SharePoint y OneDrive, ¿en qué se diferencian?

SharePoint y OneDrive, son plataformas integradas en la suite de Microsoft 365 con grandes funcionalidades aún por descubrir por la mayoría de los usuarios.

A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de sus funcionalidades y diferencias, e incluso cierto desconocimiento del potencial de ambas herramientas. Por eso, comenzaremos explicando a modo resumido qué son y sus diferentes usos para llegar a entender las diferencias entre ambas a pesar de tener funcionalidades muy similares.

¿Qué es OneDrive?

Esta aplicación de Microsoft 365 (office 365) funciona como repositorio en la nube accesible mediante una conexión a internet. Permite almacenar todos los archivos en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

OneDrive permite subir ficheros de todo tipo, compartirlos, sincronizarlos y/ o generar un flujo con Power Automate.

A la hora de compartir archivos, OneDrive permite compartirlos tanto con gente interna de la empresa como externa.  Además, la herramienta contiene un historial de versiones para consultar todas las modificaciones que hemos realizado en el documento desde que se creo. Ofrece la posibilidad de tener los ficheros que tengamos en la nube sincronizados al ordenador, por lo que se tendrá el mismo repositorio de ficheros y la opción de revisar los documentos de manera tradicional en el ordenador.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un gestor documental empresarial con más de 15 años en el mercado y con múltiples usos y diferentes funcionalidades. Además de ser una plataforma colaborativa, funciona como intranet y repositorio de datos. La aplicación está relacionada directa o indirectamente con otras aplicaciones de 365, como Onedrive o Microsoft Teams, ya que estas están soportadas sobre SharePoint.

SharePoint al igual que Onedrive permite almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos. Acceder a ellos desde cualquier dispositivo y tener acceso al repositorio de versiones de los documentos.

Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa…

¿… en qué se diferencian?

La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube (archivos, ficheros), es decir, tener nuestro ordenador pero en la nube. Ofreciendo la ventaja de no perder la información que tuviéramos en nuestro pc ante cualquier incidencia, como por ejemplo cambio de ordenador, rotura, etc… Tendremos nuestros documentos siempre accesibles con solo conectarse a la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir, etc.. y puedan llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

Ambas plataformas componen parte de la suite de Microsoft 365 con gran potencial, y con grandes funcionalidades por descubrir por la mayoría de los usuarios. Razón por la que desde Active realizaremos cursos dirigidos a optimizar el uso de ambas aplicaciones, conocer al detalle sus funcionalidades y como sacarles el máximo provecho.

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¿Por qué es importante tener un buen gestor documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa. En el último año se ha acelerado la demanda de soluciones de digitalización de documentos para el registro automático de cualquier documentación. El objetivo de un buen gestor documental es mejorar el almacenaje de estos documentos digitales.

Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. Los procesos diarios se agilizan y mejoran, incrementando la productividad de su empresa.

Solución: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Online es un servicio basado en la nube que sirve para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. De esta manera, los empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros y clientes. Además reúne todo un conjunto de herramientas y funcionalidades que le permitirá construir soluciones de intranet, extranet, aplicaciones web, portales para la gestión de la calidad e incidencias, entre otras, bajo una única plataforma.

¿Por qué elegir SharePoint como gestor documental?

Con Microsoft SharePoint puedes:

  • Unificar todo un conjunto de soluciones que tengan que ver con colaboración. Comunicación, conocimiento y gestor de contenidos.
  • Almacenar, crear, administrar y compartir sin limitaciones, toda la información y obtener una mejor visión general de la empresa.
  • Agilizar procesos simplificando la búsqueda de documentos, y acelerar el acceso a ellos contando siempre con la versión más actualizada.

¿Por qué utilizar SharePoint como gestor documental?

 

Mejora la productividad

Intercambio de información con todo el equipo, todos acceden a la última versión del documento.

 

Búsqueda ágil de documentos

Ofrece una experiencia de búsqueda intuitiva y precisa con todos los detalles de creación y edición de archivos.

 

Mejora la comunicación

Incentiva y agiliza la comunicación interna ofreciendo el procesamiento y la coherencia de la información.

 

Favorece la colaboración

Permite editar documentos entre varios usuarios de forma simultánea. Organizar y repartir el trabajo con calendarios, plazos de proyectos y listas de tareas.

 

Documentos seguros

Sistema seguro donde almacenar, organizar y compartir toda su información.

 

Acceso multidispositivo

Adaptada para acceder a toda la información desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

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