En el día a día empresarial, el trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para el éxito de cualquier proyecto o tarea.
El uso de una herramienta colaborativa es clave para empresas que tengan varias sedes en diferentes territorios, para comunicación con compañeros que estén en otra ubicación del edificio, como por ejemplo el almacén o fábrica o que realicen teletrabajo, con el fin de mejorar y agilizar la comunicación entre ellos.
Pero exactamente ¿cómo beneficia una herramienta colaborativa a la productividad de los trabajadores?
La mayor ventaja es la de centralizar en una misma aplicación, conversaciones, llamadas, reuniones virtuales, poder compartir archivos y editarlos simultáneamente.
Además del uso interno dentro la empresa, permiten la comunicación con clientes, colaboradores y proveedores, pudiendo mantenerlos intercomunicados en tiempo real para resolver dudas revisar cuestiones en el menor tiempo posible.
De esta forma minimizaremos el número de emails enviados internamente, lo cual nos ayudará en la reducción de tiempos y en las posibles pérdidas de información.
Un error habitual es instalar distintas soluciones colaborativas con las que se pierde un tiempo innecesario buscando, ubicando o combinando información.
Es por eso que recomendamos optar por una sola aplicación, como puede ser Microsoft Teams, actualmente la herramienta más utilizada y mejor valorada en el mercado.
Funcionalidades de Microsoft Teams que deberías conocer
Además de las típicas funcionalidades de realizar una reunión o chat, vamos a explicar algunas que no son tan comunes y que son de gran utilidad durante la jornada laboral.
Las funcionalidades más comunes y utilizadas son:
- Videoconferencias y reuniones virtuales con los miembros del equipo o con clientes externos, con la posibilidad de grabar las reuniones y visualizarlas posteriormente.
- Colaboración y comunicación en tiempo real mediante el chat, con la opción de poder crear chats privados, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Permite a los miembros compartir archivos en tiempo real, lo que facilita el acceso y colaboración de documentos importantes. Además, gracias a la integración con SharePoint, puede almacenar los archivos compartidos en una ubicación centralizada.
- Función de calendario para ver y programar reuniones, lo que permite tener organizada la semana evitando así solapamientos.
- Creación de equipos de trabajo: permite realizar conversaciones y compartir documentos entre un equipo de trabajo o proyecto, además permite crear canales, que son secciones específicas dentro de un equipo para realizar conversaciones organizadas de un tema o proyecto en concreto.
Además de estas funcionalidades te comentamos algunas que creemos que son de utilidad y menos conocidas:
- Relacionadas con el trabajo en equipo:
*Anclar canales: Se pueden dejar visibles siempre en la parte superior ciertos canales, los que más se utilicen en el día a día dentro de un equipo de trabajo, con ello ahorraremos tiempo para acceder a la información.
* Privatizar canales, a veces dentro de un equipo de trabajo, queremos tener un canal específico para ciertos integrantes con el fin de tratar temas concretos que no afecten al resto, y con esto no molestarles con notificaciones etc. Existe la posibilidad de privatizar los canales.
¿Cómo se realiza? A la hora de crear un canal, se puede seleccionar que sea privado:
- Creación de un Evento en Directo o seminario web.
Los eventos en directo en Microsoft Teams permiten retransmitir en streaming para grandes grupos de participantes, pero la interacción del público es una experiencia de Q&A administrada.
Permite seleccionar quién podrá tener acceso a la grabación. Cuando hayamos configurado el evento, recibiremos el vínculo para acceder y empezar a emitir en directo.
Los seminarios web en Microsoft Teams en cambio, proporcionan interacción bidireccional con los participantes, además permiten la administración del registro y opciones de reunión orientadas a eventos.
Para la creación tanto de eventos como seminarios, hay que acceder al calendario y en la parte superior derecha, en nueva reunión, aparecerán ambas opciones:
- Uso de aplicaciones integradas: Teams dispone de una sección de aplicaciones que añaden funcionalidad a la herramienta.
Existe un catálogo amplio de funcionalidades que podemos añadir, para acceder al catálogo pulsamos en aplicaciones en la barra de herramientas lateral, podemos ver el detalle incluso algunas incluyen videos explicativos:
Existen varios tipos de aplicaciones:
Creadas por Microsoft, creadas por partners (validadas por Microsoft), personalizadas creadas por tu propia organización
Algunos ejemplos útiles pueden ser:- La aplicación Polly: para obtener feedback de reuniones, hacer encuestas a los participantes o votaciones, pudiendo ahcer automáticamente un recuento de votos. Polly ofrece una serie de funciones avanzadas, como plantillas, recurrencia, programación, anonimato, etc.
- La aplicación WHO: recomendada para grandes empresas, con la que se puede saber por ejemplo, quien es el responsable de un proyecto, quien estará presente en la próxima reunión, quién es el responsable de un equipo concreto.
Nueva versión de Microsoft Teams
Microsoft ha anunciado el día 27 de Marzo, el lanzamiento de una nueva versión de Microsoft Teams, con el fin de mejorar principalmente su rendimiento en PC y portátiles, aunque por ahora sólo está disponible la versión en vista previa.
Dentro de las novedades de la herramienta, podemos destacar:
- Mejora en la velocidad al instalar, iniciar la aplicación, unirse a una reunión, así como cambiar de chat o canal.
- Aumento de la eficiencia gracias a la reducción de consumo de memoria (hasta un 50% menos de memoria) y espacio de almacenamiento interno (hasta 70% menos de espacio).
- Renovación y mejora del diseño, ahora más simple, moderno y personalizable.
- Además, permite iniciar sesión en varias cuentas al mismo tiempo y recibir todas las notificaciones en tiempo real, sin necesidad de ir cambiando de perfil.
Se prevé que, a finales del año esta versión actualizada ya estará disponible también para todos los usuarios.
¿Cómo se puede empezar a probar la nueva versión?
- Se puede empezar a probar la vista previa registrándose en su programa de “Public Preview”.
- Si forma parte de “Targeted Realase program” podrá acceder a la vista previa a mediados de Abril 2023.
- Los administradores de su departamento de IT podrán mediante la política “Teams update management policy” seleccionar que usuarios de la organización pueden acceder.
Para más información👇
📧 info@grupoactive.es
☎️ 674 340 810
Fuentes:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/introducing-the-new-microsoft-teams-now-in-preview/ba-p/3774406
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2023/03/27/welcome-to-the-new-era-of-microsoft-teams/
https://learn.microsoft.com/es-es/microsoftteams/