En la actualidad todas las empresas, sin importar su tamaño, se enfrentan a una mayor competencia y una constante evolución de las demandas del mercado. La gestión empresarial eficiente es la clave para mantenerse competitivo y lograr un crecimiento sostenible.
Contar con un sistema de gestión empresarial (ERP) es una herramienta esencial para lograr este objetivo.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un software integral diseñado para gestionar y optimizar una amplia variedad de procesos, incluyendo finanzas, recursos humanos, compras, inventario y gestión comercial entre otros.
¿Qué sucede si no cuentas con el sistema adecuado para tu empresa?
Esto puede provocar diversos problemas, como, por ejemplo:
- Ineficiencia en los procesos: La falta de automatización y centralización de datos puede ralentizar la operativa diaria de la empresa.
- Uso de diferentes sistemas: Cuando una empresa no cuenta con un ERP, es común que los diferentes departamentos utilicen sistemas o software independientes para gestionar sus operaciones. Esto puede generar incompatibilidades, dificultades en la integración de datos y una falta de flujo de información entre las diferentes áreas de la empresa.
- Errores y pérdida de datos: La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores humanos y pérdida de información importante.
- Duplicidad de datos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la duplicación de datos en múltiples ubicaciones. Esto no solo es ineficiente, sino que también aumenta el riesgo de errores y conflictos de información.
- Uso excesivo de Excel: Muchas empresas recurren al uso excesivo de hojas de cálculo de Excel para gestionar datos. Esto puede ser ineficiente, propenso a errores y difícil de mantener, especialmente a medida que la empresa crece.
- Falta de visibilidad: La falta de visibilidad en los procesos y operaciones dificulta la toma de decisiones informadas.
- Escalabilidad limitada: Sin un ERP, las empresas pueden encontrar dificultades para escalar sus operaciones a medida que crecen.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un software empresarial adecuado?
- Centralización de datos: Un ERP centraliza todos los datos y procesos en una sola plataforma, lo que facilita el acceso a la información crucial en tiempo real. Esto mejora la toma de decisiones y evita la duplicación de datos.
- Automatización de procesos: Actualmente los ERP permiten automatizan tareas repetitivas y manuales como, por ejemplo, cuando los niveles de inventario alcancen un umbral mínimo, se generen automáticamente órdenes de compra para reabastecer los productos, lo que reduce tiempo en tareas manuales y aumenta la eficiencia operativa.
- Mejora de la visibilidad: Los líderes empresariales pueden obtener una visión completa y en tiempo real de todas las operaciones, lo que les permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
- Gestión de inventarios: Un buen ERP permite una gestión más precisa de los niveles de inventario, lo que evita la escasez de productos y reduce los costos de almacenamiento innecesarios.
- Mayor seguridad de datos: Los ERP suelen contar con medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos críticos de la empresa. Actualmente la mayoría de ERPs que hay en el mercado son soluciones instaladas en la nube, lo que implica que los datos se almacenan en centros de datos seguros y altamente protegidos. Por ejemplo, en el caso de Microsoft, éste invierte fuertemente en la seguridad de la nube, lo que incluye medidas de protección física y cibernética de última generación.
Además, normalmente incluyen protocolos de autenticación sólidos, acceso basado en roles para que cada usuario solo pueda acceder a la información necesaria y los más sofisticados cuentan con registro y auditoría de actividades, esencial para identificar y responder a actividades sospechosas o inapropiadas de los usuarios. - Integración con otras aplicaciones: Los ERP se integran con otras aplicaciones empresariales, como sistemas de CRM, software de gestión de proyectos y más, lo que mejora la colaboración y la productividad.
- Escalabilidad: Los sistemas de ERP son escalables y pueden adaptarse al crecimiento de la empresa sin necesidad de cambiar de sistema constantemente.
¿Qué hay que tener en cuenta para escoger un buen software de gestión empresarial?
Algunos aspectos importantes que debes considerar a la hora de escoger el ERP adecuado para tu empresa son:
- Escalabilidad: Es importante evaluar si el software puede crecer con tu empresa. Debe ser escalable para adaptarse al aumento de la demanda y al crecimiento del negocio sin requerir una reimplantación costosa.
- Facilidad de uso: Un software de gestión empresarial debe ser fácil de usar para que los trabajadores puedan adoptarlo rápidamente. La interfaz debe ser intuitiva y amigable.
- Compatibilidad y integración: Verifique si el software se integra sin problemas con otras aplicaciones empresariales que ya utilizáis, como, por ejemplo, Microsoft 365 (office) o sistemas de CRM.
- Personalización/Adaptación: Evalúe si el software permite realizar ajustes o adaptaciones para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. La capacidad de adaptar el sistema a los procesos y flujos de trabajo de la empresa es esencial.
- Soporte técnico: Investigue la calidad y disponibilidad del soporte técnico proporcionado por el proveedor. Un buen soporte es fundamental para abordar problemas y garantizar un funcionamiento continuo del sistema.
- Seguridad: Asegúrese de que el software cumple con los estándares de seguridad de datos y ofrezca medidas de protección adecuadas para garantizar la seguridad de la información clave de su empresa.
Además de ofrecer copias de seguridad automatizadas y la capacidad de restaurar datos en caso de pérdida o corrupción. Esto garantiza la disponibilidad de la información crítica. - Experiencia del proveedor: Investigue la reputación y experiencia del proveedor de software. Los proveedores con una trayectoria sólida suelen ser una opción más confiable.
- Demostraciones: Antes de tomar una decisión, recomendamos ver una demostración con ejemplos de procedimiento habitual para evaluar su funcionalidad y cómo se adapta a sus necesidades.
- Plan de implementación: Tenga en cuenta el proceso de implementación. Asegúrese de que el proveedor tenga un plan claro, con estimación de tiempos y puesta en marcha y un equipo de implementación experimentado.
- Actualizaciones y evolución del software: Actualmente ya no se requieren de grandes inversiones para mantener el sistema actualizado, recomendamos conocer cómo se realizarán las actualizaciones y si el proveedor está comprometido con el desarrollo continuo y la mejora del producto. Recomendamos optar por soluciones mundialmente probadas y evitar soluciones desarrolladas localmente.
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