SharePoint y OneDrive, diferencias y usos de las aplicaciones

SharePoint y OneDrive, plataformas integradas en la suite de Microsoft 365 con grandes funcionalidades aún por descubrir por la mayoría de los usuarios.

 

A pesar de que ambas plataformas son ya conocidas por formar parte de la suite de Microsoft 365, existen muchas dudas acerca de sus funcionalidades y diferencias, e incluso cierto desconocimiento del potencial de ambas herramientas. De ahí que desde Active realizáramos un webinar para ofrecer a los usuarios y no usuarios de ambas plataformas la posibilidad de conocer en profundidad sus funcionalidades y sus diferentes utilidades.

Por lo que comenzaremos explicando a modo resumido qué son y sus diferentes usos para llegar a entender las diferencias entre ambas a pesar de tener funcionalidades muy similares.

¿Qué es OneDrive?

Esta aplicación de microsoft 365 (office 365) funciona como repositorio en la nube accesible mediante una conexión a internet. Permite almacenar todos los archivos en un solo lugar y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

OneDrive permite subir ficheros de todo tipo, compartirlos, sincronizarlos y/ o generar un flujo con Power Automate.

A la hora de compartir archivos, OneDrive permite compartirlos tanto con gente interna de la empresa como externa.  Además, la herramienta contiene un historial de versiones para consultar todas las modificaciones que hemos realizado en el documento desde que se creo. Ofrece la posibilidad de tener los ficheros que tengamos en la nube sincronizados al ordenador, por lo que se tendrá el mismo repositorio de ficheros y la opción de revisar los documentos de manera tradicional en el ordenador.

¿Qué es SharPoint?

SharePoint es un gestor documental empresarial con más de 15 años en el mercado y con múltiples usos y diferentes funcionalidades. Además de ser una plataforma colaborativa, funciona como intranet y repositorio de datos. La aplicación está relacionada directa o indirectamente con otras aplicaciones de 365, como Onedrive o Microsoft Teams, ya que estas están soportadas sobre SharePoint.

SharePoint al igual que Onedrive permite almacenar, organizar, sincronizar y compartir archivos. Acceder a ellos desde cualquier dispositivo y tener acceso al repositorio de versiones de los documentos.

Ahora bien, si ambas plataformas funcionan como almacenaje de archivos, gestor documental y herramienta colaborativa ¿cuáles son sus diferencias?

La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube (archivos, ficheros), es decir, tener nuestro ordenador pero en la nube. Ofreciendo la ventaja de no perder la información que tuviéramos en nuestro pc ante cualquier incidencia, como por ejemplo cambio de ordenador, rotura, etc… Tendremos nuestros documentos siempre accesibles con solo conectarse a la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir, etc.. y puedan llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

Ambas plataformas componen parte de la suite de Microsoft 365 con gran potencial, y con grandes funcionalidades por descubrir por la mayoría de los usuarios. Razón por la que desde Active realizaremos cursos dirigidos a optimizar el uso de ambas aplicaciones, conocer al detalle sus funcionalidades y como sacarles el máximo provecho.

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