Las empresas generan y reciben un gran volumen de documentación diaria: actas de reuniones, propuestas, proyectos, diseño de productos, controles de calidad, historias clínicas, catálogos de productos, facturas de compra, manuales, etc.
En la mayoría de los casos es necesario mantener almacenada dicha documentación, ya sea por procedimiento interno o en algunos casos por ley, lo que conlleva tiempo y espacio.
Aunque cada vez más se opta por digitalización, la realidad es que las organizaciones tienen que convivir con una gestión híbrida, documentación física que ya se tiene o recibe y electrónica, lo que supone mucha dificultad al empleado a la hora de localizar un documento concreto, además de la necesidad proteger la información de la empresa frente a posibles robos o pérdidas de información.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema que permite almacenar toda la documentación de la empresa de forma segura además de ser accesible desde cualquier dispositivo y lugar por los empleados.
Es mucho más que una tradicional organización por carpetas y permite:
- La clasificación por documentos, por ejemplo: cliente, proveedor, producto, proyecto, expediente….
- Control de versiones de cada documento, permitiendo conocer los cambios realizados y su posible recuperación.
- Seguridad, control de permisos.
- Búsqueda por contenido.
Beneficios de contar con un gestor documental para la empresa
1. Ahorro de tiempo y costes.
Al tener la información digitalizada, los empleados podrán encontrar la información rápidamente además no necesitar disponer de espacio físico en la oficina o la custodia con una empresa externa.
2. Eficiencia
Los trabajadores no necesitarán realizar trabajos de archivado físico, pudiendo emplear ese tiempo en tareas prioritarias.
3. Colaboración
Posibilidad de trabajar trabajar sobre el mismo documento, consiguiendo tener una versión actualizada del mismo, minimizando errores, facilitando el compartir documentos entra trabajadores, clientes o proveedores si fuese necesario.
4. Sostenibilidad
Al no almacenar documentación en formato papel, se contribuye con el medio ambiente.
¿Son todos los gestores documentales iguales?
En el mercado existe una gran variedad de gestores documentales, algunos permiten sólo la clasificación de la documentación y otros permiten muchas más posibilidades de colaboración, su utilización como portal de comunicación empresarial, portal del empleado o la integración con sistemas de gestión y contabilidad.
Además existen soluciones diferentes según la forma de almacenamiento que posean: servidores on-premise (físicos) o cloud. Esta última opción permitirá ir ampliando el almacenamiento cuando se necesite con un coste asequible.
Desde Active recomendamos utilizar un gestor documental en función de las necesidades de la empresa, por ejemplo, SharePoint el gestor documental de Microsoft o myNet, nuestra solución basada en SharePoint pero con muchas más posibilidades.
¿Cómo incorporar al gestor documental la documentación que la empresa dispone en papel?
Al seleccionar un gestor documental hay que tener en cuenta de poder incorporar la documentación física de la que se disponga.
Recomendamos:
- Escanear con procesamiento OCR full text ya que permite realizar la extracción por metadatos, válida para la posterior clasificación en el gestor documental.
- Combinar con proceso de certificación válido por la AEAT, para además de digitalizar, poder proceder con la destrucción del papel.
Cómo comenzar
Es importante tener en cuenta donde se dispone y almacena la información actualmente, si se dispone de documentación física o no, el volumen de la misma etc.
En Active contamos con más de 20 años de experiencia ayudando a las empresas con proyectos de gestión documental y digitalización.
Contacte con nosotros, y uno de nuestros expertos estudiará su caso y le proporcionará recomendaciones para mejorar su gestión documental.
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