¿Por qué Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS es ideal para su empresa?

El software como servicio se ha convertido en un modelo clave en el mundo de la informática.

Actualmente, Microsoft Dynamics 365 Business Central, el ERP de Microsoft, se ha convertido en una herramienta clave para las grandes empresas a la hora de planificar sus recursos empresariales, ya que no establece ningún limite para el número de usuarios, sesiones, tamaño de la base de dato y transacciones.

¿Sabias que las empresas que utilizan Business Central refuerzan su eficiencia operativa evitando costos?

3 razones por las cuales Business Central SaaS es ideal para su empresa

ESCALABILIDAD FIABLE

Business Central no tiene limite de crecimiento. Cada instalación en la nube cuenta con 80 GB de almacenamiento de base de datos, lo que para la mayoría de las organizaciones es suficiente y siempre hay la posibilidad de incrementarla.

Además, siempre esta en proceso de actualización para ofrecer un servicio de calidad, evitando el uso innecesario de almacenamiento de información y mejorando el rendimiento.

PRODUCTIVIDAD

Business Central es una solución que prioriza la nube, por lo tanto, permite trabajar de manera segura desde cualquier dispositivo y cualquier lugar. Gracias a esto, las empresas pueden incrementar su productividad y a su vez ser más flexibles.

SEGURIDAD

Business Central ofrece una infraestructura de seguridad completa, es decir, todos los datos se respaldan automáticamente y se almacenan de forma segura.

 

Soluciones complementarias

Accede a AppSource y pruebe alguna de nuestras apps de soluciones complementarias a Business Central.

 

¿Aún no ha encontrado la mejor herramienta que se adapta a su empresa?

Solicítenos más información a info@grupoactive.es y le ayudaremos a buscar la solución más adecuada para su organización.

 

 

Fuente: Why Microsoft Dynamics 365 BC SaaS is ideal for large businesses (lsretail.com)

¿Cómo gestionar la documentación dentro de Business Central?

A continuación, explicaremos diferentes formas de gestionar la documentación dentro de Business Central:

Podemos trabajar de forma estándar con las funcionalidades que nos ofrece el sistema, a través de los datos adjuntos, con los vínculos y los documentos entrantes. Toda documentación que se almacena de esta forma ocupará tamaño en nuestra BBDD, aunque con las nuevas versiones se podría configurar OneDrive.

Además, existen varias soluciones complementarias a Business Central, que nos dan una alternativa a poder trabajar de una manera más sencilla, y una de esas soluciones es myDoc.

¿Qué es myDoc?

myDoc es la solución que permite almacenar y clasificar en SharePoint toda la documentación que se incorpore a Business Central y viceversa.

¿Qué beneficios permite myDoc?

El beneficio que nos aporta esta solución es la conexión automática del sistema con SharePoint, por lo tanto, nos va a permitir guardar y organizar cualquier documento que necesitemos por carpetas, número de documentos, tipo de proveedor, etc.

Otro beneficio, es que nos permite almacenar cualquier documento que necesitemos sin que aumente el tamaño de nuestra base de datos. Directamente, los documentos quedan almacenados en el SharePoint online y podremos gestionar todo desde el propio sistema.

Además, en caso de eliminar un fichero dentro de Business Central, este documento ya no estará allí, pero tendremos este documento. Esto es a gracias a que cuando insertamos un documento en Business Central, el sistema ejecuta una copia del mismo documento dentro del SharePoint.

En caso de que necesitemos destruir el documento
una vez almacenado en Business Central podemos utilizar una solución de digitalización certificada de los documentos.

Active cuenta con un módulo específico de digitalización que permite conservar las facturas recibidas, ya sea en papel o vía email, digitalizadas y certificadas dentro del sistema.

Con la digitalización certificada, ya no hay la necesidad de archivar la documentación físicamente, sino que, a través del escáner donde pasa el documento, por ejemplo, una factura, esta se sella y se certifica, y posteriormente se guarda en Business Central. Dando a dicho documento digitalizado el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

Otra de las soluciones que existen para el tratamiento y almacenaje de la documentación es Document Capture

Document Capture es la solución diseñada para escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a su empresa directamente desde Business Central. Ha sido diseñado en exclusiva para el ERP de Microsoft, por lo que está completamente integrado.

¿Cómo funciona Document Caputre?

Cualquier documento que recibamos ya sea en pdf, vía mail, papel físico que se escanee, Document Capture los va a reconocer a través del OCR y va a añadir a cada campo un valor.

Por ejemplo, en caso de una factura de un proveedor donde ya hay un CIF, una forma de pago, una fecha de registro, etc., todos estos campos el sistema los va a ir reconociendo en el documento de manera automática, lo que nos permitirá ahorrar tiempo introduciendo a mano de la información.

Hay que tener en cuenta que, en una primera fase, hay que indicar al sistema donde se encuentra cada campo para que lo reconozca, pero una vez aprendida la primera de factura, las siguientes facturas que reciba ya van a ser reconocidas automáticamente.

Por lo tanto, Document Capture facilita la introducción de documentación dentro del Business Central.

Puede probar alguna de las soluciones comentadas de forma gratuita, ya que están disponibles desde la AppSourse:

Si tiene alguna duda o quiere que le ayudemos con la descarga escribanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto para ayudarle.

SharePoint y OneDrive, ¿en qué se diferencian?

SharePoint y OneDrive, son plataformas integradas en la suite de Microsoft 365 con grandes funcionalidades aún por descubrir por la mayoría de los usuarios.

A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de sus funcionalidades y diferencias, e incluso cierto desconocimiento del potencial de ambas herramientas. Por eso, comenzaremos explicando a modo resumido qué son y sus diferentes usos para llegar a entender las diferencias entre ambas a pesar de tener funcionalidades muy similares.

¿Qué es OneDrive?

Esta aplicación de Microsoft 365 (office 365) funciona como repositorio en la nube accesible mediante una conexión a internet. Permite almacenar todos los archivos en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

OneDrive permite subir ficheros de todo tipo, compartirlos, sincronizarlos y/ o generar un flujo con Power Automate.

A la hora de compartir archivos, OneDrive permite compartirlos tanto con gente interna de la empresa como externa.  Además, la herramienta contiene un historial de versiones para consultar todas las modificaciones que hemos realizado en el documento desde que se creo. Ofrece la posibilidad de tener los ficheros que tengamos en la nube sincronizados al ordenador, por lo que se tendrá el mismo repositorio de ficheros y la opción de revisar los documentos de manera tradicional en el ordenador.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un gestor documental empresarial con más de 15 años en el mercado y con múltiples usos y diferentes funcionalidades. Además de ser una plataforma colaborativa, funciona como intranet y repositorio de datos. La aplicación está relacionada directa o indirectamente con otras aplicaciones de 365, como Onedrive o Microsoft Teams, ya que estas están soportadas sobre SharePoint.

SharePoint al igual que Onedrive permite almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos. Acceder a ellos desde cualquier dispositivo y tener acceso al repositorio de versiones de los documentos.

Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa…

¿… en qué se diferencian?

La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube (archivos, ficheros), es decir, tener nuestro ordenador pero en la nube. Ofreciendo la ventaja de no perder la información que tuviéramos en nuestro pc ante cualquier incidencia, como por ejemplo cambio de ordenador, rotura, etc… Tendremos nuestros documentos siempre accesibles con solo conectarse a la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir, etc.. y puedan llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

Ambas plataformas componen parte de la suite de Microsoft 365 con gran potencial, y con grandes funcionalidades por descubrir por la mayoría de los usuarios. Razón por la que desde Active realizaremos cursos dirigidos a optimizar el uso de ambas aplicaciones, conocer al detalle sus funcionalidades y como sacarles el máximo provecho.

¿Quieres conocer más?

Consulta nuestros próximos cursos programados, o contacta con nosotros.

 

 

 

¿Cuál es el mejor momento para implantar un sistema ERP?

La fase de implementación de un sistema ERP es crucial dentro de todo proyecto de transformación digital. Se trata de un proceso complejo que requiere tiempo, pero crucial para poder seguir gestionando de manera eficaz los datos de una empresa. Por eso es muy importante valorar cuando el sistema actual no esta ayudando a optimizar nuestras labores del día a día, y apostar por algo nuevo. Business Central es el ERP de Microsoft para pymes que se adapta a las necesidades de cada organizaciónEs una solución de gestión todo en uno que permite controlar y gestionar las operaciones desde el inventario hasta los procesos de producción, gestión de proyectos y distribución. Ofrece opciones de implementación en la nube, locales e híbridas.

¿Cómo decidimos cambiar de ERP?

Si su empresa se encuentra en la situación de que están perdiendo el control sobre sus procesos, los cuales están originando pérdida de tiempo y dinero es el momento de valorar si su sistema actual está a la altura.

Una vez se es consciente de la necesidad de mejora, comienzan a aparecer ciertas dudas a la hora de decidir cuándo es la mejor época para empezar.

En gran medida por el miedo a comenzar el proceso en los ciclos de actividad con mayor carga de trabajo. Por lo que tal vez, la época del verano pueda parecer la adecuada ya que la actividad de la empresa es más baja y ofrece la posibilidad de formar adecuadamente a los futuros usuarios del ERP sin tener que dejar de lado sus labores diarias.

Llegados a este punto podría parecer la mejor época para empezar, pero como en todo momento existen ciertas ventajas y desventajas:

  • Usuarios clave para la implantación que puedan estar ausentes.
  • Interacciones con terceros que no se encuentren disponibles.
  • Al tener menos actividad, es difícil valorar al 100% si la solución se adapta a las necesidades de la empresa.

Una vez decidimos implantar el nuevo ERP, ¿por dónde empezamos?

Se empieza con una asesoría, dónde se toman los requerimientos de la empresa y se crea un proyecto de implantación a medida. Este tipo de proyectos normalmente se componen de diferentes fases por lo que la relevancia no reside en cuándo empezar el proyecto, sino en cómo se planificará y ejecutará. Por esta razón, es muy importante contar con un equipo de confianza y un plan de proyecto adaptado a las necesidades de su empresa.

Active cuenta con más de 20 años de experiencia en la implantación de proyectos en el área de Dynamics. Nos esforzamos cada día para mejorar nuestros procesos y contar con técnicos certificados, es por ello que contamos con el máximo reconocimiento que otorga Microsoft (Gold Enterprise Resourse Planning) como partner en la implantación de su ERP, pero además contamos con diversas certificaciones que nos avalan como un socio de confianza en el área de sistemas, cloud y business intelligence.

Si siente que ha llegado el momento de cambio en su empresa, en Active le ayudamos a resolver cualquier duda que le surja.

Conclusión

Cuando la necesidad de cambio de sistema aparece, es el momento de abordar un proyecto de transformación digital para beneficiarse cuanto antes de las ventajas que ofrece.

Contacta hoy con nosotros para ver que ventajas le puede ofrecer el ERP de Microsoft.

Optimice la gestión de su almacén con mySGA

MySGA es una solución de terminal portátil para la gestión de almacenes, integrada a funcionalidad estándar de gestión avanzada de almacén tanto para Microsoft Dynamics 365 Business Central, como para Dynamics NAV.

Ayuda a gestionar las mercancías y el espacio de forma más eficaz, reducir costes controlar las operaciones de almacén. Con acceso a datos de inventario exacto en tiempo real, los profesionales del almacén ahorran tiempo en la localización de productos o los inventarios físicos.

¿Qué ventajas ofrece mySGA?

  • Integrado 100% con la funcionalidad estándar de gestión avanzada de almacén de Dynamics 365 Business Central. 
  • Fácil de instalar.​
  • Reduce el número de errores.
  • Reduce costes mediante la gestión eficiente de los procesos de almacén.
  • Planificación en las tareas del almacén.
  • Exactitud en el inventario.
  • Optimiza la distribución del almacén y la utilización del espacio.
  • No consume licencias de NAV.
  • Aumento de la eficacia y la productividad de losoperarios.
  • Mejora en el nivel de servicio al cliente.

Si desea conocer más detalles sobre las diferentes funcionalidades de mySGA o quiere solicitar una demo, escríbanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

LS Central, la solución ERP y TPV todo en uno para el sector de la hostelería

Nos encontramos en los últimos días de las vacaciones de Navidad. Una época en la que las reuniones grupales y familiares aumentan, y las reservas en restaurantes se incrementan. Momento en el que se vuelve imprescindible planificar con antelación la gestión del restaurante, sobre todo teniendo en cuenta las restricciones actuales de cada comunidad autónoma, y así evitar pérdidas económicas.

¿Cómo conseguimos todo esto?

La planificación, la base del éxito: 
  • Planifique y gestione la cantidad de personal extra que necesitará esos días y ofrezca un servicio de calidad.
  • Gestione la cantidad de productos a emplear para cada uno de sus comensales, reduciendo las mermas y sus costes asociados.
  • Establezca el precio óptimo de venta de un plato o menú, en base a los ingredientes utilizados, la calidad, cantidad, y trabajo de cocina.
  • Controle las reservas efectuadas desde sus diferentes canales. Organice de manera óptima a sus clientes y maximice la rotación de las mesas.
  • Mantenga una óptima gestión de su cocina para que sus clientes reciban exactamente lo que han pedido en el momento oportuno.
¿La solución? LS Central
  • Apoyarse en la tecnología adecuada que le ayuda a optimizar las operaciones de su negocio. 
  • LS Central para Hostelería y Restauración, desarrollada sobre el ERP Microsoft Dynamics, es la solución de gestión específica para cubrir las necesidades del sector. Convirtiéndose en un sistema sólido y estable que le permitirá crecer sin inconvenientes: 
  • Conecte todas las operaciones de su restaurante y los procesos de su sede central bajo una misma plataforma, de manera inmediata y precisa, y cuente con toda la información actualizada en tiempo real.
  • Integre todos los puntos de venta con el centro de llamadas y la oficina central.  

    Conozca todo lo que LS Central puede hacer por su negocio 

Las ventajas de contar con un sistema de gestión de calidad

Implementar un sistema de Gestión de la Calidad como Quality, le ayudará a llevar de forma ágil y sencilla, registros electrónicos y documentación relacionada con las certificaciones. Ofreciéndole siempre la información actualizada y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Quality se adapta a todo tipo de empresas. Desde las más pequeñas hasta grandes multinacionales. Gracias a la facilidad, escalabilidad y capacidad que ofrece la plataforma Microsoft SharePoint, el módulo contempla:

  • Medio Ambiente
  • Gestión de Clientes y Proveedores
  • Auditorías Externas e Internas
  • Conservación y Mantenimiento de Equipos
  • Recursos Humanos
  • Prevención de Riesgos Laborales

Conozca todas las ventajas que le ofrece Quality y simplifique la gestión de la calidad de su empresa. De tal manera que obtener un certificado de calidad que acredite que nuestra empresa cumple con los requisitos establecidos de calidad, se traduce en una mayor garantía de destacar en su ámbito profesional de aquellos que no lo poseen.

Cierre Contable y Análisis Financiero con Business Central

Se acerca el fin de año, fechas muy importantes para cualquier departamento de Contabilidad. Todas las compañías deben realizar el cierre del ejercicio contable y el cierre fiscal para presentar los resultados del año. Si eres usuario de Microsoft Dynamics 365 Business Central, te dejamos aquí un pequeño resumen de los pasos a seguir.

Cierre contable

  • Crear nuevo ejercicio
  • Fijar Cierre ejercicio actual (el sistema permite nuevos asientos)
  • Ajuste de divisas
  • Variación de existencias
  • Amortización del Inmovilizado
  • Registrar Asiento de Regularización (Cuentas 6X y 7X contra 129X)
  • Suma cuentas 6X y 7X y la diferencias va a la 129X
  • Asignar nº de asientos periodo (incluir UXX/XX/XX fecha cierre Asto. Regul.)
  • Imprimir Diarios, Sumas y Saldos, Balances y Ctas. de Resultados.
  • Habilitar nuevas fechas de registro para el nuevo periodo

Análisis por dimensiones

¿Qué es una dimensión?

Una dimensión no es más que un punto de vista para ver la contabilidad Nos permite asignar costes e ingresos en grupos homogéneos. En definitiva, son filtros de información contable que nos permite visionarla a efectos de toma de decisiones

Algunos ejemplos:

  • Departamentos
  • Programas
  • Tipo de Cliente
  • Zona geográfica

Como se utiliza en Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • Dar de alta las dimensiones y sus diferentes valores
  • Asignar a tablas maestras
  • Establecer restricciones
  • Crear Vistas de Análisis
  • Obtener Vistas de Análisis y Exportar a Excel

En Active somos conocedores de la importancia de la formación, ya que ayuda a los empleados a conocer nuevas funcionalidades y características que les son de gran utilidad en sus tareas diarias. Debido a esto, llevamos a cabo diferentes formaciones de forma periódica sobre funcionalidades de Business Central/Navision y herramientas de Microsoft 365.

Si quieren recibir más información acerca de cursos, contacten con nosotros en info@grupoactive.es.

myRETO – Registro Transacciones con productos fitosanitarios desde Business Central

¿Tu empresa realiza operaciones con productos fitosanitarios y trabaja con el ERP de Microsoft (Business Central/Dynamics NAV/Navision)?

 

El 10 de noviembre, entra en vigor la normativa que establece el Registro Electrónico de Transacciones y Operaciones con productos fitosanitarios (RETO) cuya finalidad es facilitar las labores de control y registro de las transacciones de dichos productos y con ello conseguir un uso sostenible de los mismos.

A través RETO, la aplicación informática creada por el MAPAMA (Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación y Medio Ambiente) los productores y distribuidores de productos fitosanitarios de uso profesional, y las empresas que presten servicios de tratamientos fitosanitarios,  tendrán que presentar 1 vez al mes, el registro de todas las operaciones: compra y venta en España, importación UE/no UE, exportación UE/no UE, adquisición y aplicación de tratamientos fitosanitarios.

RETO permite el registro de la información en tiempo real, pero es de forma totalmente manual, es por ello, que desde Active hemos desarrollado myReto, funcionalidad que permite sin salir del ERP, generar automáticamente estos registros en formato digital, y subirlos a la página del Ministerio con un sólo click.

Para poder utilizar RETO los usuarios deben proceder al AUTORREGISTRO en la aplicación (URL), siendo necesario que el operador que pretenda utilizar RETO se encuentre inscrito previamente en el Registro Oficial del Productores y Operadores de Productos Fitosanitarios (ROPO).

¡Solicita más información y precios!

info@grupoactive.es
Teléfono: 674 340 810

*Estamos atendiendo las solicitudes por orden de llegada*

Power BI para empresas fabricantes

Microsoft Power BI es la herramienta de análisis de datos de Microsoft con la que podrá visualizar en tiempo real informes con todos los datos originados en cada proceso de fabricación y en cualquier periodo de tiempo.

Los informes se diseñan una sola vez los y éstos se actualizarán automáticamente, pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Con esto podemos conseguir:

  • Conocimiento de lo que está pasando en la fábrica en tiempo real.
  • Estudiar datos históricos para establecer medidas correctivas que permitan ajustar la producción a los plazos de entrega.
  • Visualizar datos de sensores o máquinas para anticiparnos a posibles problemas.

Veamos algunos ejemplos reales:

Imaginemos que fabricamos bandejas para alimentos y tenemos los prototipos, máquinas formadoras y laminadoras.

Podríamos tener un resumen de la situación de las máquinas, cual es el nivel de producción, scrap y merma por maquinaria y sus totales.

Respecto a las unidades, podremos tener el resultado de la producción y la merma, incluso la merma por tipo de maquinaria.

Si pulsamos sobre cualquier dato, el informe se filtra automáticamente por los valores seleccionados.

Podremos tener diferentes niveles de navegación o páginas, es decir, en este caso también contamos con un informe más detallado de la maquinaria, si accedemos a él vemos que nos muestra el detalle de las máquinas(formadoras) y el detalle de producción por fechas y mermas.

Y otro informe con el detalle de las órdenes de producción:

Pero, ¿cómo empezar a usar Microsoft Power BI?

  1. Descargar Power BI desktop. Puedes descargarlo gratuitamente aquí.
  2. Tener claro el origen de los datos que necesitamos consultar para realizar los informes.
  3. Obtención (importación) y preparación de datos: nuevas columnas, cambio del tipo de datos, separación de columnas…
  4. Creación de modelos de análisis: Relacionar las tablas de los datos que hemos preparado, crear medidas y cálculos que necesitemos.
  5. Después de tener los datos preparados, toca diseñar los informes. Esto será tan sencillo como ir seleccionando el tipo de visualización y los datos a visualizar.
  6. Una vez realizado el diseño del informe, podra publicarlo para compartir con otros compañeros de la organización. Los informes se podrán visualizar desde cualquier dispositivo.
  7. Se puede configurar la frecuencia de actualización de datos para que ésta sea automatizada.

Hay que destacar que al contar con la Integración con Power Automate (Flow), SharePoint Online y Microsoft Teams, podrá crear un flujo de trabajo para avisar de la actualización de un informe, publicarlo en un equipo de Teams para comentar con los compañeros y mucho más!

¿Quieres comenzar con Power BI?

Consultanós las fechas de nuestros próximos talleres gratuitos y cursos bonificados por Fundae que impartimos.

Si ya dispones de algunos informes y necesitas ayuda para crear nuevos o crear un buen almacén de datos, no dudes en preguntarnos. Todos nuestros consultores están certificados en Microsoft Power BI.

Si trabajas con el ERP de Microsoft, contamos con un cuadro de mandos estándar compuesto por un conjunto de informes de Compras, Ventas, Contabilidad, Inventario, Cartera y Pedidos con más de 23 páginas interactivas conectadas al ERP. Detalles de lo que incluye aquí.