Ventajas de contar con un gestor documental empresarial

Gestor-documental-empresarial

Las empresas generan y reciben un gran volumen de documentación diaria: actas de reuniones, propuestas, proyectos, diseño de productos, controles de calidad, historias clínicas, catálogos de productos, facturas de compra, manuales, etc.

En la mayoría de los casos es necesario mantener almacenada dicha documentación, ya sea por procedimiento interno o en algunos casos por ley, lo que conlleva tiempo y espacio.

Aunque cada vez más se opta por digitalización, la realidad es que las organizaciones tienen que convivir con una gestión híbrida, documentación física que ya se tiene o recibe y electrónica, lo que supone mucha dificultad al empleado a la hora de localizar un documento concreto, además de la necesidad proteger la información de la empresa frente a posibles robos o pérdidas de información.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un sistema que permite almacenar toda la documentación de la empresa de forma segura además de ser accesible desde cualquier dispositivo y lugar por los empleados.

Es mucho más que una tradicional organización por carpetas y permite:

  • La clasificación por documentos, por ejemplo: cliente, proveedor, producto, proyecto, expediente….
  • Control de versiones de cada documento, permitiendo conocer los cambios realizados y su posible recuperación.
  • Seguridad, control de permisos.
  • Búsqueda por contenido.

Beneficios de contar con un gestor documental para la empresa

1. Ahorro de tiempo y costes.
Al tener la información digitalizada, los empleados podrán encontrar la información rápidamente además no necesitar disponer de espacio físico en la oficina o la custodia con una empresa externa.

2. Eficiencia
Los trabajadores no necesitarán realizar trabajos de archivado físico, pudiendo emplear ese tiempo en tareas prioritarias.

3. Colaboración
Posibilidad de trabajar trabajar sobre el mismo documento, consiguiendo tener una versión actualizada del mismo, minimizando errores, facilitando el compartir documentos entra trabajadores, clientes o proveedores si fuese necesario.

4. Sostenibilidad
Al no almacenar documentación en formato papel, se contribuye con el medio ambiente.

¿Son todos los gestores documentales iguales?

En el mercado existe una gran variedad de gestores documentales, algunos permiten sólo la clasificación de la documentación y otros permiten muchas más posibilidades de colaboración, su utilización como portal de comunicación empresarial, portal del empleado o la integración con sistemas de gestión y contabilidad.

Además existen soluciones diferentes según la forma de almacenamiento que posean: servidores on-premise (físicos) o cloud. Esta última opción permitirá ir ampliando el almacenamiento cuando se necesite con un coste asequible.

Desde Active recomendamos utilizar un gestor documental en función de las necesidades de la empresa, por ejemplo, SharePoint el gestor documental de Microsoft o myNet, nuestra solución basada en SharePoint pero con muchas más posibilidades.

¿Cómo incorporar al gestor documental la documentación que la empresa dispone en papel?

Al seleccionar un gestor documental hay que tener en cuenta de poder incorporar la documentación física de la que se disponga.
Recomendamos:

  • Escanear con procesamiento OCR full text ya que permite realizar la extracción por metadatos, válida para la posterior clasificación en el gestor documental.
  • Combinar con proceso de certificación válido por la AEAT, para además de digitalizar, poder proceder con la destrucción del papel.

Cómo comenzar

Es importante tener en cuenta donde se dispone y almacena la información actualmente, si se dispone de documentación física o no, el volumen de la misma etc.

En Active contamos con más de 20 años de experiencia ayudando a las empresas con proyectos de gestión documental y digitalización.

Contacte con nosotros, y uno de nuestros expertos estudiará su caso y le proporcionará recomendaciones para mejorar su gestión documental.

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SharePoint y OneDrive, ¿en qué se diferencian?

SharePoint y OneDrive, son plataformas integradas en la suite de Microsoft 365 con grandes funcionalidades aún por descubrir por la mayoría de los usuarios.

A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de sus funcionalidades y diferencias, e incluso cierto desconocimiento del potencial de ambas herramientas. Por eso, comenzaremos explicando a modo resumido qué son y sus diferentes usos para llegar a entender las diferencias entre ambas a pesar de tener funcionalidades muy similares.

¿Qué es OneDrive?

Esta aplicación de Microsoft 365 (office 365) funciona como repositorio en la nube accesible mediante una conexión a internet. Permite almacenar todos los archivos en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

OneDrive permite subir ficheros de todo tipo, compartirlos, sincronizarlos y/ o generar un flujo con Power Automate.

A la hora de compartir archivos, OneDrive permite compartirlos tanto con gente interna de la empresa como externa.  Además, la herramienta contiene un historial de versiones para consultar todas las modificaciones que hemos realizado en el documento desde que se creo. Ofrece la posibilidad de tener los ficheros que tengamos en la nube sincronizados al ordenador, por lo que se tendrá el mismo repositorio de ficheros y la opción de revisar los documentos de manera tradicional en el ordenador.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un gestor documental empresarial con más de 15 años en el mercado y con múltiples usos y diferentes funcionalidades. Además de ser una plataforma colaborativa, funciona como intranet y repositorio de datos. La aplicación está relacionada directa o indirectamente con otras aplicaciones de 365, como Onedrive o Microsoft Teams, ya que estas están soportadas sobre SharePoint.

SharePoint al igual que Onedrive permite almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos. Acceder a ellos desde cualquier dispositivo y tener acceso al repositorio de versiones de los documentos.

Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa…

¿… en qué se diferencian?

La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube (archivos, ficheros), es decir, tener nuestro ordenador pero en la nube. Ofreciendo la ventaja de no perder la información que tuviéramos en nuestro pc ante cualquier incidencia, como por ejemplo cambio de ordenador, rotura, etc… Tendremos nuestros documentos siempre accesibles con solo conectarse a la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir, etc.. y puedan llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

Ambas plataformas componen parte de la suite de Microsoft 365 con gran potencial, y con grandes funcionalidades por descubrir por la mayoría de los usuarios. Razón por la que desde Active realizaremos cursos dirigidos a optimizar el uso de ambas aplicaciones, conocer al detalle sus funcionalidades y como sacarles el máximo provecho.

¿Quieres conocer más?

Consulta nuestros próximos cursos programados, o contacta con nosotros.

 

 

 

¿Por qué es importante tener un buen gestor documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa. En el último año se ha acelerado la demanda de soluciones de digitalización de documentos para el registro automático de cualquier documentación. El objetivo de un buen gestor documental es mejorar el almacenaje de estos documentos digitales.

Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. Los procesos diarios se agilizan y mejoran, incrementando la productividad de su empresa.

Solución: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Online es un servicio basado en la nube que sirve para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente. De esta manera, los empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con sus compañeros y clientes. Además reúne todo un conjunto de herramientas y funcionalidades que le permitirá construir soluciones de intranet, extranet, aplicaciones web, portales para la gestión de la calidad e incidencias, entre otras, bajo una única plataforma.

¿Por qué elegir SharePoint como gestor documental?

Con Microsoft SharePoint puedes:

  • Unificar todo un conjunto de soluciones que tengan que ver con colaboración. Comunicación, conocimiento y gestor de contenidos.
  • Almacenar, crear, administrar y compartir sin limitaciones, toda la información y obtener una mejor visión general de la empresa.
  • Agilizar procesos simplificando la búsqueda de documentos, y acelerar el acceso a ellos contando siempre con la versión más actualizada.

¿Por qué utilizar SharePoint como gestor documental?

 

Mejora la productividad

Intercambio de información con todo el equipo, todos acceden a la última versión del documento.

 

Búsqueda ágil de documentos

Ofrece una experiencia de búsqueda intuitiva y precisa con todos los detalles de creación y edición de archivos.

 

Mejora la comunicación

Incentiva y agiliza la comunicación interna ofreciendo el procesamiento y la coherencia de la información.

 

Favorece la colaboración

Permite editar documentos entre varios usuarios de forma simultánea. Organizar y repartir el trabajo con calendarios, plazos de proyectos y listas de tareas.

 

Documentos seguros

Sistema seguro donde almacenar, organizar y compartir toda su información.

 

Acceso multidispositivo

Adaptada para acceder a toda la información desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

Conoce nuestras soluciones basadas en SharePoint