Microsoft Forms es la aplicación de Microsoft, incluida en la mayoría de planes de Microsoft 365 (Office 365) para la recopilación de datos diseñada para crear:
- Formularios: recopilar información
- Cuestionarios: para valorar conocimientos, pueden incluir respuestas correctas y puntuaciones.
- Sondeos: para realizar consultas instantáneas a través de Outlook.
Una de las ventajas de esta aplicación es su gran facilidad de uso, además de que permite compartir todos los informes creados tanto con personas externas de la organización como internas.
Con respecto su uso, tanto los formularios como los cuestionarios se crean de la misma forma, lo que varia es la funcionalidad y las opciones de preguntas, ya que, por ejemplo, en caso de los cuestionarios se utilizan las preguntas de puntuación y/o valoración.
En cambio, la creación de los sondeos se realiza de una manera diferente. Se crea desde Outlook y el resultado se puede ver directamente en el forms ya que se crea automáticamente.
Veamos un ejemplo de cómo crear un sondeo:
1. Entramos en Outlook, abrimos un nuevo correo electrónico y en “insertar” encontraremos la opción de crear un sondeo
2. Al clicar en “Sondeo” abrirá la siguiente pestaña donde podremos personalizar nuestro sondeo según lo que queramos preguntar.
3. Una vez tengamos listo el sondeo, clicamos a “Siguiente” y se abrirá la siguiente ventana y podremos agregar el sondeo al correo electrónico y enviar a la persona que queramos que nos responda.
4. El resultado se puede ver en Microsoft Forms, que se crea automáticamente.
A continuación, veamos otro ejemplo de cómo se puede crear un formulario a través de esta herramienta.
¿Cómo podemos utilizar Microsoft Forms?
Acceder a Microsoft Forms través de este enlace: https://forms.office.com
Para empezar, tenemos la opción de crear un formulario o cuestionario:
- Desde cero, accediendo a “Nuevo formulario” o “Nuevo cuestionario”
- Podemos utilizar un formulario ya creado por nosotros o porque nos lo han compartido. En este caso, hay que copiar la plantilla de referencia y trabajar sobre el copiado.
- También podemos optar por las plantillas que ya vienen predeterminadas en la herramienta, que las podemos encontrar en “Explorar plantillas”.
Ejemplo de cómo crear un formulario desde cero:
1. Accedemos a “Nuevo formulario” y se abrirá la siguiente pestaña para que podamos ir personalizando.
2.En la parte superior aparece la sección donde hay que insertar el título del formulario y una pequeña descripción que es opcional. Simplemente hay que clicar encima de “Formulario sin título”:
3. En la parte inferior nos aparece la opción de “Agregar nuevo”, aquí encontraremos las diferentes tipologías de preguntas que ofrece la herramienta. En esta explicación, vamos a ver las 4 opciones más utilizadas, pero si desglosamos encontraremos más.
Tipologías de preguntas:
En todas las tipologías de preguntas, tenemos la posibilidad de copiar la pregunta, eliminarla, cambiar su ubicación y/o fijar que sean de respuesta obligatoria. Además, cada opción de pregunta tiene sus propias opciones de personalización que se puede ver en los tres puntitos en la parte inferior derecha:
La primera pregunta es la de “Opción”, aquí tenemos la posibilidad de agregar tantas opciones de respuestas como queramos e incluso podemos incluir que se puedan marcar varias respuestas. En esta tipología, las opciones de personalización que tenemos son: poder ordenar las opciones aleatoriamente, añadir un menú desplegable o subtitulo, o agregar ramificación.
La segunda pregunta es la de “Texto”, es de respuesta libre y podemos elegir la extensión de la respuesta que queremos si larga o corta, y añadir restricciones.
La siguiente opción es la de “Calificación”, es la típica pregunta que podemos encontrar en los formularios de satisfacción. Esta tipología, nos permite añadir diferentes niveles de valoración y cambiar el “símbolo”. Además, hay la opción de agregar etiqueta, podemos fijar que el número 1 es “en desacuerdo” y el número 10 es “totalmente de acuerdo”.
Finalmente, la cuarta opción es la de “fecha” y esta pregunta es para cuando necesitamos que nos respondan con una fecha en concreto.
Personalización del formulario:
Una vez tenemos el formulario creado con todas las preguntas necesarias, tenemos la opción de personalizarlo accediendo a “Tema” donde nos saldrán diferentes diseños que podemos utilizar
Configuración del formulario:
Además, disponemos de diferentes opciones de configuración del formulario accediendo a los tres puntitos en la parte superior:
- En “colaborar o duplicar” podemos compartir el enlace del formulario con otros usuarios (podemos fijar a qué usuarios queremos) y también podemos compartirlo como plantilla.
- En “configuración” podemos fijar quien queremos que pueda contestar el formulario, las opciones de respuesta o si queremos recibir una confirmación de respuesta.
Vista previa del formulario:
Antes de enviar el formulario, tenemos la posibilidad de tener una “vista previa” del mismo según el dispositivo: pc o móvil
Recopilación y visualización de respuestas
Por último, para la recopilación de las respuestas, accedemos a “recopilar respuestas” y tenemos diferentes maneras de hacerlo: compartir el enlace, generar un código QR, etc. Podemos personalizar quien queremos que responda el formulario, si cualquier usuario o solamente personas especificas o de la organización, etc.
Para la visualización de las respuestas, accedemos a “Respuestas” y tenemos la opción de ver los datos obtenidos en un resumen en tiempo real o a través de Excel.
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