Tecnología para el sector Retail: la importancia de contar con el sistema de gestión adecuado

Nuestra experiencia como consultores

En Active, contamos con más de 30 años de experiencia ayudando a todo tipo de empresas del sector retail a mejorar los procesos de gestión diarios, reducir costes y obtener un mayor control sobre su negocio.

Durante nuestra trayectoria, nos hemos encontrado con diferentes problemáticas en las tecnologías usadas en el día a día de las empresas de retail. Pero, es importante mencionar que hemos detectado que existe una problemática común, y es que la mayoría de las empresas cuentan con diferentes herramientas para gestionar cada área del negocio, haciendo imposible una omnicanalidad real.

Otras problemáticas con las que nos encontramos son dificultades para:

  • Conocer el stock (incapacidad de reaprovisionar de forma eficiente): roturas en unos establecimientos y exceso de mercancía en otros, sobre todo en fechas clave como Black Friday, navidad, rebajas…
  • Realizar cálculos de la previsión de la demanda: conocer las intenciones de compra de los clientes, ayudar a calcular el stock del almacén, preparar la tienda física, online o diseñar una promoción adecuada.
  • Consultar información en tiempo real, lo que repercute en poca capacidad de acción. Tener el control en la palma de la mano es imprescindible para la toma de las decisiones.
  • Ofrecer experiencias o recomendaciones personalizadas a clientes: gestión de fidelización.
  • Dar salida a mercancía fuera de temporada, por no tener un sistema que permita realizar una venta cruzada o promociones tipo Mix & Match.
  • Realizar click and collect: los clientes esperan poder realizar un pedido en online y recibirlo en casa o bien, pedir un articulo indisponible en tienda y recogerlo en otro establecimiento.
  • Contar con dispositivos móviles en tienda. Es esencial poder disponer de un software TPV multidispositivo, de igual forma que dotar al personal de dispositivos móviles para la gestión de almacenes.
  • Implementar nuevas tecnologías, debido a que normalmente cuentan con sistemas aislados y obsoletos.

¿Cómo elegir el sistema de gestión adecuado para el Sector Retail?

A continuación, le damos 12 consejos a tener en cuenta, en base a nuestra experiencia como consultores, para elegir el sistema de gestión más adecuado para su empresa:

  1. Elegir un sistema que permita unificar la gestión del negocio desde un mismo sistema, donde los TPV físicos, eCommerce y el ERP estén desarrollados en una única base de datos y comunicados en tiempo real (un paso más allá de la omnicanalidad à comercio unificado). Esto permitirá trabajar de forma ágil con todas las áreas de la empresa (stock, ventas, compras, contabilidad, almacén, tiendas…), lo que hará ser más efectivo y reducir costes.
  2. Que permita gestionar diferentes negocios y marcas. Muchas empresas cuentan con diferentes negocios y necesitan, para cada uno de ellos, un software diferente.
  3. Elegirlo pensando en el usuario final: Ha de ser una aplicación intuitiva y fácil de usar. Que facilite al personal de tienda herramientas que les permitan realizar ventas ágiles: tablet o teléfono móvil para acompañar al cliente en su compra en tienda, incluido el proceso de pago. Ayúdales a hacer venta cruzada y aumentar el ticket medio de tus clientes.
  4. Que permita aplicar diferentes tipos de promociones, desde puntales para dar salida a una línea de productos concreta o estacionales como la temporada de rebajas, y que las ofertas puedan ser diversas, como descuentos multicompra o Mix & Match.
  5. Que ofrezca al cliente una experiencia de compra única. El software de gestión ideal ha de ser capaz de identificar al cliente y ofrecerle ofertas y promociones personalizadas o recomendaciones basadas en su historial de compras.
  6. Que permita extraer información de forma fácil y en tiempo real, poderla cruzar con tendencias de mercado, hacer previsiones basándose en datos reales, esto permitirá a los responsables poder tomar mejores decisiones.
  7. Que disponga de actualizaciones de versión automáticas, esto permitirá evitar hacer grandes inversiones en cambios de versión o nuevos sistemas además de poder tener contempladas cualquier normativa o cambio legal que se pueda producir
  8. Sistema estable y probado que cuente con una metodología de implantación, ya que es un proceso muy delicado e importante para la compañía.
  9. Evitar fabricantes y empresas pequeñas para asegurarnos que pase lo que pase, otra empresa podría dar soporte y servicio.
  10. Que permita integraciones o implementación de diferentes tecnologías: con los dispositivos que se dispongan, lectores de códigos de barra, gestión de stocks con RFID, etiquetas electrónicas, inteligencia artificial
  11. Escalable, que permita a la empresa crecer sin tener que cambiar o adquirir un nuevo sistema.
  12. Contar con un proveedor tecnológico 360º, facilitando acceso a soporte, desarrollo y actualización como ayuda en la adquisición de cualquier hardware específico que la empresa necesite o incluso la digitalización de la documentación física.

¿Qué recomendamos desde Active?

Le invitamos a visualizar el siguiente vídeo para descubrir nuestra recomendación del software que permite gestionar todos los departamentos de la empresa en una única plataforma 👇

Pulse aquí para visualizar el vídeo: Sector Retail : Aplicar la tecnología a la gestión real de la empresa

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¿Por qué es importante realizar copias de seguridad en las empresas?

Actualmente la información es un activo clave para todas las empresas, y por lo tanto una de las decisiones más importantes que se debe tomar es cómo garantizar la seguridad de estos datos ante cualquier incidente que pueda surgir ya sea un ataque que pueda exponer datos confidenciales como un incendio u otro tipo de desastres. 

Independientemente del tamaño de la empresa o del sector al que pertenezca, es de vital importancia disponer de un sistema fiable de backup que pueda asegurar la recuperación de la información ante cualquier problema, así como la continuidad de su actividad empresarial en todo momento.  

¿Qué es y para qué sirve una copia de seguridad? 

Una copia de seguridad o un backup es una copia que se realiza frecuentemente a los datos, archivos o información crítica. Se hace con el objetivo de mantener los datos en un entorno seguro y poder recuperarlos en cualquier momento, ya sea por un ataque informático, malware, robo de identidad etc, que haga comprometer su información.

Razones y ventajas: 

Realizar una copia de seguridad es una parte muy importante de la seguridad informática de una empresa, ya que sin esta la empresa corre el riesgo de perder toda su información, lo que a su vez va a afectar de manera negativa al desarrollo empresarial provocando la interrupción de su actividad, así como a su reputación. 

Además, otra razón es cumplir con la legislación vigente, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en relación con la protección de datos e información personal que tienen a su alcance las empresas.  

Por lo tanto, contar con un sistema eficiente de backup en la empresa tiene muchas ventajas, entre las cuales podemos destacar: 

  • Disponibilidad y rápido acceso a los datos. Disponiendo un buen sistema, podrá tener acceso a toda la información en cualquier momento, y en caso de incidentes poder recuperarla en el menor tiempo posible.  
  • Seguridad de la información y de la actividad empresarial. Gracias a las copias de seguridad, las empresas pueden garantizar la continuidad de su negocio ante cualquier situación de emergencia. 
  • Ahorro de tiempo y de costes de backups físicos.  
  • Optimizar el proceso de migración de datos. En caso de querer migrar los datos. Cambiar los equipos informáticos, etc. 
  • Datos almacenados fuera de la empresa, lo que permite tener más espacio en los servidores y garantizar la seguridad ante cualquier problema. 

¿Cuál es la mejor manera de hacer una copia de seguridad? 

No existe una única solución e ideal para realizar copias de seguridad, esto depende de la estructura, características y necesidades de cada empresa.  

No obstante, una de las opciones más seguras es hacer copias de seguridad online, es decir, en un servidor basado en la nube en una ubicación remota, externa a la empresa. Actualmente, es una de las soluciones más modernas y un método de protección segura tanto para pymes como grandes empresas.  

Además, otra cuestión a tener en cuenta, en caso de ya estar realizando copias de seguridad, es dónde está la información almacenada y cómo. Por lo tanto, es necesario contar con un plan A, B y C en la protección de los datos para garantizar la continuidad de la actividad después de sufrir cualquier tipo de incidencia. 

¿Qué le ofrecemos desde Active? 

En Active contamos con myCloud Backup, la solución completa tanto para empresas pequeñas como medianas.  

Gracias a esta solución podrá tener almacenada toda su información en un servidor remoto, realizando su transmisión a través de Internet desde la empresa hasta el centro de datos, siempre garantizando la máxima seguridad. 

¿Tiene dudas acerca de cómo proteger la información y aplicaciones de su empresa? Contacte con nosotros 👇
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¿Necesitas una solución para cumplir lo dispuesto en la Ley Crea y Crece sobre facturación electrónica?

Gracias a la digitalización hemos conseguido transformar y optimizar muchos de los procedimientos en el ámbito empresarial. El próximo paso será universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.

El pasado 15 de Septiembre se aprobó definitivamente en el Congreso la Ley Crea y Crece. Dicha ley se publicó en el BOE el día 29 de Septiembre y queda lista para su entrada en vigor en un plazo temporal de 20 días, a excepción de algunas disposiciones.

La lucha contra la morosidad es un punto clave de esta ley.

Por un lado, se indica que todas aquellas empresas que no cumplan con los plazos de pago, no podrán beneficiarse de subvenciones públicas y por otro lado y, siguiendo en la línea de la lucha contra la morosidad y el control de pagos, se instaura de forma obligatoria la facturación electrónica en España. Esta obligación se hace extensible a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, sin excepción.

Los tiempos que se han fijado para su implementación en el BOE son los siguientes:

  • Plazo de un año desde la publicación de la ley en el BOE para Empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros
  • Plazo de tres años para el resto de empresas.

¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico.

La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica, igual que la de papel, sirve para justificar ciertas operaciones financieras.

Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico.

Sin embargo, la expedición de la factura electrónica está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales de papel.

¿CUÁNDO ES OBLIGATORIA LA FACTURA ELECTRÓNICA Y CÓMO GESTIONARLA?

En nuestro país están obligados a emitir facturas electrónicas: los autónomos y negocios sólo cuando presten servicios a las administraciones públicas.

La norma entró en vigor el 17 de enero de 2014, aunque el artículo 4, sobre obligaciones de presentación de factura electrónica, entró en vigor el 15 de enero de 2015 fecha a partir de la cual todas las Administraciones Públicas (AAPP) tienen que recibir de forma obligatoria las facturas de sus proveedores por vía electrónica.

Tan sólo podrán quedar excluidas de la obligatoriedad las facturas con importe inferior a 5.000 euros y las destinadas a servicios en el exterior.

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas y permite presentar estas ante cualquier órgano de la Administración General del Estado.

Asimismo, esta plataforma también ofrece servicios para que las empresas privadas puedan emitir facturas de forma electrónica en sus relaciones con otras empresas privadas.

Y aunque ahora es opcional, ya existe un anteproyecto de ley en trámite, que plantea implementar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales.

Para remitir facturas de este tipo, las empresas privadas pueden hacerlo mediante un programa de facturación informático o bien mediante un prestador de servicios.

Es importante es que estos documentos se firmen debidamente con el certificado electrónico correspondiente.

VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

La factura electrónica ha llegado para quedarse y marcará un antes y un después en el día a día de las empresas.
Estas son algunas de las ventajas que podemos señalar:

  1. Ahorro económico: ahorras costes de impresión y envío postal de las facturas en papel.
  2. Se acortan los tiempos de tramitación: con la factura electrónica los trámites que se derivan de la recepción y aprobación de las facturas se reducen considerablemente y por lo tanto, el cobro es mucho más ágil.
  3. Menos posibilidades de fraude: como no se manipula el documento, las posibilidades de realizar alguna acción fraudulenta son mínimas.
  4. Menor impacto medioambiental: no tener que imprimir ni transportar las facturas, permite minimizar el impacto medioambiental.
  5. Los errores humanos se reducen: la automatización que se deriva de la factura electrónica reduce casi al mínimo las probabilidades de cometer errores a la hora de introducir los datos y enviar la factura.
  6. No es necesario espacio físico para su almacenamiento: las facturas digitales se almacenan en el propio sistema.
  7. Localización y acceso a las facturas mucho más ágil: la facturación electrónica permite una mejor organización digital de las facturas que permite poderlas localizar de forma mucho más sencilla dentro del sistema con tan sólo un par de clics en el ordenador.
  8. Menos posibilidades de extravío: Los medios digitales utilizados generan un certificado electrónico que garantiza el envío por estos medios y su recepción queda garantizada. También es importante señalar que al no haber intermediarios, la posibilidad de extravío es mínima.

ACTIVE PONE A TU DISPOSICIÓN MYFACTURAE: Solución de Factura Electrónica para Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV/Navision)

MyFacturae es una solución modular que ofrece la posibilidad de comunicación directa con la plataforma FACe para envío de facturas.

Los diferentes tipos de módulos que ofrece MyFacturae son los siguientes:

  • myFacturae PDF: Sirve para generar y mandar a tus clientes las facturas en formato pdf como un archivo adjunto  firmado digitalmente.
  • myFacturae XLM: En este caso la factura se genera en formato XML con firma digital y siguiendo los estándares que requiere la Agencia Tributaria.
  • myFacturae FACe: A través de este módulo se pueden enviar las facturas y algunos PGE automáticamente desde Business Central al portal FACe (portal de la Administración Pública).

Además, te permite realizar un seguimiento en cuanto a la recepción y gestión de estas facturas desde tu propio ERP.

También es importante destacar que myFacturae puede utilizarse tanto para clientes del sector privado como para entidades públicas:

  • Sector privado: A través de esta solución puedes enviar masivamente y de forma automática tus facturas a todos tus clientes de forma muy sencilla desde Business Central y todas ellas firmadas con su correspondiente certificado digital.
  • Sector público: Myfacturae te permite enviar automáticamente las facturas destinadas a la administración pública desde Business Central al portal FACe. También puedes enviar otros archivos PGE. Además de disponer en caso que lo necesite la conexión automática con FACeB2B. También te ofrece la posibilidad de una conexión automática con FACeB2B.

Prepárate para cumplir la ley Crea y Crece

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Power Apps: La herramienta para crear sus propias aplicaciones corporativas

 

Power Apps es una herramienta de Microsoft, que permite crear aplicaciones empresariales con la posibilidad de conectarse a los datos de su negocio (ERP, CRM y cualquier herramienta de Microsoft 365), para consultar información de forma rápida y sencilla.

Se trata de una aplicación fácil de utilizar, sin necesidad de tener conocimientos de programación.

Algunas ideas de uso para la empresa

A continuación, algunas ideas donde se puede utilizar Power Apps para ahorrar tiempo y ser más productivo.

  • Actualización de datos en un Excel sin tener que facilitar el Excel a todo el equipo.
  • Gestión de incidencias, permitiendo a los clientes visualizar el estado de su solicitud.
  • Gestión de cambios de equipo (Pc, móviles, etc), permitiendo la comparación de diferentes marcas, la gestión de la solicitud y su aprobación por el responsable superior.
  • Gestión de cualquier solicitud, ya sea vacaciones, ausencias, compras, gastos, reserva de salas o recursos… con sus correspondientes flujos de aprobación.
  • Actualización de información de la ficha de un producto que esté en el ERP, permitiendo al usuario la edición sin necesidad de acceder al sistema.
  • Vista 360º Cliente, permitiendo recopilar los datos capturados a través de distintas fuentes como, por ejemplo: CRM, web, encuestas…
  • Control de fichaje, permitiendo a los empleados que trabajan fuera de la oficina, abrir la app para registrar la jornada. Además, existe la posibilidad de añadir el envío de recordatorios.
  • Estudio de inventario, permitiendo visualizar el inventario y tiendas o almacén/es, pudiendo detectar de forma sencilla cuántos productos necesitan reposición. Incluido la posibilidad de recibir alertas por email.
  • Product Challenge, una app en la que el departamento de diseño de producto presenta varias ideas de productos /diseños futuros, permitiendo al resto del equipo pode revisar y votar los mejores.

¿Cuándo usar Power Apps y cómo acceder?

No existe una APP para todo, así que Power Apps es ideal para automatizar los procesos diarios repetitivos sobre los cuales se invierte mucho tiempo. Sin embargo, previamente es necesario diseñar el proceso para ver qué datos son necesarios conectar o qué aplicaciones y ver si es posible realizarla.

Para acceder a la herramienta, hay que hacerlo a través de Microsoft 365 (Office 365).

Aprende a utilizar Power Apps

Desde Active ofrecemos diferentes talleres gratuitos y cursos donde puede aprender a utilizar Microsoft Power Apps así como conocer sus utilidades y ventajas.

Además, puede visualizar el siguiente vídeo donde explicamos cómo puede crear su propia aplicación utilizando la herramienta Power Apps.

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¡5 consejos para que el Black Friday sea todo un éxito!

Se acerca una de las temporadas de compras más significativas para los minoristas de todo el mundo. Esta semana empieza el Black Friday, uno de los días más importantes de la temporada navideña.

Muchos compradores esperan a estas fechas para adquirir regalos al mejor precio, lo que provoca un pico muy corto, pero muy alto en las ventas, por ello es esencial estar preparado en todos los frentes para evitar problemas que causen pérdidas de clientes.  

¡En base a nuestra experiencia, te dejamos estos 5 consejos para que el Black Friday sea todo un éxito!

1. Promociona tus ofertas

Los precios con descuento serán el factor número uno que llevará a los clientes a tu tienda en esta temporada navideña. Es importante asegurarse que los compradores estén al tanto de las ofertas que ofreces.

Publica tus ofertas en todas tus plataformas sociales, y no te olvides de vincularlo todo a tu web. Hoy en día, las redes sociales como Instagram, Facebook y TikTok, ofrecen funcionalidades promocionales bastante sofisticadas que permiten dirigirse a una gran cantidad de clientes potenciales con anuncios. Puedes establecer una serie de parámetros, como la ubicación, el sexo, la edad y las preferencias. Si conoces muy bien tu mercado objetivo, existen grandes oportunidades, especialmente durante la temporada navideña, cuando las personas están particularmente abiertas a recibir sugerencias.

2. Fideliza a nuevos compradores

Aprovecha la oportunidad del Black Friday para que más personas se registren en tu lista de correo electrónico. Ofrece una oferta especial por suscribirse a tu newsletter y así poder promocionar futuras ofertas durante el resto de la temporada navideña.  

3. Equipa bien tus tiendas

El Black Friday es conocido por la cantidad de gente que sale a comprar, esto puede provocar grandes filas en tus tiendas. Para evitarlo, debes asegurarte de tener suficientes dispositivos POS, los móviles son una gran idea para atender a las personas que están esperando. Además, recuerda tener un plan B en caso de que algo deje de funcionar, ¿tus dispositivos de punto de venta están equipados para hacer frente a cortes de red? Los mejores sistemas POS funcionan tanto en línea como desconectados, lo que permite seguir vendiendo incluso cuando la conexión a la red no funciona. 

4. Forma a tu personal

Podrás evitar muchos problemas si tu personal está bien preparado. Proporciona a tus empleados herramientas para hacer frente a imprevistos y ten un plan para lidiar con situaciones incómodas. Dales toda la información que necesitan para responder a las preguntas de los clientes. Tener un guion con respuestas e información también hará que tu personal se sienta más cómodo promocionando y vendiendo. Un bien tip es tener algunos empleados adicionales en las colas y otros dedicados únicamente a mantener la tienda ordenada durante el caos. El Black Friday puede ser caótico y angustioso, pero si todos hacen lo mejor, puede convertirse en un gran comienzo para la temporada navideña.

5. Comprueba tu sistema

Asegúrate de contar con un sistema integrado que cubra todas las necesidades de tu negocio y desde el que puedas controlar: 

  • La oficina central (Contabilidad y finanzas, Administración del inventario y almacenes, Marketing y CRM, Informes y analíticas) 
  • La gestión de abastecimiento (Configuración del TPV y establecimientos, Administración de precios, ofertas y tarjetas de descuento, Reaprovisionamiento automático, Fidelización de clientes, Gestión de empleados) 
  • Las tiendas (TPV/ TPV móvil, Click and Collect, Gestión de stock, Interacciones del personal con ventas cruzadas, Inventario móvil) 
  • Que ofrezca soluciones de omnicanalidad que permitan integrar tus canales para que la experiencia de compra de tus clientes sea satisfactoria. 

LS Central ofrece todas estas funcionalidades, además de contar con configuraciones avanzadas como ofertas, descuentos y campañas, permitiendo todo tipo de promociones: porcentaje de descuento en la segunda unidad, ventas cruzadas, códigos de descuento en ecommerce con fecha y hora de activación, entre otros.  

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¿Conoces Power Automate?

Power Automate es la herramienta de Microsoft con la que podrás convertir las tareas repetitivas en flujos automatizados de manera sencilla, sin necesidad de conocimientos de programación.

A continuación, te damos algunas ideas de posibles usos de Power Automate:

  • Recibir una notificación push cuando reciba un correo electrónico del jefe y esté fuera de la oficina.
  • Guardar datos adjuntos de ciertos buzones de correo electrónico de Office 365 en OneDrive para la Empresa.
  • Envíar cualquier solicitud de aprobación a un responsable:
  • Realizar flujos de aprobación de documentos y oportunidades de ventas.
  • Realizar flujos para realizar cualquier seguimiento a través correo electrónico.
  • Crear flujos para cualquier solicitud: viaje, reparación, alta de nuevo usuario, etc.

¿Quieres saber más? Aquí tenemos una guía de posibles usos de Power Automate para darte ideas.

Pero, ¿cómo empezar a usar Microsoft Power Automate?

Veamos un ejemplo sencillo:

Recibir una encuesta después de haber impartido un curso a través de un formulario (Microsoft Forms) y enviar una notificación por correo electrónico al formador para que acceda a los resultados.

Lo primero que necesitamos hacer es acceder a Power Automate. Desde Microsoft 365 (Office 365) se podrá acceder a Power Automate:

Si no aparece, consúltanos aquí, ya que es posible que tu licencia de Microsoft 365 no tenga Power Automate incluido, y en caso de no disponer de cuenta de Office 365 te indicaremos cómo crear una de prueba gratuita.

En la misma pantalla de inicio de Power Automate ya aparecen posibles flujos de ejemplo de los que partir, o por el contrario, podemos crear uno nuevo. Para ello, accedemos a “Crear” -> Flujo de nube automatizado, ya que nuestro flujo lo ejecutará un desencadenador, que en este caso es la acción de recibir una respuesta a través de un formulario.

Tras esto, indicamos el nombre de nuestro flujo: “Ejemplo encuesta curso” y el desencadenador, que en nuestro caso es “cuando se envía una respuesta de Microsoft Forms.”

Pulsamos “crear” y ¡listo! Ya tenemos nuestro flujo creado. Nos aparece una pantalla como esta:

En la cual debemos seleccionar el formulario que tenemos previamente creado en Microsoft Forms y que desencadenará el flujo:

Ahora nos queda que nos notifique a través de mail que alguien ha cumplimentado el cuestionario, para ello, pulsamos en “Nuevo paso”:

En este paso almacenaremos las respuestas obtenidas en el forms, y lo haremos de esta forma: Buscamos Microsoft Forms – Obtener los detalles de la respuesta.

Y por último añadimos el paso de notificar por email. Buscamos en el buscador “Outlook” y seleccionamos la opción de enviar correo electrónico:

Ya sólo quedaría indicar el usuario al que queremos notificar, el asunto y el cuerpo del mensaje. Tanto en el asunto como el en el cuerpo del mensaje se puede recuperar cualquier campo del formulario como se puede ver en el ejemplo.

Ya tendríamos nuestro flujo creado, podríamos probarlo manualmente, si accedemos al formulario y rellenamos una respuesta. El flujo nos avisará de cualquier error que hubiese.

¿Quieres aprender más acerca de Power Automate?

Consulta las fechas de nuestros próximos talleres gratuitos y cursos bonificados por Fundae.

Si ya dispones de algunos flujos y necesitas ayuda para crear nuevos o mejorarlos, no dudes en preguntarnos. Todos nuestros consultores están certificados por Microsoft.

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¿Qué es Microsoft Forms?

Microsoft Forms es la aplicación de Microsoft, incluida en la mayoría de planes de Microsoft 365 (Office 365) para la recopilación de datos diseñada para crear:

  • Formularios: recopilar información
  • Cuestionarios: para valorar conocimientos, pueden incluir respuestas correctas y puntuaciones.
  • Sondeos: para realizar consultas instantáneas a través de Outlook.

Una de las ventajas de esta aplicación es su gran facilidad de uso, además de que permite compartir todos los informes creados tanto con personas externas de la organización como internas.

Con respecto su uso, tanto los formularios como los cuestionarios se crean de la misma forma, lo que varia es la funcionalidad y las opciones de preguntas, ya que, por ejemplo, en caso de los cuestionarios se utilizan las preguntas de puntuación y/o valoración.

En cambio, la creación de los sondeos se realiza de una manera diferente. Se crea desde Outlook y el resultado se puede ver directamente en el forms ya que se crea automáticamente.

Veamos un ejemplo de cómo crear un sondeo:

1. Entramos en Outlook, abrimos un nuevo correo electrónico y en “insertar” encontraremos la opción de crear un sondeo

2. Al clicar en “Sondeo” abrirá la siguiente pestaña donde podremos personalizar nuestro sondeo según lo que queramos preguntar.

3. Una vez tengamos listo el sondeo, clicamos a “Siguiente” y se abrirá la siguiente ventana y podremos agregar el sondeo al correo electrónico y enviar a la persona que queramos que nos responda.

4. El resultado se puede ver en Microsoft Forms, que se crea automáticamente.

A continuación, veamos otro ejemplo de cómo se puede crear un formulario a través de esta herramienta.

¿Cómo podemos utilizar Microsoft Forms?

Acceder a Microsoft Forms través de este enlace: https://forms.office.com

Para empezar, tenemos la opción de crear un formulario o cuestionario:

  • Desde cero, accediendo a “Nuevo formulario” o “Nuevo cuestionario”
  • Podemos utilizar un formulario ya creado por nosotros o porque nos lo han compartido. En este caso, hay que copiar la plantilla de referencia y trabajar sobre el copiado.
  • También podemos optar por las plantillas que ya vienen predeterminadas en la herramienta, que las podemos encontrar en “Explorar plantillas”.

Ejemplo de cómo crear un formulario desde cero:

1. Accedemos a “Nuevo formulario” y se abrirá la siguiente pestaña para que podamos ir personalizando.

2.En la parte superior aparece la sección donde hay que insertar el título del formulario y una pequeña descripción que es opcional. Simplemente hay que clicar encima de “Formulario sin título”:

3. En la parte inferior nos aparece la opción de “Agregar nuevo”, aquí encontraremos las diferentes tipologías de preguntas que ofrece la herramienta. En esta explicación, vamos a ver las 4 opciones más utilizadas, pero si desglosamos encontraremos más.

Tipologías de preguntas:

En todas las tipologías de preguntas, tenemos la posibilidad de copiar la pregunta, eliminarla, cambiar su ubicación y/o fijar que sean de respuesta obligatoria. Además, cada opción de pregunta tiene sus propias opciones de personalización que se puede ver en los tres puntitos en la parte inferior derecha:

La primera pregunta es la de “Opción”, aquí tenemos la posibilidad de agregar tantas opciones de respuestas como queramos e incluso podemos incluir que se puedan marcar varias respuestas. En esta tipología, las opciones de personalización que tenemos son: poder ordenar las opciones aleatoriamente, añadir un menú desplegable o subtitulo, o agregar ramificación.

La segunda pregunta es la de “Texto”, es de respuesta libre y podemos elegir la extensión de la respuesta que queremos si larga o corta, y añadir restricciones.

La siguiente opción es la de “Calificación”, es la típica pregunta que podemos encontrar en los formularios de satisfacción. Esta tipología, nos permite añadir diferentes niveles de valoración y cambiar el “símbolo”. Además, hay la opción de agregar etiqueta, podemos fijar que el número 1 es “en desacuerdo” y el número 10 es “totalmente de acuerdo”.

Finalmente, la cuarta opción es la de “fecha” y esta pregunta es para cuando necesitamos que nos respondan con una fecha en concreto.

Personalización del formulario:

Una vez tenemos el formulario creado con todas las preguntas necesarias, tenemos la opción de personalizarlo accediendo a “Tema” donde nos saldrán diferentes diseños que podemos utilizar

Configuración del formulario:

Además, disponemos de diferentes opciones de configuración del formulario accediendo a los tres puntitos en la parte superior:

  • En “colaborar o duplicar” podemos compartir el enlace del formulario con otros usuarios (podemos fijar a qué usuarios queremos) y también podemos compartirlo como plantilla.

  • En “configuración” podemos fijar quien queremos que pueda contestar el formulario, las opciones de respuesta o si queremos recibir una confirmación de respuesta.

Vista previa del formulario:

Antes de enviar el formulario, tenemos la posibilidad de tener una “vista previa” del mismo según el dispositivo: pc o móvil

Recopilación y visualización de respuestas

Por último, para la recopilación de las respuestas, accedemos a “recopilar respuestas” y tenemos diferentes maneras de hacerlo: compartir el enlace, generar un código QR, etc. Podemos personalizar quien queremos que responda el formulario, si cualquier usuario o solamente personas especificas o de la organización, etc.

Para la visualización de las respuestas, accedemos a “Respuestas” y tenemos la opción de ver los datos obtenidos en un resumen en tiempo real o a través de Excel.

 

¿Desea más información sobre Microsoft Forms o conocer más sobre las otras soluciones que ofrece Microsoft 365? 👇🏻

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¿Son todas las soluciones de escritorios virtuales iguales?

Existen en el mercado diferentes opciones de escritorios virtuales de diferentes proveedores, como Amazon, Microsoft, VMware, Citrix…

Pero requiere de ciertas configuraciones para que sea un solución completa y segura para la empresa, además de ser práctica a la hora de ponerla en marcha.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir la solución más adecuada para la empresa?

Lo primero es recoger todas las necesidades que la empresa tenga, es decir a que aplicativos necesita acceder, si los usuarios utilizan office o no, cómo es el sistema de acceso a ficheros que realizan actualmente, para dimensionar los recursos que se deben contratar, pero además es muy importante tener en cuenta aspectos como:

  1. Seguridad: Los empleados necesitan trabajar y acceder con datos corporativos y usar diferentes herramientas como los navegadores o el correo electrónico, fuente de muchas ciberamenazas, por lo que la solución que se seleccione recomendamos que cuente con seguridad de red y perimetral, protección endpoint, protección específica contra ransomware y filtrado de contenidos a la hora de navegar, evitando que el empleado acceda a páginas que no necesite para trabajar.
  2. Facilidad de uso: Es importante que el usuario pueda tener acceso a un escritorio corporativo donde disponga de todas las aplicaciones empresariales como el sistema de gestión ERP, CRM, ficheros, office, etc. Además de la personalización de la apariencia del sistema con el fondo corporativo y los accesos rápidos en el escritorio.
  3. Sistema de Backups: recomendamos que la solución cuente con un sistema de backups incluida, ya que con ello ante cualquier incidencia, podremos conocer el tiempo de recuperación y puesta en marcha.

Ventajas de utilizar una solución de escritorios virtuales diseñados para la empresa:


Movilidad

Los empleados, sólo necesitarán conexión a internet para trabajar, independientemente del dispositivo que utilicen pudiendo reutilizar sus ordenadores actuales.

Siempre Actualizado

Cualquier actualización o instalación de un nuevo software, se realiza de forma centralizada y se replica para todos los usuarios, evitando así el tiempo empleado en las actualizaciones individuales en cada pc.

Ahorro

Ya no es necesario contar con ordenadores de última generación que dependan de las capacidades de los sistemas que se utilicen, ya que el usuario trabaja con la capacidad y velocidad del escritorio en la nube.

Además existe un ahorro de tiempo importante, ya que normalmente cuando tenemos una nueva alta de un empleado, necesitamos de un equipo de sistemas (sea interno u externo que prepare el equipo, realice instalaciones etc. Y con esta solución en pocos minutos tenemos habilitado el acceso al entorno de trabajo.

Seguridad

El disponer de un sistema de backups garantiza la disponibilidad de los datos en todo momento ante cualquier incidente que pueda ocurrir.

Nuestra recomendación, mycloudBusiness, solución de escritorios virtuales preparados para las empresas:

Nuestra solución incluye:

  • Escritorio virtual en la nube por usuario.
  • Seguridad de red y perimetral.
  • Protección endpoint de última generación.
  • Protección específica contra ransomware.
  • Navegación segura con filtrado de contenidos.
  • Backup administrado.
  • Servidor de base de datos incluido.
  • Personalización de la apariencia sistema.
  • Monitorización del sistema.
  • Soporte administrado.
  • Licencias incluidas: Windows Server, Remote Desktop Services, Citrix XenDesktop y NetScaler VPX compartido.

¿Cómo traspasar los puestos de trabajo a la nube?

En Active realizamos el traslado de los equipos de los empleados a la nube, convirtiéndolos en puestos de trabajo virtuales. Así mismo, gestionamos los servidores de bases de datos, de correo y de ficheros en nuestra nube privada.

Dejamos preparada la solución para gestionar las altas y baja de los empleados, evitando con la ventaja de ahorrar costes y tiempo realizando instalaciones en los PCs de forma local.

Para más información sobre myCloudBusiness 👇

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¿Cómo proteger su web y aplicaciones frente a ciberataques?

Los ciberdelincuentes suponen una amenaza

Organizar ataques es cada vez más sencillo, hoy en día basta con implementar bots que encuentren una forma de entrar en el sistema para que los atacantes puedan obtener datos confidenciales de los clientes, como los datos de pago. También pueden recurrir al relleno de credenciales para vulnerar las cuentas de los clientes y realizar compras fraudulentas, amenazarlos con ransomware o simplemente desconectarlos.

¿Por qué es importante protegerse frente a ciberataques y cómo?

Cualquier empresa que tenga servicios de venta online, gestión de reservas, portales de clientes/pacientes, web service, etc., debe ofrecer la máxima disponibilidad para que los clientes pueden acceder a los servicios siempre que quieran.

Pero estos servicios en la web también deben ser seguros, ya que se manipulan datos sensibles de clientes y tarjetas, que representan un objetivo muy tentador para los hackers.  

Las empresas deben tomarse la seguridad en serio, pero también necesitan contar con sistemas que no afecten de manera negativa el rendimiento del sitio web o de la plataforma, ni a la experiencia de los clientes.  

Con respecto la protección, recomendamos una solución Web Aplication Firewall (WAF), que ofrezca cobertura aérea y proteja las aplicaciones web y las API de los ataques conocidos y desconocidos. (de “día cero”).  

Estas son algunas de las características de protección que aporta una solución WAF: 

  • Seguridad de aplicaciones web (ecommerce, web de reservas, portales de acceso a usuarios, etc.) 
  • Protección frente ataques de denegación de servicio (DDoS). 
  • Protección contra el robo de datos salientes. 
  • Registro, supervisión y generación de informes. 
  • Localización y remedio de vulnerabilidades automáticos. 

Más información

En Active somos especialistas en soluciones de ciberseguridad para la empresa, nuestro objetivo es disminuir al máximo las posibilidades de este tipo de ataques, por lo tanto, ante cualquier inquietud, no dude en contactarnos.

Además, ¿desea conocer más detalles sobre esta solución? Solicítanos la grabación de nuestro taller online sobre por qué y cómo proteger su web y aplicaciones ante ciberataques 👇
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Digitalización en la industria cárnica: la importancia de seleccionar el sistema de gestión adecuado

Nuestra experiencia como consultores

En Active, contamos con más de 30 años de experiencia ayudando a todo tipo de empresas de la industria cárnica a optimizar los procesos de gestión diarios, reduciendo costes y cumpliendo con la normativa.

Durante nuestra trayectoria, nos hemos encontrado una problemática común, la mayoría de empresas cuentan con diferentes herramientas o realizan sus procesos en papel, de manera manual, para gestionar cada una de sus áreas, desde los procesos de producción, contabilidad, análisis de costes, hasta el control de la calidad.

Dentro de los problemas, que generalmente vemos, podemos destacar:

  • Sistemas de gestión a medida instalados en servidores locales en las instalaciones.
  • Realización de muchos procesos de forma manual y en papel, lo que dificulta muchas veces las labores de control de trazabilidad y localización de la información, por ejemplo en la comprobación de datos de los envíos con sus albaranes.
  • Que no se dispone de integración con dispositivos de fábrica: lectores de códigos de barra, básculas etiquetadoras, etc.
  • Que no hay establecido un proceso de etiquetado, manteniendo en muchos casos las etiquetas del proveedor, lo que hace que no coincidan los lotes, las caducidades, etc.
  • Dificultades para:
    • Establecer directrices o circuitos estandarizados en los procesos de compra, producción venta del día a día.
    • Hacer un reaprovisionamiento automático en base a históricos, pedidos de venta, etc.
    • Generar informes para llevar el control y la valoración del inventario.
    • La gestión de compras y ventas entre empresas del grupo.
    • Controlar la trazabilidad de los lotes en caso de retirada, certificaciones de calidad (BRC, IFS, normativa del ibérico, etc.).

¿Cómo elegir el sistema de gestión adecuado para la industria cárnica?

A continuación, le damos 10 consejos a tener en cuenta para elegir el sistema de gestión más adecuado para su empresa cárnica:

  1. Solución que permita trabajar de forma integrada con todas las áreas de la empresa, ya que podrá ahorrar tiempos y obtener un buen control de costes, lo que se reflejará en una experiencia de cliente más fluida.
  2. Elegirlo pensando en el usuario final, que sea un sistema intuitivo para los empleados, que cuente con pantallas simples en cada uno de los procesos (recepción, planta, almacén, etc.), esto hará que el personal realmente emplee el tiempo en desempeñar su función, ahorrará tiempo y se evitarán errores.
  3. Que permita extraer información de forma fácil y en tiempo real, poderla cruzar con tendencias de mercado, hacer previsiones basándose en datos reales, esto permitirá a los responsables poder tomar mejores decisiones.
  4. Que disponga de actualizaciones periódicas, esto permitirá evitar hacer grandes inversiones en cambios de versión o nuevos sistemas, además de poder tener contempladas cualquier normativa o cambio legal que se pueda producir.
  5. Sistema estable y probado que cuente con una metodología de implantación, ya que es un proceso muy delicado para la compañía.
  6. Evitar fabricantes y empresas pequeñas para asegurarnos que, pase lo que pase, otra empresa podría dar soporte y servicio.
  7. Sistema que permita integraciones con los sistemas de pesaje y etiquetaje que se dispongan.
  8. Escalable, que permita a la empresa crecer sin tener que cambiar o adquirir un nuevo sistema, nueva línea de producción o apertura de nueva empresa, etc.
  9. Sistema que cuente con copias de seguridad y planes de recuperación ante cualquier situación adversa física como ciberataques, permitiendo en el menor tiempo posible recuperar la actividad.
  10. Contar con un proveedor tecnológico que pueda ofrecer proyecto de digitalización completa, facilitando acceso a soporte, desarrollo y actualización como ayuda en la adquisición de cualquier hardware de la industria que la empresa necesite o incluso la digitalización de la documentación física.

¿Qué recomendamos?

Nuestra recomendación es contar con IOCárnicas, un software de gestión para la industria cárnica certificado por Microsoft.

Se trata de una solución todo en uno que permite:
  • Disponer de un control total de la trazabilidad en la compañía.
  • Ayudar al cumplimiento normativo en materia de seguridad alimentaria.
  • Transformar la información sobre costes en decisiones útiles.
  • Gestionar de manera adecuada productos, recetas y fórmulas, rutas…
  • Realizar reaprovisionamientos ajustados a las necesidades para evitar cúmulo de mercancía.
  • Gestionar fácilmente la mensajería EDI con grandes superficies
  • Garantizar la integridad y seguridad de los datos de la empresa, ya que se basa en el dato único, una vez que se registra un dato, todos los usuarios pueden acceder al mismo.
  • Integrado con toda la suite de Microsoft 365(Office) – Exportar, modificar e importar desde Excel, realizar pedidos de venta desde el Outlook sin necesidad de entrar en el aplicativo.
  • Facilidad de instalación, con la posibilidad de acceder desde cualquier navegador sin necesidad de realizar instalaciones en equipos y servidores locales. Pantallas adaptadas a los usuarios en todos sus procesos.
  • Garantía Microsoft, ya que está basado en el ERP de Microsoft, un sistema probado a nivel mundial
Además, cuenta con diferentes módulos para la gestión de todos los procesos del sector cárnico:
  • Gestión de mataderos.
  • Gestión de salas de despiece.
  • Fabricación de elaborados.
  • Gestión de procesos de curación.
  • Gestión de almacenes.

¿Está buscando mejorar la productividad y agilizar los procesos diarios de su empresa cárnica? En Active, le ayudamos a encontrar la mejor solución para su negocio. Estaremos encantados de resolver cualquier duda, solicítenos más información👇:
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