SharePoint, si lo reducimos a algo muy sencillo, podemos decir que es una plataforma desarrollada por Microsoft para construir intranets, es decir, sitios webs internos de una empresa que resultan ser modernos, intuitivos, con multitud de herramientas integradas, con terabytes de capacidad de almacenamiento para la gestión documental y todo ello con la seguridad en los datacenters de Microsoft. En definitiva, podemos construir intranets con SharePoint de manera sencilla, segura y económica, ya que donde antes utilizábamos un servidor local o servidores propios y, por lo tanto, incurríamos en gastos de mantenimiento de hardware y de personal técnico, ahora utilizamos SharePoint para construir nuestra nube, nuestro espacio en internet.
Beneficios para la empresa: Los puntos fuertes construir intranets en SharePoint.
Centralización de información
SharePoint es un portal de comunicación. Facilita la centralización de la información, la comunicación interna para difusión de noticias.
Organización eficiente y segura de documentos
Podemos almacenar documentación partiendo de un terabyte de espacio empresarial con un terabyte por cuenta de usuario de OneDrive for Business. Además, cuenta con gestión de versiones de documentos para evitar cualquier tipo de pérdida de información y facilita la colaboración entre equipos, permitiendo compartir información con usuarios externos a la empresa.
Creación de intranets empresariales
Otro punto fuerte es la gestión y la creación de aplicaciones sobre la propia plataforma de SharePoint. Es decir, podemos utilizar SharePoint para construir una intranet más compleja. Nos serviría para añadir programación a medida, software a medida, con lo que podemos construir cualquier tipo de aplicación web. Todo esto, además, tiene otros puntos fuertes, como que está basado en la tecnología por Microsoft, con lo cual podemos comunicarnos con toda la nube de una manera sencilla, sin tener contraseñas duplicadas.
Funcionalidades clave de SharePoint
SharePoint es una plataforma que potencia la productividad y colaboración y la gestión de información ofreciendo una serie de funcionalidades clave:
- Acceso remoto y colaboración en tiempo real.
- Seguridad y control de acceso avanzados.
- Personalización y Desarrollo: Adaptación a necesidades específicas y desarrollo de soluciones personalizadas.
- Historial de Versiones y Seguimiento.
- Gestión de versiones de documentos y seguimiento de cambios.
- Integración con herramientas de Microsoft: Teams, Outlook, Word…
Power Automate en SharePoint
Power Automate es la plataforma de Microsoft que permite diseñar y automatizar flujos de trabajo. SharePoint se integra con Power Automate y desde SharePoint podemos ejecutar procesos o tareas, mejorando la eficiencia comunicativa y operativa de la empresa. Es una herramienta que nos permite deshacernos cada vez más del folio que tanto utilizamos en las empresas.
En definitiva, Power Automate permite automatizar tareas repetitivas y liberar tiempo para tareas más importantes. Algunas ventajas de Power Automate son:
- Diseño visual y sencillo de los flujos.
- Conexiones con más de 300 aplicaciones.
- Conectividad con Microsoft 365.
A continuación, os dejamos un pequeño video con ejemplos de uso de SharePoint y Power Automate. En el primer caso, tenemos una biblioteca de plantillas base usadas por el personal de Active. Mostraremos cómo automatizar el proceso de aprobación de archivos y cómo volcar los documentos cuando están preparados. En el segundo ejemplo, enseñaremos a guardar los facturas en una biblioteca al enviarlas por email a los clientes.
Construir intranets con SharePoint y complementarlas con Power Automate te hará ahorrar tiempo. Desde Active hemos ayudado a diferentes empresas en territorio nacional e internacional con la ayuda de SharePoint y Power Automate según las necesidades de cada uno a través de:
- Cursos de Sharepoint: presenciales u online.
- Soporte técnico.
- myNet: Nuestra propia intranet basada en Sharepoint.
- Proyectos a medida de SharePoint.
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