientes potenciales para que se conviertan en clientes reales.

Integraciones

También se pueden realizar integraciones, por ejemplo, con MailChimp. ¿Qué es? Es una plataforma de marketing por correo electrónico que permite crear y enviar campañas mediante el correo electrónico.

La integración con esta herramienta permite:

Crear y actualizar registros.
Enviar y recibir datos.
Agregar y eliminar usuarios.
Administrar permisos de usuario.
Acceder informes y análisis.

Como se puede ver se trata de un módulo con funcionalidades muy útiles que permite al equipo comercial realizar un seguimiento completo sobre todo el proceso de oportunidades de venta y mejorar la toma de decisiones.

Desde Active te ayudamos

Si quieres sacar más provecho y conocer acerca de todas las funcionalidades que te ofrece Business Central o entrar más en detalle en el módulo CRM, puedes pedirnos más información aquí👇
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La importancia de la concienciación y formación en el correo electrónico

Actualmente, el correo electrónico es una herramienta fundamental para la comunicación empresarial, tanto interna como externamente. Sin embargo, su uso también puede conllevar riesgos si no se tiene la debida precaución.

Acerca de los ataques

Uno de los principales riesgos son los ataques “spear phishing”, en el que el ciberdelincuente envía correos electrónicos haciéndose pasar por una fuente confiable, con el objetivo de obtener información confidencial y privada. Estos correos pueden parecer que provienen de una fuente confiable ya que están personalizados para el objetivo y pueden incluir información personal recopilado de redes sociales u otras fuentes para que el mensaje sea más convincente.

Otro tipo de ataque puede ser el “conversation hijacking”, donde los atacantes suplantan la identidad de un usuario legitimo en una conversación por correo electrónico, o también en una plataforma de comunicación, con el objetivo de engañar a los destinatarios y obtener información importante o engañar al destinatario para que haga click en un enlace malicioso o descargar un archivo infectado.

También esta el ataque “domain impersionation”, se trata de una técnica donde el atacante se hace pasar por un dominio legitimo en un correo electrónico para engañar al destinatario y hacerle pensar que el correo recibido proviene del dominio legitimo y, por lo tanto, que confíe en el contenido del mensaje y realice alguna acción, por ejemplo, hacer click en un enlace o proporcionar información confidencial, etc.

Por otro lado, también está el “account takeover”, donde el ciberdelincuente obtiene acceso no autorizado a una cuenta de usuario legitimo a partir de la cual accede a información confidencial, realiza transacciones fraudulentas o distribuye spam / malware, etc.

¿Cómo evitar este tipo de ataques?

Para evitar este tipo de ataques es importante que las empresas cuenten con las medidas de seguridad adecuadas. Una recomendación es adoptar una herramienta que permita protegerse de los ataques más sofisticados, en tiempo real, que los sistemas convencionales no llegan a detectar.

Además, otro punto importante para tener en cuenta es la concienciación interna dentro de la empresa. La formación y sensibilización de los empleados es clave para no caer en este tipo de ataques, siempre hay que estar en alerta y saber cómo actuar en caso de sospecha de haber recibido un ataque.

Uso de herramienta interna para mantener formados a los empleados

Una práctica muy útil es contar con una herramienta de entreno, interna en la empresa, que permita simular ataques y formar a los empleados, para que de esta manera todos estén en alerta. ¿De qué se trata?

Se trata de poner en marcha un simulador que vaya enviando correos tipo phishing, por ejemplo, con el objetivo de ir entrenando a los empleados y hacer que estén más atentos.

¿Qué pasa si algún empleado acaba cayendo? Aquellos que entren en el correo electrónico y hagan click en el enlace malicioso, se les redirigirá a una página con una pequeña formación.

Además, estas herramientas cuentan con un informe completo que permite detectar que usuarios «pican» a menudo y de este modo darle una formación más especifica.

Desde Active te recordamos

Como expertos en soluciones de ciberseguridad:

Hay que tener en cuenta que los ciberdelincuentes utilizan todo tipo de medios para intentar engañarnos, por ello, si no esperamos un correo electrónico en concreto, siempre hay que dudar antes de hacer click.
En caso de recibir un mail sospechoso, hay que comprobar que la dirección del remitente sea lícita y que la url del enlace recibido nos redirija al sitio web legítimo, prestando siempre atención en los detalles.
En caso de dudar, podemos llamar al remitente o contrastar con la empresa desde donde se envía dicho mail sospechoso.
También hay que informar al departamento de seguridad de tu empresa acerca de haber recibido un correo sospechoso.
¡Muy importante! En caso de haber caído y clicado en el enlace malicioso, hay que avisar al departamento de IT para que se puedan tomar las medidas preventivas necesarias.

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Mejora la comunicación y agiliza los procesos internos de la empresa

La comunicación es un aspecto clave en cualquier empresa. Ante el gran volumen de datos que se va generando día a día, es importante que siempre haya colaboración y compartición de toda esa información entre todos los trabajadores, con el objetivo de mejorar la eficiencia y reducir los errores.

Por ello, el uso de soluciones como, por ejemplo, intranets, pueden ser muy beneficiosas para lograr estos objetivos y además agilizar los procesos internos diarios.

¿Qué son las intranets?

Una intranet es una herramienta de comunicación interna dentro de la empresa, que permite a los trabajadores acceder a información corporativa y compartir recursos entre ellos de manera rápida y efectiva.

¿Cuáles son las ventajas de contar con una intranet para los empleados?

Una de las principales ventajas es que facilita el acceso a la información corporativa (calendario laboral, manuales, formularios, etc.). Cualquier trabajador puede acceder a los recursos que necesite, en cualquier momento, para realizar su tarea de forma rápida, sin perder tiempo y sin tener que pedir o depender de otros.

Esta herramienta puede ser utilizar para comunicar noticias relevantes de la empresa que es necesario que todos los trabajadores estén al tanto como, por ejemplo, cambios en procedimientos, nuevos servicios, incorporación de nuevos compañer@s, adquisiciones, etc.

Otra ventaja, es que mejora y facilita la colaboración entre los empleados a la hora de compartir documentos de diferentes tipos como informes, actas, plantillas, presentaciones, etc. y siempre tenerlos allí de manera organizada y actualizada, lo que a su vez permite aumentar la calidad del trabajo.

Por otra parte, también permite compartir sus opiniones y dejar sugerencias, o informar alguna incidencia.

Un aspecto importante que destacar es la seguridad que da a la información empresarial ya que se puede controlar el acceso, restringir los permisos de los trabajadores, además, se alojan en servidores internos de la empresa o en la nube, por ejemplo, Share Point, que asegura el almacenamiento de los datos y facilita la búsqueda de cualquier documento.

Por último, es una solución muy útil para agilizar y simplificar los procesos administrativos como pueden ser: solicitudes de vacaciones, ausencias y permisos, formaciones, solicitudes de compra, etc.

Desde Active te ayudamos

Si buscas incorporar una intranet corporativa que permita mejorar la comunicación de tus empleados, además gestionar toda la documentación y agilizar la gestión de tramite internos, pídenos más información.

Puedes informarte más sobre nuestra solución aquí 👉 myNet

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Microsoft Power BI, la herramienta de análisis de datos para la Industria Cárnica

Sabemos que en todos los negocios un objetivo clave es mejorar su eficiencia y rentabilidad, y por ello se busca automatizar la mayor cantidad de los procesos posibles, así como contar con herramientas que permitan ahorrar tiempo y esfuerzo en las tareas diarias.

Centrándonos en las empresas cárnicas, el volumen de información que generan en su día a día es importante, por ejemplo, información de la producción diaria, datos de sus maquinarias, de despiece, de recepción y expedición de mercancía, así como información financiera, costes y precios que varían constantemente, etc. Analizar toda esta información de forma rápida es lo que les permitirá tomar mejores decisiones para obtener la máxima rentabilidad posible.

En este escenario, contar con una solución de Business Intelligence (o análisis de datos) puede ser muy útil para el sector, ya que las empresas podrán ser capaces de recopilar los datos más importantes y acceder a ellos de un solo vistazo, mediante gráficos extraídos en tiempo real, permitiendo analizar la información de lo que está pasando en cada momento.

¿Qué herramienta utilizar para la realización de informes en la industria cárnica?

Actualmente una de las herramientas de análisis de datos más importante es Microsoft Power BI, considerada como líder según el Magic Quadrant de Gartner en plataformas de análisis y business Intelligence, (Fuente: Gartner March 2022).

Se trata de una herramienta que permite crear informes dinámicos de forma rápida con datos extraídos de tantos orígenes como se necesiten: Excel, herramientas de contabilidad, tendencias de mercado, etc.

Compartirlos con diferentes compañeros, además de poder visualizarlos desde diferentes dispositivos (móvil, Tablet, navegador web). ¡Obteniendo los datos en tiempo real! Con la ventaja de que sólo será necesario realizar los informes una vez, y tras esto, se podrán actualizar automáticamente (diariamente, por horas, etc), ahorrando así mucho tiempo del personal que realiza los informes.

Ventajas de realizar informes con Microsoft Power BI específicos para la industria cárnica

Realizar y visualizar informes independientemente del origen donde se encuentren los datos. Por ejemplo: datos de su sistema de gestión, Excel, datos recogidos de cámaras frigoríficas, tendencias de mercado, datos de venta online, transportes, etc.

Ejemplo: Informe de ventas y márgenes por productos y vendedor y comparativa con año anterior.

Conocer qué está pasando en cada momento y poder comparar los datos frente los años anteriores, pudiendo filtrar su información por años, meses, trimestres.

Ejemplo: Informe de cuenta de resultados (Ingresos y márgenes), ventas y comparativa con años anteriores.

Ahorrar tiempo a la hora de analizar los datos y realizar los informes, permitiendo automatizar la recopilación de los datos en tiempo real.

Ejemplo: Gráficas de los productos más comprados, proveedores con más compras y los productos con más beneficios.

Realizar previsiones de manera sencilla y rápida en función de sus datos históricos, por ejemplo: comparar ventas anteriores y actual, ventas según los diferentes puntos de venta, etc.

Ejemplo: Informe de ventas (año actual y anterior), evolución y previsión de ventas, ventas por tiendas y grupo de producto (%).

Acceder a los datos actualizados de cada uno de los procesos realizados.

Ejemplo: Informes del proceso de curación (órdenes de curación, cantidad de kilos de mermas en la fase de curación) y de despiece
(kilos despiezados por producto, costes en el proceso de despiece).

En conclusión, contar con una herramienta de análisis de datos como Microsoft Power BI, te permitirá obtener una visión clara y completa de tu negocio, tomar decisiones basadas en datos reales e informadas, y mejorar la eficiencia y rentabilidad de tu negocio

¿Cómo poner en marcha Power BI?

No importa el tamaño de tu empresa ni es necesario contar con mucho conocimiento acerca de programación o modelado de informes para utilizar la herramienta.
Desde Active podemos ayudarte en la preparación de tus informes, así como formarte para mejorar tus habilidades y conocimientos 👇
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Prepara y maximiza tu negocio para el verano con LS Central

Ofrecer la mejor experiencia a los clientes es uno de los principales objetivos del sector hotelero, más aún en verano que es una temporada muy importante de cara al gran volumen de turistas que buscan disfrutar de sus vacaciones de la mejor manera posible.

Por esta razón, es esencial para los negocios del sector estar preparados adecuadamente para enfrentarse a esta temporada alta y garantizar un servicio de alta calidad y que se adapte a las necesidades de los clientes durante su estancia (recepción rápida y sin colas de espera, reservas en restaurante u otros servicios en cualquier momento, etc.).

¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?

Para empezar, es importante saber identificar y conocer las necesidades específicas del negocio. A continuación, te dejamos algunas posibles preguntas que te debes plantear:

¿Cuentas con un sistema de reservas fácil de usar y que te permita realizar reservas Online y gestionar reservas de diferentes canales?
¿Gestionas de manera correcta a tu personal teniendo definido una planificación de turnos y control de horarios? ¿Cuentas con el personal suficiente para cubrir la demanda en temporadas altas?
¿Ofreces diferentes formas de pago? ¿el proceso de transacciones es rápido y seguro?
¿Tienes definida una estrategia de marketing clara para atraer más clientes, así como algún programa de fidelización y experiencias personalizadas (promociones, ofertas, packs, etc.)?

Estas necesidades pueden variar dependiendo del tipo de negocio que tengas o el tamaño de tu empresa, pero ¿es posible tener controlado todos y cada uno de estos procesos de una manera eficiente y que integre los diferentes puntos de negocio?

La respuesta es sí, contar con un sistema de gestión todo en uno que integra los procesos de tu negocio en una sola plataforma, y, además, te permita crecer sin límites e inconvenientes, es la mejor solución que te ayudará a preparar tu negocio para este verano.

LS Central: solución de gestión desarrollada sobre el ERP de Microsoft, Dynamics 365 Business Central

LS Central es el software de gestión todo en uno específico para el sector de hostelería y restauración, que permite conectar todas las operaciones en una única plataforma agilizando de esta manera los diferentes procesos, reduciendo los errores y con acceso en tiempo real a la información de todos tus establecimientos.

¿Cómo puede ayudar esta solución a preparar tu negocio?

Con LS Central podrás:

Gestionar tus reservas de una manera eficiente permitiendo a tus clientes reservar habitaciones, mesas en restaurantes o servicios (de spa, gimnasio, etc. ), a través de la página web o de una plataforma externa de reservas en línea.
Evitar problemas de disponibilidad y reservas duplicadas de habitaciones, mesas, así como de servicios, teniendo siempre los datos actualizados en tiempo real.
Ofrecer al personal una planificación clara sobre los turnos de trabajo, programación de horarios, asignación de tareas claras, acceso a información actualizada de las reservas individuales, grupales o corporativa, ver el estado de limpieza de habitaciones y mantenimiento, etc.
Contar con un sistema de pagos flexible que permita aceptar diferentes formas de pago, ya sea desde los dispositivos móviles, Tablet o web, y procesar las transacciones de manera eficiente y segura, evitando tiempos de espera, clientes sin atender, etc.
Obtener visibilidad total de la empresa para crear estrategias en función de las necesidades.
Saber identificar a los huéspedes habituales, realizar un seguimiento de sus interacciones y preferencias pasada. Además, ofrecerles un programa de fidelidad con ofertas especiales, experiencias personalizadas en función de sus intereses y hábitos.

Sin duda, implementar un único software para controlar todos los puntos de negocio es la mejor solución para garantizar que tu negocio esté preparado para enfrentar a los retos de este verano y sorprender a los clientes con una experiencia única.

Desde Active te ayudamos

En Active tenemos más de 30 años de experiencia ayudando a diferentes empresas del sector, conocemos la importancia de contar con un sistema de gestión adecuado que se adapte perfectamente al negocio y que permita un crecimiento sin límites, además de estar acompañado por un partner tecnológico de confianza.

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Microsoft Teams y el trabajo colaborativo: beneficios y última versión

En el día a día empresarial, el trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para el éxito de cualquier proyecto o tarea.

El uso de una herramienta colaborativa es clave para empresas que tengan varias sedes en diferentes territorios, para comunicación con compañeros que estén en otra ubicación del edificio, como por ejemplo el almacén o fábrica o que realicen teletrabajo, con el fin de mejorar y agilizar la comunicación entre ellos.

Pero exactamente ¿cómo beneficia una herramienta colaborativa a la productividad de los trabajadores?

La mayor ventaja es la de centralizar en una misma aplicación, conversaciones, llamadas, reuniones virtuales, poder compartir archivos y editarlos simultáneamente.

Además del uso interno dentro la empresa, permiten la comunicación con clientes, colaboradores y proveedores, pudiendo mantenerlos intercomunicados en tiempo real para resolver dudas revisar cuestiones en el menor tiempo posible.

De esta forma minimizaremos el número de emails enviados internamente, lo cual nos ayudará en la reducción de tiempos y en las posibles pérdidas de información.

Un error habitual es instalar distintas soluciones colaborativas con las que se pierde un tiempo innecesario buscando, ubicando o combinando información.

Es por eso que recomendamos optar por una sola aplicación, como puede ser Microsoft Teams, actualmente la herramienta más utilizada y mejor valorada en el mercado.

Funcionalidades de Microsoft Teams que deberías conocer

Además de las típicas funcionalidades de realizar una reunión o chat, vamos a explicar algunas que no son tan comunes y que son de gran utilidad durante la jornada laboral.

Las funcionalidades más comunes y utilizadas son:

Videoconferencias y reuniones virtuales con los miembros del equipo o con clientes externos, con la posibilidad de grabar las reuniones y visualizarlas posteriormente.
Colaboración y comunicación en tiempo real mediante el chat, con la opción de poder crear chats privados, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Permite a los miembros compartir archivos en tiempo real, lo que facilita el acceso y colaboración de documentos importantes. Además, gracias a la integración con SharePoint, puede almacenar los archivos compartidos en una ubicación centralizada.
Función de calendario para ver y programar reuniones, lo que permite tener organizada la semana evitando así solapamientos.
Creación de equipos de trabajo: permite realizar conversaciones y compartir documentos entre un equipo de trabajo o proyecto, además permite crear canales, que son secciones específicas dentro de un equipo para realizar conversaciones organizadas de un tema o proyecto en concreto.

Además de estas funcionalidades te comentamos algunas que creemos que son de utilidad y menos conocidas:

Relacionadas con el trabajo en equipo:
*Anclar canales: Se pueden dejar visibles siempre en la parte superior ciertos canales, los que más se utilicen en el día a día dentro de un equipo de trabajo, con ello ahorraremos tiempo para acceder a la información.

* Privatizar canales, a veces dentro de un equipo de trabajo, queremos tener un canal específico para ciertos integrantes con el fin de tratar temas concretos que no afecten al resto, y con esto no molestarles con notificaciones etc. Existe la posibilidad de privatizar los canales.
¿Cómo se realiza? A la hora de crear un canal, se puede seleccionar que sea privado:
Creación de un Evento en Directo o seminario web.
Los eventos en directo en Microsoft Teams permiten retransmitir en streaming para grandes grupos de participantes, pero la interacción del público es una experiencia de Q&A administrada.
Permite seleccionar quién podrá tener acceso a la grabación. Cuando hayamos configurado el evento, recibiremos el vínculo para acceder y empezar a emitir en directo.
Los seminarios web en Microsoft Teams en cambio, proporcionan interacción bidireccional con los participantes, además permiten la administración del registro y opciones de reunión orientadas a eventos.
Para la creación tanto de eventos como seminarios, hay que acceder al calendario y en la parte superior derecha, en nueva reunión, aparecerán ambas opciones:
Uso de aplicaciones integradas: Teams dispone de una sección de aplicaciones que añaden funcionalidad a la herramienta.
Existe un catálogo amplio de funcionalidades que podemos añadir, para acceder al catálogo pulsamos en aplicaciones en la barra de herramientas lateral, podemos ver el detalle incluso algunas incluyen videos explicativos:

Existen varios tipos de aplicaciones:
Creadas por Microsoft, creadas por partners (validadas por Microsoft), personalizadas creadas por tu propia organización
Algunos ejemplos útiles pueden ser:
- La aplicación Polly: para obtener feedback de reuniones, hacer encuestas a los participantes o votaciones, pudiendo ahcer automáticamente un recuento de votos. Polly ofrece una serie de funciones avanzadas, como plantillas, recurrencia, programación, anonimato, etc.
- La aplicación WHO: recomendada para grandes empresas, con la que se puede saber por ejemplo, quien es el responsable de un proyecto, quien estará presente en la próxima reunión, quién es el responsable de un equipo concreto.

Nueva versión de Microsoft Teams

Microsoft ha anunciado el día 27 de Marzo, el lanzamiento de una nueva versión de Microsoft Teams, con el fin de mejorar principalmente su rendimiento en PC y portátiles, aunque por ahora sólo está disponible la versión en vista previa.

Dentro de las novedades de la herramienta, podemos destacar:

Mejora en la velocidad al instalar, iniciar la aplicación, unirse a una reunión, así como cambiar de chat o canal.
Aumento de la eficiencia gracias a la reducción de consumo de memoria (hasta un 50% menos de memoria) y espacio de almacenamiento interno (hasta 70% menos de espacio).
Renovación y mejora del diseño, ahora más simple, moderno y personalizable.
Además, permite iniciar sesión en varias cuentas al mismo tiempo y recibir todas las notificaciones en tiempo real, sin necesidad de ir cambiando de perfil.

Se prevé que, a finales del año esta versión actualizada ya estará disponible también para todos los usuarios.

¿Cómo se puede empezar a probar la nueva versión?

Se puede empezar a probar la vista previa registrándose en su programa de “Public Preview”.
Si forma parte de “Targeted Realase program” podrá acceder a la vista previa a mediados de Abril 2023.
Los administradores de su departamento de IT podrán mediante la política “Teams update management policy” seleccionar que usuarios de la organización pueden acceder.

Para más información👇
📧 info@grupoactive.es
☎️ 674 340 810

Fuentes:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/introducing-the-new-microsoft-teams-now-in-preview/ba-p/3774406
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2023/03/27/welcome-to-the-new-era-of-microsoft-teams/
https://learn.microsoft.com/es-es/microsoftteams/