“El 64% de las empresas españolas prevé poner en marcha proyectos de transformación digital a lo largo de este 2023”
Uno de los primeros pasos para abordar la transformación de las gestiones empresariales es la digitalización de la documentación que, todavía, se tramita en papel y su organización digital.
El objetivo final es la “oficina sin papeles”, por lo que la optimización en la gestión de la información es una tarea fundamental.
Para realizar acciones en este sentido, que sean rentables a corto, medio y largo plazo, es necesario estudiar tanto la forma de trabajar de cada entidad, como el estado actual de la gestión de la documentación.
Por eso, conviene realizar, en primer lugar, una asesoría donde se pueda trazar la manera más productiva de dar el paso a la total digitalización de la información.
Una vez digitalizado todo el papel, es esencial organizarlo de tal manera que sea rentable y ahorre tiempo en la búsqueda de información. Esto se consigue a través de un gestor documental, donde se pueda manejar toda esa información digitalizada de forma fácil y sencilla, además de encontrar cualquier dato que necesitemos con un solo click.
Digitalización Certificada
Si hablamos de facturas, también es interesante mencionar la solución de la digitalización de estas de forma certificada, lo que te permite destruirlas con total confianza puesto que la digitalización certificada les provee de total garantía legal. Así, liberamos espacio físico, minimizamos la posibilidad de pérdida de información y podemos gestionarlas de forma mucho más cómoda.
¿Qué puede hacer Active por ti? Desde Active te ofrecemos un servicio integral que comprende:
- Asesoría: permite estudiar la forma de trabajar de cada empresa para definir una estrategia de digitalización adecuada a cada entidad y así conseguir la mayor eficacia y rentabilidad.
- Digitalización de los documentos: tanto normal como certificada en el caso de las facturas.
Todos los formatos que estén en la actualidad en papel se pueden pasar a formato digital y se determinará la forma de organizarlo e indexarlo, adaptándolo a la forma de trabajar de cada empresa. - Gestor documental: Para poder gestionar de forma eficaz toda la información digital, Active pone a tu disposición la plataforma SharePoint, gestor documental de Microsoft.
Beneficios de integrar un gestor documental como SharePoint
Microsoft SharePoint Online es un gestor documental a través del cual puedes compartir y administrar contenido desde cualquier dispositivo. ¿Cuáles son sus ventajas?
- Permite encontrar información rápidamente y favorece la colaboración entre los miembros de la entidad.
- Mejora la productividad puesto que se pueden editar documentos de forma simultánea y cada vez que se acceda a alguna información se hará en su última versión.
- Puedes organizar y repartir el trabajo con calendarios, plazos de proyectos y listas de tareas.
- Construir soluciones de intranet, extranet, aplicaciones web, portales para la gestión de la calidad e incidencias, entre otras, bajo una única plataforma.
Con SharePoint también podrás:
- Crear una red social corporativa: integrando Yammer o Teams para compartir enlaces, archivos, imágenes, vídeos y mucho más.
- Analizar y visualizar datos: Crear, introducir y publicar informes que podrá compartir gracias a su total integración con Microsoft Power BI.
- Administrar flujos de trabajo: diseño de procesos internos para la aprobación de procesos.
Conoce Nuestras soluciones basadas en SharePoint
- MyNet: Portal diseñado para mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa, agilizar los procesos internos (RRHH y Portal del empleado) y reducir el tiempo en las tareas administrativas.
- Quality: Gestor documental diseñado para agilizar los procesos de gestión de la calidad y llevar de forma sencilla registros electrónicos y documentación relacionada con las certificaciones.
Si quieres ampliar información puedes contactar con nosotros👇
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☎️674 340 810
Fuentes:
https://www.muycanal.com/2023/02/20/transformacion-digital-empresas-2
https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/sharepoint/collaboration