¿Cómo gestionar la documentación dentro de Business Central?

A continuación, explicaremos diferentes formas de gestionar la documentación dentro de Business Central:

Podemos trabajar de forma estándar con las funcionalidades que nos ofrece el sistema, a través de los datos adjuntos, con los vínculos y los documentos entrantes. Toda documentación que se almacena de esta forma ocupará tamaño en nuestra BBDD, aunque con las nuevas versiones se podría configurar OneDrive.

Además, existen varias soluciones complementarias a Business Central, que nos dan una alternativa a poder trabajar de una manera más sencilla, y una de esas soluciones es myDoc.

¿Qué es myDoc?

myDoc es la solución que permite almacenar y clasificar en SharePoint toda la documentación que se incorpore a Business Central y viceversa.

¿Qué beneficios permite myDoc?

El beneficio que nos aporta esta solución es la conexión automática del sistema con SharePoint, por lo tanto, nos va a permitir guardar y organizar cualquier documento que necesitemos por carpetas, número de documentos, tipo de proveedor, etc.

Otro beneficio, es que nos permite almacenar cualquier documento que necesitemos sin que aumente el tamaño de nuestra base de datos. Directamente, los documentos quedan almacenados en el SharePoint online y podremos gestionar todo desde el propio sistema.

Además, en caso de eliminar un fichero dentro de Business Central, este documento ya no estará allí, pero tendremos este documento. Esto es a gracias a que cuando insertamos un documento en Business Central, el sistema ejecuta una copia del mismo documento dentro del SharePoint.

En caso de que necesitemos destruir el documento
una vez almacenado en Business Central podemos utilizar una solución de digitalización certificada de los documentos.

Active cuenta con un módulo específico de digitalización que permite conservar las facturas recibidas, ya sea en papel o vía email, digitalizadas y certificadas dentro del sistema.

Con la digitalización certificada, ya no hay la necesidad de archivar la documentación físicamente, sino que, a través del escáner donde pasa el documento, por ejemplo, una factura, esta se sella y se certifica, y posteriormente se guarda en Business Central. Dando a dicho documento digitalizado el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

Otra de las soluciones que existen para el tratamiento y almacenaje de la documentación es Document Capture

Document Capture es la solución diseñada para escanear, leer, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a su empresa directamente desde Business Central. Ha sido diseñado en exclusiva para el ERP de Microsoft, por lo que está completamente integrado.

¿Cómo funciona Document Caputre?

Cualquier documento que recibamos ya sea en pdf, vía mail, papel físico que se escanee, Document Capture los va a reconocer a través del OCR y va a añadir a cada campo un valor.

Por ejemplo, en caso de una factura de un proveedor donde ya hay un CIF, una forma de pago, una fecha de registro, etc., todos estos campos el sistema los va a ir reconociendo en el documento de manera automática, lo que nos permitirá ahorrar tiempo introduciendo a mano de la información.

Hay que tener en cuenta que, en una primera fase, hay que indicar al sistema donde se encuentra cada campo para que lo reconozca, pero una vez aprendida la primera de factura, las siguientes facturas que reciba ya van a ser reconocidas automáticamente.

Por lo tanto, Document Capture facilita la introducción de documentación dentro del Business Central.

Puede probar alguna de las soluciones comentadas de forma gratuita, ya que están disponibles desde la AppSourse:

Si tiene alguna duda o quiere que le ayudemos con la descarga escribanos un mail a info@grupoactive.es y nos pondremos en contacto para ayudarle.