En el mundo actual de la empresa donde la eficiencia está al orden del día, la digitalización de documentos se ha convertido en una necesidad. En este post, queremos compartir un caso de digitalización y gestión documental que muestra cómo nuestras soluciones, combinadas con herramientas avanzadas como la firma digital o un sistema de OCR, entre otros, pueden transformar y automatizar completamente la manera en que se maneja la documentación en una empresa facilitando el proceso.
El desafío: Montañas de papel y procesos ineficientes
Imaginemos una empresa mediana, con un alto volumen de documentación en papel: contratos, facturas, informes, entre otros. El manejo manual de estos documentos no solo implica un alto riesgo de pérdida o deterioro, sino que también consume tiempo y recursos valiosos. La empresa se enfrenta a retos diarios como la lentitud en la búsqueda de información, el espacio físico dedicado al archivo y la dificultad para compartir datos entre departamentos.
La solución: Digitalización y gestión documental
Paso 1: Digitalización de documentos
El primer paso fue implementar un sistema de digitalización de alta calidad. Nuestro cliente no contaba con Business Central, el ERP de Microsoft, lo que hizo el reto más complejo, ya que no podíamos utilizar Document Capture, una herramienta que se integra directamente con Business Central para la digitalización de documentos.
Utilizando escáneres avanzados, un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y con ayuda de la IA, todos los documentos en papel fueron convertidos a formato digital con la extracción de los metadatos solicitados de cada documento. Este proceso no solo garantizó una copia exacta y legible de cada archivo, sino que también permitió indexar la información, facilitando su posterior búsqueda.
Paso 2: Implementación de un gestor documental
Una vez digitalizados, la empresa tenía dos opciones, incluir esta información en su ERP o implementar un gestor documental. Finalmente, los documentos fueron integrados en SharePoint, el gestor documental de Microsoft, que no solo les permitió gestionar toda la información digitalizada, si no que ya disponían de una herramienta para poder seguir gestionando toda la documentación futura que recibieran. También, SharePoint se convirtió en el portal de comunicación con proveedores donde poder subir su documentación (facturas, albaranes, contratos….) evitando así el continuo envío de emails con el riesgo de eliminación o perdida que esto podía conllevar. Además, gracias a la implementación de SharePoint consiguieron:
- Centralizar la información: Todos los documentos están ahora en un único repositorio accesible desde cualquier lugar.
- Mejorar la colaboración: Diferentes departamentos pueden trabajar sobre el mismo documento en tiempo real, reduciendo la duplicidad y mejorando la comunicación.
- Asegurar los datos: Con opciones avanzadas de seguridad, garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso a información sensible.
Paso 3: Incorporación de la firma digital
Para completar la transformación digital, se introdujo la firma electrónica para simplificar las operaciones de la empresa. Esta herrmienta permite firmar documentos electrónicamente con plena validez legal sin necesidad de disponer de un certificado digital (FNMT, Izenpe….), tan solo es necesario que el receptor disponga de una dirección de correo electrónico.
La firma digital aportó múltiples beneficios:
- Ahorro de tiempo: No es necesario imprimir, firmar y escanear documentos. Todo el proceso se realiza de forma digital, tanto en remoto como presencial.
- Reducción de costes: Al eliminar la necesidad de papel, tinta y los tiempos indicados en el anterior punto, se reducen significativamente los gastos asociados.
- Mejora en la eficiencia: Los procesos de aprobación y firma de documentos se agilizan, permitiendo tomar decisiones más rápidas.
Resultados obtenidos tras la digitalización y gestión documental
Tras la implementación de estas soluciones, la empresa experimentó una notable mejora en sus operaciones:
- Eficiencia incrementada: La búsqueda y recuperación de documentos se volvió casi instantánea.
- Espacio optimizado: La eliminación de archivos físicos liberó espacio que ahora se puede utilizar de manera más productiva.
- Seguridad mejorada: La protección de datos es mucho más robusta con controles de acceso estrictos y copias de seguridad automáticas.
- Mayor productividad de los trabajadores: Con las funciones que han automatizado a través de las mejoras digitales, los trabajadores no necesitan invertir tiempo en estas tareas provocando así que puedan realizar otras tareas mejorando el rendimiento de la compañía.
- Satisfacción del cliente: La capacidad de responder rápidamente a las solicitudes de los clientes mejoró significativamente.
Más ejemplos de transformación digital en diversos sectores
Nuestra experiencia en la digitalización y gestión documental se extiende a distintos casos y diversos sectores:
Empresa constructora para automatizar facturas y albaranes
Implementamos un sistema de automatización de facturas y albaranes con flujos de aprobación integrados en el ERP. Desarrollamos una app móvil para que los jefes de obra puedan fotografiar los albaranes e indicar a que obra y unidad de imputación pertenece. Los albaranes se integran automáticamente en la plataforma, se vinculan con sus facturas correspondientes, pasan por el flujo de aprobación y finalmente se integran con el ERP. Todo el proceso está respaldado por software homologado por las diferentes haciendas, dando así validez legal a todas las facturas pudiendo así destruirlas y evitar un archivo físico de las mismas.
Digitalización y gestión documental en empresa de transporte marítimo
Implementamos un sistema de OCR capaz de leer la información de toda la documentación vinculada a un porte, agrupándola en función de un metadato coincidente e integrando toda la información validada y comprobada en su sistema.
Multinacional farmacéutica con documentos manuscritos
Nuestra solución para las sedes en España, Italia y Portugal, que actualmente emplean a 25 personas revisa información de volantes y solicitudes de hospitales y farmacias, la mayoría manuscritos. Proponemos un sistema de OCR con IA capaz de leer e interpretar documentos manuscritos, extrayendo la información necesaria con una precisión superior al 80% e integrándola en su ERP. Esto reducirá el personal necesario para esta tarea.
En estos proyectos podemos observar cómo una empresa puede beneficiarse enormemente de la digitalización y gestión documental adaptando la tecnología a sus necesidades.
En Active, contamos con un grupo de expertos en guiar a las organizaciones a través de este proceso, ofreciendo soluciones personalizadas que optimizan la eficiencia y seguridad de la información. Podemos digitalizar tus documentos con diferentes herramientas según la tecnología que usas y volcar esa información en tu ERP o en un gestor documental. Además, podemos cerrar el proceso con la incorporación de la firma digital que te hará ser más eficiente y ahorrar papel. Si estás listo, da el siguiente paso y di adiós al papel ¡Contáctanos ya!
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