¿Cómo gestionar la documentación dentro de Business Central?

A continuación, explicaremos diferentes formas de gestionar la documentación dentro de Business Central:

Podemos trabajar de forma estándar con las funcionalidades que nos ofrece el sistema, a través de los datos adjuntos, con los vínculos y los documentos entrantes. Toda documentación que se almacena de esta forma ocupará tamaño en nuestra BBDD, aunque con las nuevas versiones se podría configurar OneDrive.

Además, existen varias soluciones complementarias a Business Central, que nos dan una alternativa a poder trabajar de una manera más sencilla, y una de esas soluciones es myDoc.

¿Qué es myDoc?

myDoc es la solución que permite almacenar y clasificar en SharePoint toda la documentación que se incorpore a Business Central y viceversa.

¿Qué beneficios permite myDoc?

El beneficio que nos aporta esta solución es la conexión automática del sistema con SharePoint, por lo tanto, nos va a permitir guardar y organizar cualquier documento que necesitemos por carpetas, número de documentos, tipo de proveedor, etc.

Otro beneficio, es que nos permite almacenar cualquier documento que necesitemos sin que aumente el tamaño de nuestra base de datos. Directamente, los documentos quedan almacenados en el SharePoint online y podremos gestionar todo desde el propio sistema.

Además, en caso de eliminar un fichero dentro de Business Central, este documento ya no estará allí, pero tendremos este documento. Esto es a gracias a que cuando insertamos un documento en Business Central, el sistema ejecuta una copia del mismo documento dentro del SharePoint.

En caso de que necesitemos destruir el documento
una vez almacenado en Business Central podemos utilizar una solución de digitalización certificada de los documentos.

Active cuenta con un módulo específico de digitalización que permite conservar las facturas recibidas, ya sea en papel o vía email, digitalizadas y certificadas dentro del sistema.

Con la digitalización certificada, ya no hay la necesidad de archivar la documentación físicamente, sino que, a través del escáner donde pasa el documento, por ejemplo, una factura, esta se sella y se certifica, y posteriormente se guarda en Business Central. Dando a dicho documento digitalizado el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

Otra de las soluciones que existen para el tratamiento y almacenaje de la documentación es Document Capture

Document Capture es la solución diseñada para escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a su empresa directamente desde Business Central. Ha sido diseñado en exclusiva para el ERP de Microsoft, por lo que está completamente integrado.

¿Cómo funciona Document Caputre?

Cualquier documento que recibamos ya sea en pdf, vía mail, papel físico que se escanee, Document Capture los va a reconocer a través del OCR y va a añadir a cada campo un valor.

Por ejemplo, en caso de una factura de un proveedor donde ya hay un CIF, una forma de pago, una fecha de registro, etc., todos estos campos el sistema los va a ir reconociendo en el documento de manera automática, lo que nos permitirá ahorrar tiempo introduciendo a mano de la información.

Hay que tener en cuenta que, en una primera fase, hay que indicar al sistema donde se encuentra cada campo para que lo reconozca, pero una vez aprendida la primera de factura, las siguientes facturas que reciba ya van a ser reconocidas automáticamente.

Por lo tanto, Document Capture facilita la introducción de documentación dentro del Business Central.

Puede probar alguna de las soluciones comentadas de forma gratuita, ya que están disponibles desde la AppSourse:

Si tiene alguna duda o quiere que le ayudemos con la descarga escribanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto para ayudarle.

Añade funcionalidades de forma sencilla en Business Central a través de la AppSource

La nueva versión de Business Central nos permite agregar funcionalidades de manera muy sencilla a través de la APPSource.

¿Qué es APP Source?

APPSource es un portal en el que Microsoft ofrece un conjunto Apps que aportan funcionalidad adicional al estándar de Business Central. Estas Apps están desarrolladas por partners certificados y validadas por Microsoft.

En Active, hemos creado un departamento que se encarga de ir desarrollando apps continuamente con ciertas funcionalidades que detectamos que necesitan los clientes, además de incorporar como apps nuestro catálogo de soluciones complementarias a Business Central.

¿Qué Apps tenemos publicadas?

Actualmente, tenemos 7 aplicaciones propias disponibles ya en AppSource que se pueden descargar, instalar y probar de manera muy sencilla:

  • myDoc. Enlaza toda la documentación que se incorpore a Microsoft Dynamics 365 Business Central con la biblioteca del gestor documental SharePoint Online.
  • myReto. Permite generar automáticamente el registro de todas las operaciones realizadas con productos fitosanitarios. Compra y venta en España, importación UE/no UE, exportación UE/no UE, adquisición y aplicación de tratamientos.
  • myFacturae. Módulo de generación y entrega de facturación electrónica en formato PDF, XML o la automatización de la entrega de las facturas al la plataforma FACe de la administración pública.
  • myBuilding: Permite controlar todos procesos necesarios en la planificación y gestión de proyectos de las empresas del sector de la construcción e ingenieras, integrando así todas las áreas funcionales del negocio bajo una única plataforma.
  • myBuilding (Parque de maquinaria). Este módulo permitirá ampliar la funcionalidad que brinda myBuilding de forma que podrá gestionar tanto su parque de maquinaria propio, como la maquinaria que alquile a otras empresas, totalmente integrado con la planificación y gestión de sus proyectos de construcción.
  • myComisión. Solución para gestionar las comisiones de la empresa, tanto a nivel de ventas como a nivel de compras.
  • mySII. Módulo de generación y presentación de los libros del SII (Suministro inmediato de información).

 

¡Cada app dispone de información y manual de uso además de videos explicativos!

Accede a AppSource y prueba alguna de nuestras soluciones.

Si tiene alguna duda o quiere que le ayudemos a descargar alguna app, escribanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto para ayudarle.

Conozca todas las novedades de la última versión de Business Central

Desde Active, le invitamos a un taller online gratuito donde presentaremos las principales novedades de Microsoft Dynamics 365 Business Central(Dynamics NAV/Navision) y resolveremos todas las dudas de cómo realizar la transición a la nueva versión.

Veremos de forma práctica:

  • Mejoras en la integración: Word (Informes), Excel y Outlook.
  • Nuevas funcionalidades con Teams, Power Platform y Dataverse.
  • Cómo añadir funcionalidad de forma sencilla y probarla de manera gratuita a través del nuevo AppSource.

Además, resolveremos dudas respecto al uso de licencia:

  • Tipos de licenciamiento: On Premise y SaaS.
  • ¿Desaparece el cliente de escritorio?
  • ¿Puedo seguir utilizado mi licencia?
  • ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de migrar?

¿No conoces Business Central?

Business Central es el ERP de Microsoft para pymes que se adapta a las necesidades de cada organizaciónEs una solución de gestión todo en uno que permite controlar y gestionar las operaciones desde el inventario hasta los procesos de producción, gestión de proyectos y distribución. Ofrece opciones de implementación en la nube, locales e híbridas.

Ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos a través de:

  • La conexión e integración de todos los departamentos.
  • Tareas y flujos de trabajo automatizados, todo dentro de la interfaz familiar de aplicaciones de Microsoft como Word, Outlook y Excel.
  • El análisis de negocios con herramientas de Business Intelligence.

No te pierdas este taller, regístrate aquí o contacta con nosotros.

Beneficios del uso de la tecnología para las empresas

En un entorno lleno de incertidumbre y altamente competitivo, las empresas se ven obligadas a invertir en nuevas tecnologías y transformar su organización. Esta transformación digital se puede llevar a cabo en todas las áreas de una empresa para conseguir ser más eficientes, productivos e incrementar su rentabilidad.

¿Cómo ayuda el uso de la tecnología a las empresas?

Facilidad a la hora de tomar decisiones. Gracias al uso de las herramientas de análisis de datos o Business Intelligence como Microsoft Power BI, las empresas pueden acceder a la información que necesiten en tiempo real y analizarla de manera más eficiente, lo que permite agilizar la toma de decisiones.

Aumentar las ventas. Contar con una buena herramienta de CRM como puede ser Microsoft Dynamics 365 Sales, permitirá al equipo comercial:

  • Poder tener informado todo el ciclo de venta.
  • Priorizar la atención de las oportunidades más interesantes o con más posibilidad de cierre.
  • Tener una visión 360º del cliente, lo que significa conocer todas las acciones que se han llevado con él anteriormente.
  • Disponer de una aplicación móvil en la que poder reportar fácilmente la información desde cualquier lugar y hora.

Aumento de la productividad. Tener un único sistema de gestión, como Business Central (ERP de Microsoft), permitirá la conexión e integración de la información entre todos los departamentos de la empresa, es decir, todos los empleados que trabajan con la misma herramienta puedan acceder a la misma información evitando cruces de esta, consultas y duplicidades, ya que los datos se registran una sola vez y todos lo conocen. Gracias a esto, hay un incremento de la productividad y también una optimización de los procesos dentro de la organización.

Ahorro de tiempo. El uso de herramientas como Power Apps o Power Automate, permite realizar un mejor aprovechamiento del tiempo y ahorro de costes, gracias a la simplificación de los procesos de gestión y a la automatización de tareas.

Mejora la comunicación interna y externa. Contar con una herramienta como Microsoft Teams, permite mejorar la comunicación tanto con los miembros de un equipo como con los clientes, socios, proveedores y potenciales. Además, si se dispone de una intranet en la que almacenar todos los documentos corporativos, evitará duplicidades y pérdida de archivo, además de errores entre las diferentes áreas de la empresa.

 

Si está buscando cuál es la herramienta que mejor se adapta a su empresa, puede solicitarnos más información a info@grupoactive.es  y le ayudaremos a buscar la solución más adecuada para su organización.

Nueva oferta de cursos Business Central (Dynamics Nav)

Su empresa se gestiona con Business Central (Dynamics NAV(Navison))? Sáquele el máximo rendimiento a la herramienta con nuestra oferta de cursos.

Nuestros cursos parten de las necesidades de formación que detectamos en las empresas. Conocer la funcionalidad de los diferentes módulos es fundamental para obtener el máximo rendimiento del sistema ERP.

¿A quién va dirigidos?

A profesionales que utilicen en su día a día el ERP Business Central (Dynamics NAV o Navision).

Todos nuestros cursos pueden ser bonificables a través de FUNDAE. 

Consulta aquí las próximas fechas y módulos.

¿No encuentras el curso que buscas? ¿No te encajan las fechas?

Hemos impartido cursos de activos fijos, esquema de cuentas, análisis por dimensiones y presupuestos, etc.

Coméntanos tu situación y nos pondremos en contacto contigo. Tenemos una amplia experiencia en formación y contamos excelentes profesionales certificados.

¡También impartimos cursos in-company!

Escríbenos a info@grupoactive.es o llámanos al 674 340 810.

Cierre Contable y Análisis Financiero con Business Central

Se acerca el fin de año, fechas muy importantes para cualquier departamento de Contabilidad. Todas las compañías deben realizar el cierre del ejercicio contable y el cierre fiscal para presentar los resultados del año. Si eres usuario de Microsoft Dynamics 365 Business Central, te dejamos aquí un pequeño resumen de los pasos a seguir.

Cierre contable

  • Crear nuevo ejercicio
  • Fijar Cierre ejercicio actual (el sistema permite nuevos asientos)
  • Ajuste de divisas
  • Variación de existencias
  • Amortización del Inmovilizado
  • Registrar Asiento de Regularización (Cuentas 6X y 7X contra 129X)
  • Suma cuentas 6X y 7X y la diferencias va a la 129X
  • Asignar nº de asientos periodo (incluir UXX/XX/XX fecha cierre Asto. Regul.)
  • Imprimir Diarios, Sumas y Saldos, Balances y Ctas. de Resultados.
  • Habilitar nuevas fechas de registro para el nuevo periodo

Análisis por dimensiones

¿Qué es una dimensión?

Una dimensión no es más que un punto de vista para ver la contabilidad Nos permite asignar costes e ingresos en grupos homogéneos. En definitiva, son filtros de información contable que nos permite visionarla a efectos de toma de decisiones

Algunos ejemplos:

  • Departamentos
  • Programas
  • Tipo de Cliente
  • Zona geográfica

Como se utiliza en Microsoft Dynamics 365 Business Central

  • Dar de alta las dimensiones y sus diferentes valores
  • Asignar a tablas maestras
  • Establecer restricciones
  • Crear Vistas de Análisis
  • Obtener Vistas de Análisis y Exportar a Excel

En Active somos conocedores de la importancia de la formación, ya que ayuda a los empleados a conocer nuevas funcionalidades y características que les son de gran utilidad en sus tareas diarias. Debido a esto, llevamos a cabo diferentes formaciones de forma periódica sobre funcionalidades de Business Central/Navision y herramientas de Microsoft 365.

Si quieren recibir más información acerca de cursos, contacten con nosotros en info@grupoactive.es.

Nueva oferta de cursos: septiembre-diciembre 2021

¡Saca el máximo provecho a las herramientas de Microsoft con nuestros cursos!

En Active, tenemos una amplia experiencia en formación y contamos excelentes profesionales certificados. Ofrecemos cursos de Power BI, Business Central, y varias herramientas de Office 365. Todos nuestros cursos son bonificables a través de FUNDAE.

Consulte aquí las próximas fechas y temarios de cursos:

Power BI

Herramientas Microsoft 365

Business Central

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Coméntanos tu situación y nos pondremos en contacto contigo.