¿Conoces Power Automate?

Power Automate es la herramienta de Microsoft con la que podrás convertir las tareas repetitivas en flujos automatizados de manera sencilla, sin necesidad de conocimientos de programación.

A continuación, te damos algunas ideas de posibles usos de Power Automate:

  • Recibir una notificación push cuando reciba un correo electrónico del jefe y esté fuera de la oficina.
  • Guardar datos adjuntos de ciertos buzones de correo electrónico de Office 365 en OneDrive para la Empresa.
  • Envíar cualquier solicitud de aprobación a un responsable:
  • Realizar flujos de aprobación de documentos y oportunidades de ventas.
  • Realizar flujos para realizar cualquier seguimiento a través correo electrónico.
  • Crear flujos para cualquier solicitud: viaje, reparación, alta de nuevo usuario, etc.

¿Quieres saber más? Aquí tenemos una guía de posibles usos de Power Automate para darte ideas.

Pero, ¿cómo empezar a usar Microsoft Power Automate?

Veamos un ejemplo sencillo:

Recibir una encuesta después de haber impartido un curso a través de un formulario (Microsoft Forms) y enviar una notificación por correo electrónico al formador para que acceda a los resultados.

Lo primero que necesitamos hacer es acceder a Power Automate. Desde Microsoft 365 (Office 365) se podrá acceder a Power Automate:

Si no aparece, consúltanos aquí, ya que es posible que tu licencia de Microsoft 365 no tenga Power Automate incluido, y en caso de no disponer de cuenta de Office 365 te indicaremos cómo crear una de prueba gratuita.

En la misma pantalla de inicio de Power Automate ya aparecen posibles flujos de ejemplo de los que partir, o por el contrario, podemos crear uno nuevo. Para ello, accedemos a “Crear” -> Flujo de nube automatizado, ya que nuestro flujo lo ejecutará un desencadenador, que en este caso es la acción de recibir una respuesta a través de un formulario.

Tras esto, indicamos el nombre de nuestro flujo: “Ejemplo encuesta curso” y el desencadenador, que en nuestro caso es “cuando se envía una respuesta de Microsoft Forms.”

Pulsamos “crear” y ¡listo! Ya tenemos nuestro flujo creado. Nos aparece una pantalla como esta:

En la cual debemos seleccionar el formulario que tenemos previamente creado en Microsoft Forms y que desencadenará el flujo:

Ahora nos queda que nos notifique a través de mail que alguien ha cumplimentado el cuestionario, para ello, pulsamos en “Nuevo paso”:

En este paso almacenaremos las respuestas obtenidas en el forms, y lo haremos de esta forma: Buscamos Microsoft Forms – Obtener los detalles de la respuesta.

Y por último añadimos el paso de notificar por email. Buscamos en el buscador “Outlook” y seleccionamos la opción de enviar correo electrónico:

Ya sólo quedaría indicar el usuario al que queremos notificar, el asunto y el cuerpo del mensaje. Tanto en el asunto como el en el cuerpo del mensaje se puede recuperar cualquier campo del formulario como se puede ver en el ejemplo.

Ya tendríamos nuestro flujo creado, podríamos probarlo manualmente, si accedemos al formulario y rellenamos una respuesta. El flujo nos avisará de cualquier error que hubiese.

¿Quieres aprender más acerca de Power Automate?

Consultanós las fechas de nuestros próximos talleres gratuitos y cursos bonificados por Fundae que impartimos.

Si ya dispones de algunos flujos y necesitas ayuda para crear nuevos o mejorarlos, no dudes en preguntarnos. Todos nuestros consultores están certificados por Microsoft.