La digitalización de documentos, esencial en estos tiempos de cambios

La situación actual ha acelerado la demanda de soluciones de digitalización de documentos para el registro automático de cualquier documentación a su sistema ERP

Hoy en día, las empresas generan una gran cantidad de documentos

La aparición de sistemas dirigidos a la administración y gestión de documentos ha supuesto grandes ventajas para las empresas gracias a su rápido y fácil almacenamiento, búsqueda y recuperación de la documentación.

La digitalización supone una forma de organización inteligente

A pesar de que la digitalización supone una forma de organización inteligente, conseguir resultados óptimos supone dotar de cierta lógica a esta tarea. Como, por ejemplo, unir a la digitalización un sistema que le permita:

Analizar el documento.

Recoger los datos desde la imagen escaneada.

Registrarlos, procesarlos, clasificarlos, y decidir la ubicación dentro del sistema.

La situación actual ha generado una gran demanda de estos sistemas

El teletrabajo ha dejado al descubierto las dificultades que supone para las empresas no tener digitalizada la documentación para acceder a ella.

Document Capture es un OCR que está totalmente integrado con el ERP de Microsoft. Esto supone tener un acceso directo a toda la documentación desde el ERP de forma rápida.

¿Cómo funciona Document Capture?

Una vez nos entra un documento por las diferentes vías que hoy en día existen, Document Capture recorre todo el documento para reconocer los campos que encuentra en el documento. Una vez hecho esto, se importa a nuestro sistema para pasar a procesarlo.

Otra de las grandes características de Document Capture es que la solución está certificada por la AEAT (Agencia Tributaria) por lo que tiene validez legal y permite la eliminación de papel.

Posibles usos

En un principio, su principal potencial de uso se centraba en el módulo de facturas de compra. Sin embargo, Document Capture va mucho más allá, permitiendo la personalización de la herramienta, y posibilitando su configuración para:

  • Escaneos de albaranes de compra.
  • Documentos SEPA.
  • D.N.I y pasaportes.
  • Etiquetas de productos, nóminas…

Las posibilidades de Document Capture son infinitas, por lo que, desde Active, llevamos a cabo talleres gratuitos para mostrar las ventajas de la aplicación mediante diferentes ejemplos prácticos de uso.

Si después de leer este artículo le ha entrado la curiosidad de saber más de la aplicación, no dude en solicitarnos su plaza para el próximo taller aquí «talleres Document Capture», o solicitarnos una demo sin compromiso aquí «Me gustaría solicitar una demo gratuita»