¿Te ha pasado que, al tener montones de documentos en SharePoint, te ves obligado a editar uno a uno sus propiedades? No te preocupes, nos ha pasado a todos. Para que puedas ahorrar tiempo, hoy te compartimos dos trucos clave que te ayudarán a la edición metadatos bloque en SharePoint, el gestor documental de Microsoft, para así mantener todo organizado. Además, aprenderás a identificar los archivos de tu biblioteca que tienen campos vacíos que son obligatorios.
Modifica las propiedades de documento en SharePoint de manera masiva
Cuando subes varios archivos a una biblioteca, puedes haber configurado campos que sea necesario rellenar, en nuestro ejemplo, hemos creado 2 campos tipo de documento o un mismo responsable. Imagina que quieres que todos sean documentos de tipo “Oferta” o que el responsable de ellos sea el departamento de marketing. En lugar de abrir cada archivo y modificarlo individualmente, puedes editar estos campos en grupo.
¿Cómo lo haces?
- Selecciona los archivos: Ve a la biblioteca y marca todos los documentos que quieras actualizar.
- Accede a “Propiedades”: Haz clic en el botón de propiedades de la barra superior.
- Modifica el campo: Cambia el tipo de documento o responsable al valor que necesites (por ejemplo, “Oferta”).
- Guarda los cambios: Y listo, todos los documentos seleccionados se actualizarán al instante.
Es una función sencilla, pero súper útil, especialmente cuando trabajas con grandes volúmenes de archivos.
Descubre los archivos que no tienen rellenos campos obligatorios
Sabemos que en muchas bibliotecas se exigen ciertos campos obligatorios. Si te has encontrado con documentos marcados en amarillo, es porque les falta completar algún dato. Esto puede ser un dolor de cabeza, sobre todo si esos archivos están guardados en diferentes carpetas.
El truco está en la vista “Archivos que requieren atención”
Esta vista te permite ver todos los documentos que tienen datos obligatorios incompletos. Así, en lugar de buscar a ciegas, tienes una lista clara de qué archivos necesitan actualizar esos campos obligatorios.
Pasos a seguir:
- Cambia a la vista “Archivos que requieren atención”: Desde tu biblioteca, haz clic en Todos los documentos, ubicado en el menú superior y selecciona Archivos que requieren atención para visualizar solo los documentos con datos faltantes.
- Revisa la lista: Identifica aquellos archivos a los que les falta información, como el campo de responsable. El campo faltante estará marcado en amarillo.
- Selecciona y edita en bloque: Marca los documentos que necesitan la actualización, haz clic en “Propiedades” y añade el responsable que corresponda.
- Guarda y actualiza: Al refrescar la vista, verás que los documentos actualizados desaparecen de la lista.
Con este método, mantener la calidad de tus datos será mucho más sencillo y rápido.
Mira este vídeo con las píldoras de conocimiento para la edición metadatos en SharePoint
Ahora que ya conoces estos dos tips, te invito a ver un video donde nuestro experto en SharePoint explica de manera práctica cómo aplicar cada uno de estos trucos.
¡La mejora en la gestión documental comienza hoy!
Estos métodos de edición de metadatos en SharePoint no solo optimizan el tiempo y reducen el esfuerzo manual, sino que también aseguran que la información se mantenga organizada y coherente, algo esencial en cualquier entorno corporativo.
Es importante recordar que SharePoint forma parte de la mayoría de planes de Microsoft 365, y muchas organizaciones aún desconocen el potencial de esta poderosa herramienta. Contar con el apoyo de expertos en SharePoint puede ayudarte a aprovechar todas sus funcionalidades, no solo como gestor documental, si no como intranet o aprovechando todas sus integraciones que permiten digitalizar y automatizar los documentos de la empresa. Si todavía no utilizas SharePoint, este es el momento de explorar sus ventajas y transformar la manera en que se gestionan los documentos.
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