Microsoft Planner: la herramienta de gestión de proyectos y tareas de Microsoft

Microsoft Planner gestión tareas y proyectos

La gestión eficiente del tiempo y de los proyectos es esencial. Con equipos dispersos geográficamente y la creciente complejidad de las tareas diarias, contar con herramientas de colaboración efectivas se ha convertido en una prioridad. En este contexto, Microsoft Planner permite simplificar la gestión de proyectos y promueve la colaboración en tiempo real.

¿Qué es Microsoft Planner?

Es una aplicación de gestión de proyectos y tareas incluida en la suite de aplicaciones de Microsoft 365. Diseñada para facilitar la colaboración en equipo y mejorar la eficiencia, Planner permite a los usuarios organizar, asignar y realizar un seguimiento de las tareas de manera intuitiva.

Características de Microsoft Planner

1. Tableros visuales e intuitivos que permiten a los usuarios organizar sus tareas de manera clara y accesible. Los tableros son personalizables, lo que facilita la adaptación a los diferentes estilos de trabajo.

2. Asignación de tareas o responsabilidad: Los usuarios pueden asignar tareas a los miembros del equipo de manera sencilla. Esto no solo facilita la distribución de responsabilidades, sino que también mejora la visibilidad de quien está a cargo de cada tarea.
Tareas Microsoft Planner

3. Función de calendario, Planner ofrece una perspectiva temporal de las tareas y sus fechas límites. Esta vista facilita la planificación a largo plazo y la identificación de posibles cuellos de botella.
Calendario planificación Microsoft Planner

4. Integración con Microsoft 365: Planner se integra con otras aplicaciones como Microsoft Teams y Outlook, lo que asegura una experiencia fluida y una colaboración eficiente.
Integración Microsoft Planner y Teams

5. Comunicación en tiempo real, los comentarios en las tareas permiten una comunicación clara y especifica sobre cada aspecto del proyecto. Esto elimina la necesidad de utilizar otras plataformas de comunicación y centraliza la discusión.
Comunicación Microsoft Planner

6. Seguimiento visual del progreso gracias a los gráficos visuales. Esto ofrece una visión instantánea del progreso del proyecto, lo que también facilita la evaluación del rendimiento del equipo y la realización de ajustes en tiempo real.
gráficos Microsoft planner

El nuevo Microsoft Planner

En la primavera del 2024, estará disponible una nueva experiencia de Planner en Microsoft Teams que integrara la funcionalidad de las herramientas de Microsoft en una sola:

  • La simplicidad de Microsoft To Do
  • La colaboración de Microsoft Planner
  • El poder de Microsoft Project para la web
  • La inteligencia de Microsoft Copilot en una experiencia sencilla y familiar.

Por lo tanto, la nueva versión de Microsoft Planner ofrece:

La gestión tanto tareas muy sencillas como proyectos de mayor complejidad, todo desde una plataforma unificada centralizando toda la agestión del trabajo.

Mucha más flexibilidad, ya que puede ajustar la nueva versión a las preferencias del equipo de trabajo y del método de trabajo. Desde la gestión de tareas hasta la elección de plantillas personalizables y vistas, que abarcan tableros, cronogramas, listas, etc. para personalizar su plan. Además, incorpora funciones como la planificación ágil de sprints, la carga de trabajo del equipo y la alineación de objetivos.

Escalabilidad para adaptarse a cualquier tipo de proyecto. Esta nueva versión esta basada en Microsoft Power Platform, por lo que también permitirá generar informes personalizados a través de Power BI y flujos de trabajo configurables a través de Power Autoamate. También, podrá ver en Planner los correos de Outlook asi como las reuniones de Teams, todo ello gracias a la integración con la suite de Microsoft 365.

Inteligencia artificial que ayudará a la hora de automatizar la gestión del trabajo de la empresa, dando soporte. ¿Cómo? Con indicaciones y sugerencias en lenguaje natural, ayudando a generar nuevos planes, establecer objetivos, realizar seguimiento del estado y reaccionando a los cambios a medida que va avanzado el proyecto.

Ejemplos de uso en el día a día

  • Planificación de proyectos de marketing:

Imagina que eres parte de un equipo de marketing encargado de lanzar una nueva campaña. Con Microsoft Planner, puedes crear un tablero dedicado al proyecto. Cada tarea, desde la investigación de mercado hasta la creación de contenido y la planificación de eventos, se puede asignar a un miembro del equipo. La vista de calendario te permitirá visualizar fechas límite, y los comentarios facilitarán la comunicación, entre los miembros del equipo, instantánea sobre cambios o actualizaciones.

  • Gestión de eventos empresariales:

Para un equipo encargado de organizar eventos empresariales, Planner es esencial. Puedes tener listas de tareas para la reserva de lugares, coordinación de proveedores, diseño de materiales promocionales y seguimiento de RSVP. La asignación de tareas garantiza que cada detalle sea manejado por el miembro del equipo adecuado, y la vista de progreso te permite evaluar rápidamente el estado general de la planificación.

  • Desarrollo de proyectos de software:

En un entorno de desarrollo de software, las tareas son numerosas y a menudo interdependientes. Con Planner, puedes crear un tablero para el ciclo de vida del proyecto. Asigna tareas como desarrollo de funciones, pruebas y revisión de códigos a diferentes miembros del equipo. La capacidad de adjuntar archivos en las tareas facilita el intercambio de recursos importantes, y los gráficos visuales te permiten hacer seguimiento del progreso del proyecto.

  • Procesos de recursos humanos:

En el departamento de Recursos Humanos, Planner puede simplificar la gestión de procesos como la contratación de personal. Cada fase, desde la revisión de currículos hasta las entrevistas y la incorporación, puede ser una tarea en el tablero. Los comentarios facilitan la comunicación entre los miembros del equipo de recursos humanos, y la vista de calendario garantiza que no se pierdan plazos importantes.

Fuente: The new Microsoft Planner: A unified experience bringing together to-dos, tasks, plans and projects – Microsoft Community Hub

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