En muchas empresas, los departamentos trabajan de manera aislada, lo que puede causar problemas de comunicación y eficiencia. Sin embargo, es imprescindible que todos los departamentos de una misma organización trabajen de forma alineada, que la información esté estructurada de tal manera que sea práctica y efectiva en beneficio de la buena marcha de la entidad. Además, que los responsables de la toma de decisiones puedan acceder a toda la información generada en la actividad diaria para poder adoptar las medidas más adecuadas.
Actualmente, contamos con herramientas que nos facilitan tener toda la información centralizada y que hacen que con un solo click puedas tener una visión global del funcionamiento de la empresa para determinar dónde, cómo y cuándo actuar.
Ventajas de tener todos los departamentos conectados
Al conectar las diferentes áreas de la empresa, se pueden lograr muchos beneficios, por ejemplo:
- Mejor comprensión del funcionamiento de la empresa y mejora en la toma de decisiones.
- Evaluaciones objetivas de la eficacia de cada proceso.
- Optimización de los recursos disponibles.
- Visión global del negocio y poder disponer de los datos siempre actualizados.
- Mejora de la colaboración y traspaso de información entre los departamentos.
- Diseño de estrategias eficaces para alcanzar los objetivos.
- Reducción de costes operativos y de gestión.
¿Qué te propone Active para conseguirlo?
Para conseguir esa integración entre los diferentes departamentos cómo finanzas, ventas, operaciones, recursos humanos, etc. de la empresa, una recomendación es utilizar una solución de gestión empresarial (ERP), ya que se trata de una forma efectiva de obtener una visión total del negocio.
Ahora bien, ¿qué es un ERP y cuáles son sus ventajas?
Es un sistema que permite a los departamentos la integración de la información en una sola base de datos, lo que permite tenerlos actualizados y en tiempo real, accesibles para cualquier persona de la organización, y sin la necesidad de introducir datos repetitivos (o duplicados) en diferentes sistemas.
La colaboración de las diferentes áreas permite a los empleados compartir la información y trabajar conjuntamente, mejorar la comunicación y el traspaso de la información, así como reduce la duplicación del trabajo.
¿Cuál es el mejor ERP? Existen muchos y cada uno tiene sus propias características y beneficios, por lo que es importante antes de seleccionar tener en cuenta factores como el tamaño y la complejidad de la empresa, las funciones que se necesitan cubrir, así como las necesidades del sector al que pertenece la empresa.
A continuación, te dejamos nuestra recomendación y te explicamos las ventajas de contar con el ERP de Microsoft, Business Central.
Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV/Navision): El sistema de gestión de Microsoft con el que podrán trabajar todos los departamentos de la empresa
Se trata de una solución de gestión empresarial integral, escalable y flexible con la que podrás tener todos los equipos y departamentos de tu empresa conectados e integrados, adaptándose a las necesidades de cada compañía.
Además, podrás usarlo desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, lo que te permite una visualización de los datos en tiempo real y una toma de decisiones más rápida y efectiva.
Una de las propiedades más reseñable es su escalabilidad, lo que permite que cada trabajador de la empresa pueda llevar a cabo sus tareas diarias de manera ágil e integrada.
Para ello, Business Central cuenta con una amplia variedad de módulos, a través de los cuales se puede configurar la herramienta y adaptarla según las necesidades del negocio.
Módulos de Business Central
Los módulos contemplados en Business Central que permiten que todas las áreas de la compañía estén conectadas e integradas entres sí son:
- Gestión Financiera: este módulo te permite realizar previsiones precisas, conciliaciones bancarias de forma automática, agilidad en los cierres financieros, conectar datos para tener una visión integral del negocio, agilidad a la hora de la creación de informes y representaciones gráficas en tiempo real, así como su personalización.
- Ventas y Marketing: a través de este módulo podrás configurar y consultar una base de datos completa de clientes, así como de clientes potenciales y todas las interacciones realizadas con ellos; realizar segmentaciones con filtros personalizables donde podrás organizar esos clientes potenciales según sus ingresos; creación de tareas, oportunidades y ofertas enfocado al equipo comercial y consultas de todas las actuaciones realizadas desde Outlook.
- Cadena de Suministro: este módulo está enfocado a la gestión de las compras y ventas, como el cálculo de plazos de entrega, optimización de niveles de inventario y rentabilidad, predicción de tiempos de reaprovisionamiento, verificación de precios, demanda y órdenes de compra y una gestión integral de contabilidad de proveedores, lo que se traduce en una mejor planificación y ejecución.
- Gestión de Proyectos: módulo que te permitirá crear, gestionar y analizar el rendimiento, costes, ingresos y recursos implicados en los proyectos. Está totalmente integrado con los módulos de cadena de suministro, facturación y contabilidad con la finalidad tener una visión completa de la compañía. Además, podrás tener los proyectos siempre al día, con una mayor coordinación de los implicados. Se trata de tener una visión completa en tiempo real de cada uno de los proyectos, para un mayor control y una mejor toma de decisiones durante el proyecto.
- RRHH: a través de este módulo podrás gestionar todo lo relacionado con los datos derivados de la seguridad social, las fechas de altas y bajas, y realizar registros tanto de ausencias como de cualificaciones de los trabajadores.
- Almacén: este módulo se utiliza para poder realizar una gestión avanzada del almacén. Puedes controlar los ciclos, la recepción y salidas en almacén, las entradas de almacén y los pedidos comprometidos.
- Fabricación: desde este módulo podrás tener un control de todo el proceso productivo.
Es importante destacar también que Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece opciones de implementación en la nube (cloud), locales (On-Premises) e híbridas.
¿Pueden las empresas de menor tamaño optar por el sistema de gestión de Microsoft?
Es común que las empresas de menor tamaño piensen que los sistemas de gestión empresarial son solamente para las empresas grandes.
Pero gracias a la nueva versión de Business Central en la nube, esta solución también se encuentra a su alcance, ya que no se requiere una gran inversión para su implantación y es asequible para las empresas que no tienen grandes presupuestos.
Por otro lado, se trata de una solución escalable y personalizable, por lo que se puede optar por las funciones que necesitan y ajustar su uso a medida que la empresa va creciendo sin necesidad de cambiar de sistema.
A continuación, te dejamos un vídeo donde puedes descubrir las ventajas de este sistema de gestión para pymes 👉Pulse aquí para conocer Business Central para pymes.
Elige a un Partner tecnológico de confianza
Elegir a un partner tecnológico de confianza puede ser una tarea complicada y es importante contar con una empresa que tenga experiencia, además de que cuente con una metodología de trabajo de puesta en marcha del proyectos para garantizar el éxito.
Por otro lado, es importante la calidad del servicio al cliente, es decir, que cuente con un equipo de soporte competente y disponible para solucionar cualquier duda o incidencia.
También es importante, que sea flexible para poder adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y pueda ofrecer posteriores desarrollos, ajustes o personalizaciones necesarias.
Por último, es clave que cuente con las políticas y prácticas de seguridad necesarias para la protección de datos y sistemas contra ciberataques u otras amenazas.
En Active contamos con más de 20 años de experiencia en la implantación de proyectos de Business Central, anteriormente conocido como Dynamics NAV/Navision, además de contar con el máximo reconomciento que otorga Microsoft (Gold Enterprise Rosourse Planning) como partner en la implantación de su ERP.
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