¿Cómo gestionar la documentación dentro de Business Central?

A continuación, explicaremos diferentes formas de gestionar la documentación dentro de Business Central:

Podemos trabajar de forma estándar con las funcionalidades que nos ofrece el sistema, a través de los datos adjuntos, con los vínculos y los documentos entrantes. Toda documentación que se almacena de esta forma ocupará tamaño en nuestra BBDD, aunque con las nuevas versiones se podría configurar OneDrive.

Además, existen varias soluciones complementarias a Business Central, que nos dan una alternativa a poder trabajar de una manera más sencilla, y una de esas soluciones es myDoc.

¿Qué es myDoc?

myDoc es la solución que permite almacenar y clasificar en SharePoint toda la documentación que se incorpore a Business Central y viceversa.

¿Qué beneficios permite myDoc?

El beneficio que nos aporta esta solución es la conexión automática del sistema con SharePoint, por lo tanto, nos va a permitir guardar y organizar cualquier documento que necesitemos por carpetas, número de documentos, tipo de proveedor, etc.

Otro beneficio, es que nos permite almacenar cualquier documento que necesitemos sin que aumente el tamaño de nuestra base de datos. Directamente, los documentos quedan almacenados en el SharePoint online y podremos gestionar todo desde el propio sistema.

Además, en caso de eliminar un fichero dentro de Business Central, este documento ya no estará allí, pero tendremos este documento. Esto es a gracias a que cuando insertamos un documento en Business Central, el sistema ejecuta una copia del mismo documento dentro del SharePoint.

En caso de que necesitemos destruir el documento
una vez almacenado en Business Central podemos utilizar una solución de digitalización certificada de los documentos.

Active cuenta con un módulo específico de digitalización que permite conservar las facturas recibidas, ya sea en papel o vía email, digitalizadas y certificadas dentro del sistema.

Con la digitalización certificada, ya no hay la necesidad de archivar la documentación físicamente, sino que, a través del escáner donde pasa el documento, por ejemplo, una factura, esta se sella y se certifica, y posteriormente se guarda en Business Central. Dando a dicho documento digitalizado el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

Otra de las soluciones que existen para el tratamiento y almacenaje de la documentación es Document Capture

Document Capture es la solución diseñada para escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a su empresa directamente desde Business Central. Ha sido diseñado en exclusiva para el ERP de Microsoft, por lo que está completamente integrado.

¿Cómo funciona Document Caputre?

Cualquier documento que recibamos ya sea en pdf, vía mail, papel físico que se escanee, Document Capture los va a reconocer a través del OCR y va a añadir a cada campo un valor.

Por ejemplo, en caso de una factura de un proveedor donde ya hay un CIF, una forma de pago, una fecha de registro, etc., todos estos campos el sistema los va a ir reconociendo en el documento de manera automática, lo que nos permitirá ahorrar tiempo introduciendo a mano de la información.

Hay que tener en cuenta que, en una primera fase, hay que indicar al sistema donde se encuentra cada campo para que lo reconozca, pero una vez aprendida la primera de factura, las siguientes facturas que reciba ya van a ser reconocidas automáticamente.

Por lo tanto, Document Capture facilita la introducción de documentación dentro del Business Central.

Puede probar alguna de las soluciones comentadas de forma gratuita, ya que están disponibles desde la AppSourse:

Si tiene alguna duda o quiere que le ayudemos con la descarga escribanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto para ayudarle.

SharePoint y OneDrive, ¿en qué se diferencian?

SharePoint y OneDrive, son plataformas integradas en la suite de Microsoft 365 con grandes funcionalidades aún por descubrir por la mayoría de los usuarios.

A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de sus funcionalidades y diferencias, e incluso cierto desconocimiento del potencial de ambas herramientas. Por eso, comenzaremos explicando a modo resumido qué son y sus diferentes usos para llegar a entender las diferencias entre ambas a pesar de tener funcionalidades muy similares.

¿Qué es OneDrive?

Esta aplicación de Microsoft 365 (office 365) funciona como repositorio en la nube accesible mediante una conexión a internet. Permite almacenar todos los archivos en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

OneDrive permite subir ficheros de todo tipo, compartirlos, sincronizarlos y/ o generar un flujo con Power Automate.

A la hora de compartir archivos, OneDrive permite compartirlos tanto con gente interna de la empresa como externa.  Además, la herramienta contiene un historial de versiones para consultar todas las modificaciones que hemos realizado en el documento desde que se creo. Ofrece la posibilidad de tener los ficheros que tengamos en la nube sincronizados al ordenador, por lo que se tendrá el mismo repositorio de ficheros y la opción de revisar los documentos de manera tradicional en el ordenador.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un gestor documental empresarial con más de 15 años en el mercado y con múltiples usos y diferentes funcionalidades. Además de ser una plataforma colaborativa, funciona como intranet y repositorio de datos. La aplicación está relacionada directa o indirectamente con otras aplicaciones de 365, como Onedrive o Microsoft Teams, ya que estas están soportadas sobre SharePoint.

SharePoint al igual que Onedrive permite almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos. Acceder a ellos desde cualquier dispositivo y tener acceso al repositorio de versiones de los documentos.

Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa…

¿… en qué se diferencian?

La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube (archivos, ficheros), es decir, tener nuestro ordenador pero en la nube. Ofreciendo la ventaja de no perder la información que tuviéramos en nuestro pc ante cualquier incidencia, como por ejemplo cambio de ordenador, rotura, etc… Tendremos nuestros documentos siempre accesibles con solo conectarse a la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir, etc.. y puedan llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

Ambas plataformas componen parte de la suite de Microsoft 365 con gran potencial, y con grandes funcionalidades por descubrir por la mayoría de los usuarios. Razón por la que desde Active realizaremos cursos dirigidos a optimizar el uso de ambas aplicaciones, conocer al detalle sus funcionalidades y como sacarles el máximo provecho.

¿Quieres conocer más?

Consulta nuestros próximos cursos programados, o contacta con nosotros.

 

 

 

¿Su empresa cuenta con Certificaciones de Calidad?

Controlar los procedimientos y la documentación asociada a los procesos de certificación es una labor que implica a varios departamentos y genera mucha documentación que es necesario almacenar adecuadamente.

Contar con un sistema de gestión documental adecuado contribuirá a agilizar todos los procesos asegurando el almacenamiento de toda la documentación y previniendo la pérdida de información.

Te invitamos a descubrir Quality, solución basada en Microsoft SharePoint (el gestor documental de Microsoft).

¿Qué ventajas ofrece el uso de Quality?

Administración de la documentación necesaria para el cumplimiento de las diferentes normativas de calidad con las que cuente su empresa:

  • Permite almacenar cualquier documento de manera centralizada y consultar la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Posibilidad de compartir una biblioteca de documentos con determinados grupos de trabajo.
  • Facilita y agiliza la localización de documentos y/o registros.
  • Podrá aprobar, revisar y actualizar cualquier documento almacenado en cualquier momento.
  • Conservar e identificar los cambios que dan a lugar a nuevas versiones de forma automática.

Definición y seguimientos de Flujos de Aprobación y/o Revisión:

  • Permite generar cualquier flujo de trabajo de forma rápida y sencilla con el generador de flujos, además puede solicitar acciones sobre documentos a una o varias personas simultáneamente.
  • Puede enviar notificaciones y correos electrónicos informando sobre modificaciones o solicitudes en documentos o bibliotecas que desea.
  • Posibilidad de asociar bibliotecas de documentos a determinados grupos y conocer el estado de éstos a los que tenga acceso.

Adicionalmente, según las normativas de calidad a las que esté sujeto, Quality permite la gestión de procedimientos asociados como:

  • Reclamaciones de clientes
  • Resolución de incidencias
  • Planificación de las acciones formativas
  • Seguimiento de proveedores
  • Seguridad
  • Indicadores de calidad

 

En Active, contamos con diferentes normativas como ISO 9001, ISO 14001, OSHAS 18001, ISO 22000 (GSyCA – APPCC), EFQM, etc. Si desea conocer más detalles, escríbanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

Agilice sus procesos diarios de RRHH con myNet

¿Qué es myNet?

myNet es una intranet corporativa diseñada para mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa, agilizar los procesos internos, reducir el tiempo en las tareas administrativas más comunes y el uso de papel innecesario.

Permite:

  • Almacenar y buscar cualquier tipo de documento de forma segura y rápida.
  • Gestionar los trámites administrativos.
  • Controlar el registro de sus documentos.
  • Agilizar los flujos de trabajo.

¿Qué ventajas tiene myNet para RRHH?

 

INTEGRADO

myNet, se puede integrar con cualquier ERP, de manera que no sea necesario desprenderse de su herramienta de trabajo habitual, sino potenciarla más.

GESTIÓN INMEDIATA

Los administradores pueden gestionar de manera fácil y rápida todas las solicitudes recibidas, evitando esperas.

PERSONALIZABLE

La solución dispone de todo lo necesario para el día a día de RRHH, personalizándola con logos corporativos e imágenes.

PENSADO PARA EL TRABAJADOR

Facilita el acceso a las nóminas, gestión de permisos, ausencias y vacaciones. Con flujo de aprobación por parte del responsable si lo hubiese.

DONDE QUIERAS, CUANDO QUIERAS

Los usuarios pueden conectarse desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, independientemente del sistema operativo del que disponga.

Funcionalidades de RRHH de myNet

 

FICHA DEL EMPLEADO

Resumen personalizado para los usuarios de RRHH, permitiendo visualizar toda la información del empleado.

SOLICITUD Y GESTIÓN DE VACACIONES, AUSENCIAS Y PERMISOS

Con la posterior aprobación por parte de un supervisor, mediante workflows. Además, al estar soportado sobre SharePoint, es posible cargar justificantes médicos y demás documentos requeridos.

CONTROL DE VACACIONES, AUSENCIAS, FORMACIONES, ETC

Backoffice para gestionar las diferentes solicitudes.

HISTORIAL DEL PUESTO

Funcionalidad que registra los movimientos departamentales de cada empleado.

GESTIÓN DE CANDIDATURAS, OFERTAS Y ENTREVISTAS

Control por etapas del proceso, de manera que toda la documentación esté ordenada, disponiendo de un histórico del proceso de cada candidatura.

NÓMINAS

Ficheros o pago para llevar el histórico de nóminas y que el usuario pueda visualizarlas en su portal del empleado.

SOLICITUD Y GESTIÓN DE FORMACIONES

Si fuera necesaria una formación por parte de un tercero y abonada por la empresa, se puede realizar una solicitud adjuntando el documento de pago de manera que el supervisor lo apruebe mediante workflows.

DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL POR EMPLEADO

Permite organizar y buscar la documentación por empleado (CV, certificaciones, etc.)

 

¿Quiere mas información? Contacte con nosotros en info@grupoactive.es y solicite su demo.

Las ventajas de contar con un sistema de gestión de calidad

Implementar un sistema de Gestión de la Calidad como Quality, le ayudará a llevar de forma ágil y sencilla, registros electrónicos y documentación relacionada con las certificaciones. Ofreciéndole siempre la información actualizada y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Quality se adapta a todo tipo de empresas. Desde las más pequeñas hasta grandes multinacionales. Gracias a la facilidad, escalabilidad y capacidad que ofrece la plataforma Microsoft SharePoint, el módulo contempla:

  • Medio Ambiente
  • Gestión de Clientes y Proveedores
  • Auditorías Externas e Internas
  • Conservación y Mantenimiento de Equipos
  • Recursos Humanos
  • Prevención de Riesgos Laborales

Conozca todas las ventajas que le ofrece Quality y simplifique la gestión de la calidad de su empresa. De tal manera que obtener un certificado de calidad que acredite que nuestra empresa cumple con los requisitos establecidos de calidad, se traduce en una mayor garantía de destacar en su ámbito profesional de aquellos que no lo poseen.

¿Por qué es importante tener un buen gestor documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa. En el último año se ha acelerado la demanda de soluciones de digitalización de documentos para el registro automático de cualquier documentación. El objetivo de un buen gestor documental es mejorar el almacenaje de estos documentos digitales.

Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. Los procesos diarios se agilizan y mejoran, incrementando la productividad de su empresa.

Solución: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Online es un servicio basado en la nube que sirve para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. De esta manera, los empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros y clientes. Además reúne todo un conjunto de herramientas y funcionalidades que le permitirá construir soluciones de intranet, extranet, aplicaciones web, portales para la gestión de la calidad e incidencias, entre otras, bajo una única plataforma.

¿Por qué elegir SharePoint como gestor documental?

Con Microsoft SharePoint puedes:

  • Unificar todo un conjunto de soluciones que tengan que ver con colaboración. Comunicación, conocimiento y gestor de contenidos.
  • Almacenar, crear, administrar y compartir sin limitaciones, toda la información y obtener una mejor visión general de la empresa.
  • Agilizar procesos simplificando la búsqueda de documentos, y acelerar el acceso a ellos contando siempre con la versión más actualizada.

¿Por qué utilizar SharePoint como gestor documental?

 

Mejora la productividad

Intercambio de información con todo el equipo, todos acceden a la última versión del documento.

 

Búsqueda ágil de documentos

Ofrece una experiencia de búsqueda intuitiva y precisa con todos los detalles de creación y edición de archivos.

 

Mejora la comunicación

Incentiva y agiliza la comunicación interna ofreciendo el procesamiento y la coherencia de la información.

 

Favorece la colaboración

Permite editar documentos entre varios usuarios de forma simultánea. Organizar y repartir el trabajo con calendarios, plazos de proyectos y listas de tareas.

 

Documentos seguros

Sistema seguro donde almacenar, organizar y compartir toda su información.

 

Acceso multidispositivo

Adaptada para acceder a toda la información desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

Conoce nuestras soluciones basadas en SharePoint